Kurz gesagt

Das Ausfüllen der Ausschreibungsformulare und die Arbeit am Note of Information (NvI) nehmen mehr Zeit in Anspruch, als die meisten Teams zugeben. Jedes Formular ist etwas anders, Sie geben immer die gleichen Firmendaten ein (Handelskammernummer, Umsatz, Zertifikate, Referenzen) und einige Kunden benötigen ein eigenes Excel-Format mit Absatz, Diagramm und Seitenzahl pro Zeile. KI hilft in vier Bereichen: Sie verwendet Ihre Standarddaten und vorherigen Antworten wieder, sie bringt Ihre Antworten in das gewünschte Format (Word oder Excel), sie identifiziert Widersprüche zwischen den Dokumenten und sie erstellt fundierte NvI-Fragen mit Quellenangabe. Der Vorteil liegt im Wegfall sich wiederholender Abtipparbeiten und der schnelleren Erkennung von Risiken in der Anfrage. KI ersetzt nicht Ihr Urteilsvermögen: Sie prüfen weiterhin, was Sie einreichen.

Dieser Artikel zeigt, wo die Zeit verloren geht, wie KI das Problem löst, wie TenderRender dies tut und was es ehrlich gesagt noch nicht für Sie tut.

Letztes Jahr haben wir mit mehr als 300 Angebotsmanagern und Beschaffungsexperten gesprochen. Die Zitate in diesem Artikel stammen aus diesen Gesprächen und wurden anonym präsentiert. Es ist das, was wir auf dem Markt hören, auch über uns selbst.

Wo die Zeit den Formen und dem NvI entweicht

Fragen Sie jeden erfahrenen Autor, wo die Zeit vergeht, und die Antwort lautet selten „das eigentliche Schreiben“. Die meisten Stunden werden mit der langweiligen Randarbeit verbracht: Formulare, Formate und die Fragerunde. Drei Muster tauchen immer wieder auf.

Jedes Formular ist etwas anders, die Daten sind die gleichen. Sie wissen bereits, was enthalten sein muss, aber jeder Kunde fragt auf seine eigene Weise danach. Ein Bid Manager bei einem Übersetzungsbüro:

„Ausfüllen der Formulare, denn bei jeder Ausschreibung gibt es eine bestimmte Art und Weise, wie das Formular ausgefüllt werden muss. Da der Kunde es aber immer etwas anders oder in einer anderen Sprache verlangt. Dann möchte er es in Excel haben. Dann möchten die anderen, dass es aufgeschrieben wird.“

Das Ergebnis ist wiederholtes Abtippen: derselbe Firmenname, die gleichen Umsatzzahlen, die gleichen Häkchen, immer und immer wieder. Ein Technologieunternehmer hat es berechnet: Fünf oder sechs Seiten pro Registrierung, immer die gleichen Firmendaten, die elektronische Unterschrift des Geschäftsführers, die Umrechnungen und dann überall die gleichen Kästchen ankreuzen. Mindestens fünfzehn bis zwanzig Minuten pro Formular. Bei fünf bis sechs Ausschreibungen pro Woche summiert sich das schon mal. Tatsächlich geben Sie die Details Ihres eigenen Unternehmens steif ein, wie derselbe Unternehmer sagte. Jedes Mal.

Das gleiche „jedes Mal“ gilt für die inhaltlichen Antworten. Ein Account Manager in der Zeitarbeitsbranche bringt diesen Frust auf den Punkt:

„Ich habe Ihnen das in den letzten zehn Ausschreibungen bereits dreißig Mal erklärt, und es hat sich nichts geändert, wir machen immer noch das Gleiche. Wie gehen Sie mit dem SROI um? Es ist immer noch dasselbe wie beim letzten Mal. Und ich fand dieses Spiel schade, weil es bedeutet, dass wir viel repetitive Arbeit machen.“

