Wie Novon mit TenderRender den Ausschreibungsprozess im Griff behält
Mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden und Standorten im gesamten Nordosten der Niederlande ist Novon eines der größeren Reinigungsunternehmen des Landes. Von der täglichen Büroreinigung bis zu Spezialreinigung und Glasreinigung arbeitet das Unternehmen für zahlreiche Auftraggeber in Bereichen wie Bildung, Gesundheitswesen und öffentlicher Sektor. Das bedeutet auch einen stetigen Strom europäischer Ausschreibungen für das Bid-Team von Novon.
Eline Schoorlemmer, Tender- und Marketingmanagerin bei Novon, kennt diese Herausforderung genau. Bei jeder neuen Ausschreibung muss sie schnell entscheiden: Machen wir mit oder nicht? Die Vergabeunterlagen sind umfangreich, Anforderungen sind über Anhänge verteilt und Referenzanforderungen sind spezifisch. "Wenn eine neue Ausschreibung hereinkommt, möchte man schnell einen Scan machen und die Highlights im Blick haben," sagt Eline. "Erfüllen wir die Referenzanforderungen? Was sind die Eignungsanforderungen? Diese erste Prüfung ist für uns entscheidend." Diese Geschwindigkeit fand sie in TenderRender.
Von Dokumentenstapeln zu direktem Überblick
Eline nutzt TenderRender täglich, und die Analysefunktion ist dabei ihr fester Startpunkt. Sobald eine neue Ausschreibung eingeht, führt das Team eine Analyse durch und sieht sofort, was gefragt wird, welche Anforderungen gelten und ob ein Angebot realistisch ist. "Wir haben daraus wirklich eine Art Auftaktbesprechung gemacht," erklärt Eline. "Daraus entsteht ein vollständiges Startdokument, inklusive Planung. Das hilft uns, viel schneller zu einer Go/No-go-Entscheidung zu kommen."
Während die Analysefunktion der Startpunkt ist, bildet die Bibliothek das Rückgrat von Elines Schreibprozess. Novon hat im Laufe der Jahre Hunderte Angebote eingereicht und verfügt über einen großen Schatz früherer Texte. "Wenn ich weiß, dass wir einmal einen sehr guten Abschnitt über eine DKS-Kontrolle geschrieben haben, kann ich über die Bibliothek suchen und direkt sehen, in welchen früheren Ausschreibungen wir darüber geschrieben haben," sagt Eline. "Und was auch angenehm ist: Man sieht sofort, wie diese Texte damals bewertet wurden."
Die Grundlage steht schneller, der Fokus geht auf den Unterschied
Für Eline liegt der größte Gewinn darin, dass TenderRender Basistexte sammelt und strukturiert. "Es hilft uns vor allem in dieser Vorphase," sagt sie. "Es spart Zeit, alle Vergabeunterlagen zu lesen und direkt die richtigen Informationen zu finden."
Dadurch kann das Team die freiwerdende Zeit in das investieren, worauf es bei Ausschreibungen wirklich ankommt: die Differenzierung. Die Geschichte, die zeigt, warum Novon die beste Wahl für einen Auftraggeber ist.
Eine Plattform, die mitwächst
Eline fällt auf, wie TenderRender sich auf Basis dessen weiterentwickelt, was Nutzer brauchen. "Schon beim Onboarding habt ihr unsere Wünsche aufgenommen," sagt sie. "Und es ist schön zu sehen, wie das immer wieder in die Plattform einfließt." Von neuen Ordnerstrukturen in der Bibliothek bis zu verbesserter Dokumentverarbeitung wächst das Produkt mit der Art, wie Novon es tatsächlich einsetzt.
Würde sie TenderRender einem anderen Bid-Manager in einem anderen Unternehmen, sogar in einer anderen Branche, empfehlen? "Ja, auf jeden Fall," sagt Eline ohne Zögern. "Es ist wirklich ein hilfreiches Werkzeug in der Ausschreibungswelt. Für die Grundlage einer Ausschreibung, um schnell zusätzliche Unterstützung zu bekommen. Das macht den Unterschied."
