Wie Edulance 60-70% Zeit bei Ausschreibungen mit TenderRender spart
Edulance verbindet Bildungsfachkräfte mit Schulen im Primar- und Sekundarunterricht. Das Unternehmen vermittelt mehr als 1.000 Stellen pro Jahr über ein Netzwerk von über 80 angeschlossenen Schulträgern und 800 Schulen. Gründer und kaufmännischer Direktor Hidde Kollenburg bearbeitet in diesem Jahr zwischen 8 und 12 europäische Ausschreibungen. Die Herausforderung: Frühere Einreichungen enthielten veraltete Informationen, sodass das Team bei jeder Ausschreibung von vorne beginnen musste, anstatt auf bestehender Arbeit aufzubauen.
Von zeitaufwendiger Suche zu strukturiertem Schreiben
Für Edulance waren Ausschreibungen zeitaufwendig. Gefragt nach der größten Herausforderung vor TenderRender, ist Hidde direkt: "Der Zeitaufwand, auf jeden Fall." Frühere Einreichungen enthielten oft veraltete Informationen, was die Wiederverwendung von Texten erschwerte. In der Praxis bedeutete das: Dokumente manuell durcharbeiten, Texte von Grund auf erstellen und bei jeder Ausschreibung von vorne beginnen.
Die Ausschreibungen folgen dem Rhythmus des Schuljahres. "Wir gehen immer ein bisschen mit dem Zeitplan der Bildungswelt mit", erklärt Hidde. "Man geht schon wieder Richtung Ende des Schuljahres. Also sind wir mit den Vorbereitungen für September beschäftigt." In diesen Spitzenzeiten zählt jede Stunde.
60-70% Zeitersparnis pro Ausschreibung
Mit TenderRender schätzt Hidde die Zeitersparnis auf 60 bis 70 Prozent pro Ausschreibung. Auf die Frage, wie viel Zeit es ihm spart, ist er kurz: "Viel." Und je besser die Bibliothek gefüllt wird, desto mehr erwartet er, dass die Einsparungen weiter steigen: "Ich denke, wenn wir richtig loslegen, wird es viel Zeit sparen."
Die Qualität der Einreichungen wird besser
Neben der Geschwindigkeit bemerkt Hidde, dass der Inhalt seiner Einreichungen sich verbessert hat: "Die wird besser. Definitiv."
Die Review-Funktionalität nennt er als den Bereich mit dem größten Einfluss. Hidde nutzt sie, um Texte zu bewerten und gezielt zu verbessern, bevor er sie einreicht: "Ich finde die Review wirklich gut." Darüber hinaus sieht er großen Wert darin, wie TenderRender automatisch Verweise auf die gestellten Anforderungen verarbeitet: "Mit Verweisen auf Anforderungen und die Bieterfragen und diese Informationen ständig verarbeiten, das ist einfach sehr stark."
Über die Ausgabe im Allgemeinen ist er positiv. TenderRender baut auf zuvor geschriebenen Stücken auf, und das funktioniert: "Wenn die vorherigen Stücke Hand und Fuß haben, dann greift er das auf." Das Ergebnis überzeugt ihn: "Ich bin zufrieden mit dem, was herauskommt, muss ich sagen."
Schreiben im eigenen Stil
Anfangs entsprach die Ausgabe nicht direkt dem Hausstil von Edulance. Hidde bemerkte, dass er viel anpassen musste: "Am Anfang fand ich nicht, dass es sich wie unser Stil anfühlte." Aber nach der Einstellung des System-Prompts — in dem Schreibpräferenzen und Tonalität festgelegt werden — änderte sich das. Jetzt passt die Ausgabe: "Mit dem System-Prompt ist das gut, ja."
Eine Plattform, die mitwächst
Hidde verbringt viele Stunden in TenderRender und teilt regelmäßig Feedback. Über das Tool insgesamt ist er positiv: "Überall finde ich es wirklich ein sehr gutes Tool." Was ihm dabei auffällt, ist die Geschwindigkeit, mit der sich die Plattform weiterentwickelt: "Wie schnell ihr die Dinge aufgreift, ist auch wirklich schön."
Aktuelle Updates umfassen unter anderem eine überarbeitete Chat-Funktionalität und die Möglichkeit, direkt aus dem Chat auf die Review zuzugreifen. Dass man bald Feedback zur Review geben kann, nennt Hidde als eine der Entwicklungen, auf die er sich freut.
Hidde hat TenderRender bereits aus eigener Initiative bei zwei bis drei anderen Organisationen empfohlen: "Ich habe es schon bei zwei oder drei anderen empfohlen."