Spezielle Excel-Formate nehmen zusätzliche Zeit in Anspruch. Einige Kunden, darunter viele Regierungen, stellen ein obligatorisches Excel-Preisblatt oder ein Format zur Verfügung, in dem Sie Ihre Antworten mit einem Verweis auf Absatz, Handlung und Seitenzahl pro Zeile eingeben müssen. Ein Ausschreibungsberater in der Übersetzungsbranche:

„Diese müssen immer in einem speziellen Excel ausgefüllt werden. Dazu gehört auch die Erwähnung von Absätzen, Plot und dergleichen. Es kostet immer viel Zeit, das genau zu ergänzen.“Das Ausschneiden und Einfügen zwischen Ihren Dokumenten und dem Format des Kunden ist genau das, woran die Stunden liegen. Laut einem Bietermanager aus der Sicherheitsbranche steht nicht die Kalkulation im Vordergrund, sondern das Umpacken:

„Die meiste Zeit wird tatsächlich damit verbracht, unsere Standardkalkulationsvorlage in das Preisblatt des Kunden umzuwandeln.“

Manchmal müssen Sie auch zwei Quellen manuell verbinden: eine Excel-Vorlage und ein PDF mit den angeforderten Antworten.

Das Informationsmemorandum braucht Zeit und Präzision. Nach der Veröffentlichung bleibt Ihnen oft wenig Zeit, die Dokumente gründlich durchzulesen und scharfe Fragen zu formulieren. Ein Ausschreibungsberater in der Übersetzungsbranche zu dieser Fragerunde:

„Es geht darum, sich durch diese Unmengen an Papier zu wühlen und dann in besonnener Weise kritische Fragen dazu zu stellen. Das nimmt also viel Zeit in Anspruch.“

Und es ist nah. Eine gute NvI-Frage bezieht sich genau auf die Stelle in den Unterlagen und ist so formuliert, dass der Auftraggeber antworten muss. Derselbe Berater: „Was immer viel Zeit in Anspruch nimmt, ist das Stellen von Fragen für ein Informationsmemorandum. Und das ist auch so etwas, das ist auch sehr präzise.“

Alles in allem ist das eine Arbeit, die einen nicht auszeichnet, sondern Stunden in Anspruch nimmt und bei der sich Fehler einschleichen, sobald man müde wird. Genau hier hilft KI.

Wie KI dies schneller macht (vier Dinge)

Es gibt keinen magischen Knopf. KI beschleunigt die Abschluss- und NvI-Arbeit, indem sie vier konkrete Aktionen übernimmt. Sie bleiben Chefredakteur.

1. Standarddaten und frühere Antworten wiederverwenden

Der Kern ist einfach: Sie erfassen einmal Ihre festen Daten und Ihre besten bisherigen Antworten, und die KI füllt die wiederkehrenden Felder und Fragen aus. Firmenname, IHK-Nummer, Umsatzzahlen, Zertifizierungen, Referenzen, Ihre Standard-Prozessbeschreibungen: Sie müssen nicht jedes Mal nachschlagen und alles neu eingeben. Und für inhaltliche Fragen, die sich pro Ausschreibung kaum ändern (wie gehen Sie mit SROI um, wie sieht Ihre Umsetzung aus), erstellt die KI aus Ihren bisherigen Antworten eine vervollständigte Grundlage, die Sie dann auf diese konkrete Anfrage fokussieren.

Viele Teams unterschätzen, wie viel davon wiederverwendbar ist. Sobald Sie Ihre Bibliothek richtig gefüllt haben, werden Sie bei jedem weiteren Formular davon profitieren. Mehr dazu in unserem Leitfaden zu einer funktionierenden Ausschreibungstextbibliothek.

