Wie SMB Willems TenderRender bei Ausschreibungen einsetzt
SMB Willems ist ein Reinigungsunternehmen aus Arnhem, gegründet 1971. Das Familienunternehmen beschäftigt über 800 Mitarbeiter und bedient Auftraggeber in Südost-Niederlande, von Gemeinden und Pflegeeinrichtungen bis hin zu Wohnungsbaugesellschaften und Dienstleistern. Kaufmännischer Leiter Niels Staverman ist verantwortlich für die Ausschreibungen. SMB Willems reicht jährlich durchschnittlich zehn ein und setzt dabei TenderRender ein.
Vom Sammeln zum Verfeinern
Mit zehn Ausschreibungen pro Jahr hat SMB Willems eine reiche Geschichte starker Einreichungen aufgebaut. Aber gerade diese Geschichte machte den Prozess zeitaufwendig. Gute Texte existierten bereits, aber sie waren über frühere Ausschreibungen verstreut. Jede neue Einreichung begann mit dem Zusammensuchen verwendbarer Passagen, bevor die eigentliche Arbeit beginnen konnte.
"Im Grunde war das größte Problem, dass wir jedes Mal von vorne anfangen mussten", sagt Staverman. "Das Sammeln guter Texte aus früheren Ausschreibungen kostete viel Zeit, und danach ging man natürlich an den Feinschliff."
TenderRender veränderte diesen Arbeitsablauf. Die Plattform erstellt auf Basis zuvor eingereichter Ausschreibungen einen Basistext, wodurch das manuelle Durchsuchen alter Dokumente weitgehend entfällt. Das Team beginnt jetzt mit einer ersten Version, die bereits aus zuvor verwendeten Passagen aufgebaut ist, und kann direkt zum Wesentlichen übergehen: den Inhalt für die spezifische Anfrage schärfen.
"Die Grundlage steht bereits, mit guten Texten aus früheren Ausschreibungen. Und man kann früher mit dem Feinschliff beginnen", so Staverman. "Man hat tatsächlich mehr Zeit, etwas Gutes daraus zu machen."
50% Zeitersparnis beim Schreiben
Diese Verschiebung vom Sammeln zum Verfeinern hat direkten Einfluss auf die Durchlaufzeit. Staverman schätzt, dass das Schreiben jetzt etwa die Hälfte der Zeit im Vergleich zum alten Prozess kostet. Die Einsparung liegt vollständig in der Vorbereitungsphase. Der Feinschliff selbst kostet genauso viel Zeit wie zuvor, aber das Team kommt einfach früher dazu.
Gefragt nach der Funktion mit dem größten Einfluss, ist Staverman deutlich: "Einfach das Schreiben eigentlich. Die Grundlage legen. Und von dort aus machen wir den Feinschliff."
Da SMB Willems eine umfangreiche Geschichte früherer Einreichungen hat, passt die Ausgabe auch zu ihrem eigenen Schreibstil. "Das übernimmt er gut", sagt Staverman. "Wir haben natürlich ziemlich viel Geschichte. Und ja, das berücksichtigt er." Das Team muss die Texte nicht wesentlich in Ton oder Wortwahl anpassen.
Qualitätsverbesserung durch die Review-Funktion
Neben dem Schreiben nutzt Staverman die Review-Funktion, die Einreichungen analysiert und Verbesserungsvorschläge macht. Die Grundqualität der Texte ist für SMB Willems bereits gut genug. Wo die Review-Funktion Mehrwert bietet, ist bei der Schärfung des Endergebnisses. Die Vorschläge treffen Punkte, die bei einer eigenen Überprüfung möglicherweise übersehen werden.
"Ich finde die Review-Funktion wirklich gut", sagt Staverman. "Sie macht die Geschichte stärker. Es kommen gute Fragen und gute Verbesserungsvorschläge heraus."
Gefragt, ob er TenderRender Kollegen empfehlen würde, muss Staverman nicht lange überlegen. "Ja, auf jeden Fall."