2. Geben Sie Antworten im gewünschten Format ein

Ganz gleich, ob der Kunde Word, Excel oder ein bestimmtes Preisblatt benötigt: Die KI hilft Ihnen, Antworten in dieser Struktur zu erhalten, einschließlich der vom Kunden benötigten Spalten. Für die speziellen Excel-Formate mit Bezug auf Absatz, Plot und Seitenzahl bedeutet das: Sie suchen nicht mehr manuell nach der Quelle pro Zeile, sondern dieser Verweis erscheint automatisch. Und wenn der Kunde darum bittet, die Quelle gesondert anzugeben, dann gehört sie einfach dazu. Ein Ausschreibungsberater in der Übersetzungsbranche zu dieser Anforderung:

„Mit dieser Quellenangabe, explizit enthalten. Dies wird immer verlangt. Wenn Sie es in einem Standardformat erneut eingeben müssen, müssen Sie diese Informationen auch separat angeben.“

3. Identifizieren Sie Widersprüche in den Dokumenten

Ausschreibungsunterlagen widersprechen sich regelmäßig. Die Leitlinien sagen das eine aus, das Anforderungsprogramm das andere, und das erste Informationsmemorandum dreht es manchmal um. Wenn Sie dies zu spät entdecken, gehen Sie beim Einreichen ein Risiko ein. Ein Ausschreibungsberater aus der Baubranche beschreibt einen solchen Widerspruch:> „Am Anfang wird das Dokument erwähnt, ich habe gesehen, dass in einer Ausschreibung von einer Garantiezeit die Rede ist. Und später im Dokument heißt es, die Garantiezeit muss mindestens ein Jahr betragen. Und später heißt es noch einmal, das gelte nicht.“

Manchmal liegt es am Kunden selbst. Ein Ausschreibungsberater in der Übersetzungsbranche, mit einem Augenzwinkern:

„Manchmal hat der öffentliche Auftraggeber keine Ahnung, was genau er verlangt. Der Praktikant hat sich auch hingesetzt und ausgeschnitten und eingefügt. Und das führt manchmal zu Widersprüchen.“

KI geht alle Dokumente durch und listet die Widersprüche und Unklarheiten sowie deren Position im Dokument auf. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht auch Risiken sichtbar, die Sie sonst erst nach der Auftragsvergabe sehen würden.

4. Helfen Sie bei der Vorbereitung von NvI-Fragen und geben Sie Quellen an

Die sofort erkannten Widersprüche und Unklarheiten bilden die Grundlage für Ihre Fragestunde. Die KI erstellt Entwurfsfragen für den Auftraggeber, geordnet nach Kategorien: Unklarheiten, Widersprüche, taktische Fragen und technische Fragen. Bei jeder Frage wird angezeigt, woher sie kommt, sodass Sie überprüfen können, ob sie richtig ist, und sie verschärfen oder mildern. Auf diese Weise müssen Sie nicht von Grund auf darüber nachdenken, was Sie fragen werden, insbesondere wenn die Zeit nach der Veröffentlichung kurz ist.

Es ersetzt nicht Ihr Fachwissen. Eine gute taktische Frage kann Raum schaffen (kann eine gleichwertige Alternative sein, kann eine Anforderung etwas weiter gefasst sein), aber ob Sie diesen Raum finden möchten, bleibt Ihre Entscheidung. Die KI stellt den ersten Satz bereit; Sie entscheiden, was Sie einreichen.

Schritt für Schritt: Von den Dokumenten zum ausgefüllten Formular und NvI

So sieht die Arbeitsweise in der Praxis aus:

1. Füllen Sie Ihre Bibliothek einmalig. Feste Firmendaten, Zertifikate, Referenzen, Standard-Prozessbeschreibungen und Ihre besten bisherigen Registrierungen.
2. Laden Sie die Dokumente und formatieren Sie sie. Richtlinien, Anforderungskatalog, Anhänge sowie das auszufüllende Word- oder Excel-Format.
3. Füllen Sie die Standardfelder und wiederkehrenden Fragen aus Ihrer Bibliothek im gewünschten Format aus.
4. Gehen Sie die identifizierten Widersprüche und Unklarheiten, einschließlich der Quelle, durch und bestimmen Sie, worüber Sie Fragen stellen.
5. Erstellen Sie Ihre NvI-Fragen aus den Vorschlägen: Wählen Sie Ihre eigenen taktischen Fragen aus, verfeinern Sie sie, fügen Sie sie hinzu und senden Sie sie ab.
6. Überprüfen Sie vor der Einreichung mit menschlicher Hand: Ist jeder Wert korrekt, jede Referenz nachvollziehbar, alle Anhänge rechtzeitig ausgefüllt.

Welche KI rettet Sie und was nicht

| Aufgabe | Von Hand | Mit KI | Was bleibt Ihre Arbeit |

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Der Vorteil liegt nicht darin, dass „die KI es macht und man zuschaut“, sondern darin, dass wiederholtes Abtippen entfällt und Risiken schneller sichtbar werden. Die Zeit, die Sie sparen, fließt dort ein, wo Sie den Unterschied ausmachen: präzise Antworten und ein guter Preis.

Wie TenderRender das macht

TenderRender ist eine KI-Plattform für das Angebotsmanagement, die die gesamte Kette abdeckt: Suche und Signalisierung, Analyse, Schreiben und Überprüfen. Für Formulare und das NvI funktioniert das so:

• Aus Ihrer Bibliothek vervollständigen. Ihre Standardinformationen und vorherigen Antworten werden wiederverwendet, um wiederkehrende Felder und Fragen auszufüllen. Bei jeder abgeschlossenen Antwort sehen Sie, woher die Informationen stammen, sodass Sie sie lesen können.
• Arbeiten in einer Excel-ähnlichen Struktur. Bei Formaten, in denen Sie Antworten pro Zeile eingeben müssen, arbeiten Sie in einer Tabelle, in der jede Spalte eine Anweisung ist, die auf die vorherige verweisen kann. Sie können das Ergebnis auch nach Excel exportieren und die gewünschten Spalten wie Absatz und Seitenzahl einbinden.
• Widersprüche identifizieren. Die KI geht alle Ausschreibungsunterlagen durch und listet Unklarheiten und Widersprüche mit Begründung und Quelle auf. Sie sehen beispielsweise, dass eine Anforderung an zwei Stellen anders formuliert ist oder dass die NvI von sechs auf fünfzehn Seiten angewachsen ist und was sich geändert hat.
• NvI-Fragen vorschlagen. Basierend auf dieser Analyse generiert TenderRender Konzeptfragen in vier Kategorien (Mehrdeutigkeiten, Widersprüche, taktisch, technisch), jeweils mit der Begründung und Quellenangabe daneben. Sie wählen aus, welche Sie festlegen und verfeinern sie.

Die Sicherheit stimmt: TenderRender ist ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und trainiert nicht auf Ihren Daten. Ihre Firmendaten, Dokumente und Gewinnertexte bleiben Ihr Eigentum. Dies ist häufig eine strenge Anforderung für staatliche Ausschreibungen.### Mal ehrlich: Was es noch nicht macht

Wir verwischen die Grenzen nicht. TenderRender ist eine junge Plattform und einige Funktionen befinden sich noch in der Entwicklung. Die Vervollständigung funktioniert am besten mit einer gut gefüllten Bibliothek: Ohne eine solide Basis gibt es weniger zur Wiederverwendung. Bei den speziellen Excel-Formaten liefern Sie die Struktur selbst und exportieren das Ergebnis nach Excel. Es handelt sich nicht um eine vollautomatische Eins-zu-eins-Übersetzung aller erdenklichen Preislisten. Und die festgestellten Widersprüche und NvI-Fragen bleiben Anregungen: Sie können auf etwas hinweisen, das bei näherer Betrachtung kein Risiko darstellt, also lesen Sie sie selbst.

Gleichzeitig wird jede Woche ein Update veröffentlicht und wir versenden einen Newsletter mit Neuigkeiten oder Verbesserungen. Die Richtung ist klar und das Werkzeug erledigt immer mehr Arbeit. Worauf wir hinarbeiten: Sie geben das Angebot ab und erhalten ein vollständiges, begründetes Paket inklusive Formularen und Preislisten, während Sie die Kontrolle behalten. Das ist der Punkt am Horizont, kein Versprechen dessen, was heute bereits vollständig möglich ist.

Häufig gestellte Fragen

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Kann KI meine Ausschreibungsformulare automatisch ausfüllen? Für die wiederkehrenden Felder und Standardfragen: Unternehmensdaten, Zertifikate, Referenzen und Antworten, die sich pro Ausschreibung kaum ändern, werden aus Ihrer Bibliothek wiederverwendet. Anschließend prüfen Sie, ob alles aktuell und korrekt ist. Für sehr spezifische oder formale Bereiche liegt es an Ihnen. Der Vorteil liegt darin, dass die wiederholte Abtipparbeit entfällt und nicht im blinden Einreichen.

Funktioniert es auch mit den speziellen Excel-Formaten beispielsweise der Zentralregierung? Bei Formaten, bei denen Sie Antworten pro Zeile mit Bezug auf Absatz, Handlung oder Seitenzahl eingeben müssen, arbeiten Sie in einer Tabellenstruktur, die Sie inklusive dieser Verweise nach Excel exportieren können. Es erspart Ihnen das manuelle Nachschlagen und erneute Eintippen pro Zeile. Es handelt sich nicht um eine vollautomatische Übersetzung jedes einzelnen Preisblatts: Sie geben die Struktur an, geben Inhalt und Quelle an und lesen, ob es korrekt ist.

Wie lange dauert es normalerweise, Formulare auszufüllen? Das ist je nach Ausschreibung unterschiedlich, in der Praxis hören wir aber oft fünfzehn bis zwanzig Minuten pro reine Abschlussarbeit: immer der gleiche Firmenname, die gleichen Umsatzzahlen und die gleichen Häkchen. Bei fünf bis sechs Ausschreibungen pro Woche kommt es schnell zu Stunden, die man nicht unterscheiden kann. Genau dieser sich wiederholende Teil kann beschleunigt werden.

Wie erkennt KI Widersprüche in den Ausschreibungsunterlagen? Die KI liest alle Dokumente (Richtlinien, Anforderungsprogramm, NvI) und stellt sie nebeneinander. Sollte eine Anforderung an zwei Stellen unterschiedlich sein oder eine Passage widersprüchlich sein, wird er dies mit der Quelle aufführen. Ein praktisches Beispiel: Eine Garantiefrist, die an einer Stelle verpflichtend ist und an einer anderen Stelle für nicht anwendbar erklärt wird. Sie sehen die Begründung und entscheiden selbst, ob Sie eine NvI-Frage dazu stellen.

Hilft KI auch bei der Erstellung von NvI-Fragen? Ja. Basierend auf den identifizierten Unklarheiten und Widersprüchen erstellt die KI Konzeptfragen, geordnet nach Unklarheiten, Widersprüchen, taktischen und technischen Fragen, mit Quellenangaben. Dies hilft insbesondere dann, wenn die Zeit nach der Veröffentlichung kurz ist. Sie wählen aus, welche Fragen Sie stellen möchten, verfeinern sie und legen selbst die Taktik fest.Sind meine Daten sicher, wenn ich vertrauliche Dokumente und Unternehmensinformationen hochlade? Bei einem separaten Chatbot ist dies ein berechtigtes Risiko. Wählen Sie Software, die nach ISO 27001 zertifiziert ist, im Einklang mit der DSGVO arbeitet, nicht auf Ihren Daten trainiert und über Verarbeitungsvereinbarungen mit den zugrunde liegenden KI-Anbietern verfügt. TenderRender erfüllt diese Anforderung. Dies ist häufig eine Anforderung für staatliche Ausschreibungen.

Ersetzt dies meinen Bid Manager? Nein. KI macht die langweilige Nebenarbeit (Eintippen, Wiederverwendung, die ersten NvI-Fragen und das Erkennen von Widersprüchen) überflüssig, sodass Ihre Mitarbeiter Zeit für präzise Antworten, Taktiken und einen guten Preis haben. Die Verantwortung für das, was Sie einreichen, liegt bei Ihnen.

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