Kurz gesagt

ChatGPT ist stark für Ausschreibungen. Es hilft Ihnen, schneller einen ersten Entwurf zu schreiben, Ideen zu ordnen und Texte lesbarer zu machen. Für diejenigen, die sich gelegentlich anmelden und die Zeit haben, alles zu überprüfen, reicht es oft. Aber es fehlen fünf Punkte, und genau da entscheidet man bei Ausschreibungen über Sieg oder Niederlage. Es erfindet Tatsachen (Halluzination). Es kennt Ihre Siegesgeschichte nicht. Sie müssen eine Frage nach der anderen erzwingen. Es beweist seine Behauptungen nicht mit irgendeiner Quelle. Und es prüft Ihren Text nicht anhand der Auszeichnungskriterien. Ein spezialisiertes Beschaffungstool behebt genau diese fünf Mängel. Wann zahlt sich das aus? Wer sich strukturell anmeldet, muss auf Qualität setzen und kann nicht alles manuell berechnen.

Letztes Jahr haben wir mit mehr als 300 Angebotsmanagern und Beschaffungsexperten gesprochen. Die Zitate in diesem Artikel stammen aus diesen Gesprächen und wurden anonym präsentiert. Es ist das, was wir auf dem Markt hören, auch über uns selbst.

ChatGPT ist ein guter Ausgangspunkt. Erkennen Sie das zuerst an.

Fangen wir ganz ehrlich an, denn ChatGPT-Bashing hilft niemandem. ChatGPT macht viele Dinge richtig. Es nimmt Ihnen ein weißes Blatt Papier ab. Es reduziert ein unorganisiertes Durcheinander von Eingaben auf eine lesbare Antwort. Es wandelt einen übermäßig technischen Absatz in etwas um, das ein Gutachter gerne liest. Dies ist ein hervorragendes Tool für diejenigen, die sich mehrmals im Jahr registrieren.

Das sagen Kunden im wahrsten Sinne des Wortes auch. Ein Ausschreibungsmanager in der Übersetzungsbranche sagte, dass sie ihre besten Texte in ChatGPT erstellt und damit auf neue Ausschreibungen reagiert hätten. Es funktioniert bis zu einem gewissen Grad. Denn es gibt eine Obergrenze, und genau da unterscheiden sich Ausschreibungen von regulären Schreibjobs.

In diesem Artikel geht es um diese Decke. Nicht, um ChatGPT abzuschreiben, sondern um zu verstehen, wo es zu kurz kommt und wann ein spezielles Tool sein Geld wert ist.

Wo ChatGPT bei Ausschreibungen zu kurz kommt

1. Es erfindet Fakten, wenn sie nicht ans Tageslicht kommen (Halluzination)

Dies ist der am häufigsten genannte und gefährlichste Fehler. ChatGPT füllt die Lücken mit überzeugend klingendem Unsinn. Das ist für einen Blogbeitrag ärgerlich. Bei einer Ausschreibung mit Ihrer Unterschrift besteht ein Risiko.

Ein Unternehmer ohne eigenen Ausschreibungsschalter brachte es scharf auf den Punkt: „Was ich bei ChatGPT sehe, ist, dass es absolut nicht meinen Erwartungen entspricht. Wenn ich lese, dass es nicht stimmt, dann sage ich, dass das nicht stimmt.

Das ist das Wesentliche. Solange Sie jeden Fehler selbst erkennen müssen, nimmt Ihnen ChatGPT keine Arbeit ab, wenn es darauf ankommt. Ein Bid-Manager in der Unternehmensdienstleistung nannte ein konkretes Beispiel: „Hin und wieder fällt ihm sehr überzeugende Dinge ein, die einen denken lassen, man verfehlt hier das Wesentliche. Dann legt er einfach eine Rücklaufquote fest. Woher er das hat, weiß ich nicht. Dann gleicht es eher einer Halluzination.“

Eine erfundene Rücklaufquote bei einer Registrierung ist nicht nur ein Punktverlust. Es kann Ihre Glaubwürdigkeit in der gesamten Beurteilung untergraben.

2. Es kennt Ihre Gewinnhistorie nichtAngebote sehen ähnlich aus, sind aber nie identisch. Ein Ausschreibungsschreiber eines Übersetzungsbüros brachte es auf den Punkt: „Ausschreibungen sind ähnlich, aber die Frage ist immer etwas anders. Es gibt nur einen Nuancenunterschied oder ein anderes Wort. Da muss man jedes Mal neu darüber nachdenken.“

Gerade deshalb ist die Wiederverwendung so wertvoll. Ein großer Teil einer Neuanmeldung steckt bereits in Ihren bisherigen Gewinnertexten. Ein Interessent nannte einen Prozentsatz: „Wir denken immer, dass alle Ausschreibungen unterschiedlich sind. Aber bei 50 % oder 60 % gibt es wirklich einen Teil, den man wiederverwenden kann.“

ChatGPT speichert Ihre Gewinnerbeiträge nicht. Sie können Texte einfügen, ein Projekt erstellen und Dokumente hochladen. Es bleibt ein loser Kontext, den Sie immer wieder bereitstellen. Außerdem weiß es nicht, welche Ihrer alten Antworten gewonnen und welche verloren hat. Ein Bietermanager erklärte, was dafür erforderlich sei: „Wenn du willst, dass er aus alten Plänen lernt, musst du ihm die Einschätzung geben. Dann weiß er, ob du gewonnen hast oder nicht.“ Kaum jemand kommt mit dieser manuellen Nachverfolgung per Text hinterher.

3. Sie müssen es Frage für Frage, Unterfrage für Unterfrage erzwingen

Die Idee, dass Sie einen Leitfaden hochladen und eine vollständige Registrierung ausrollen, ist in der Praxis nicht korrekt. Derselbe Verfasser der Ausschreibung beschrieb, wie es wirklich funktioniert: „Wir haben versucht, alle erfolgreichen Texte in GPT zu erstellen. Aber dann, eine neue Ausschreibung, das sind die zehn Fragen, geben Sie einfach eine Antwort. Das ist nicht möglich. Sie müssen Frage für Frage bearbeiten. Und dann noch einmal innerhalb einer Frage pro Unterfrage.“

Ein Unternehmer stand vor dem gleichen Problem: „Man kann nicht einen Arbeitsplan einwerfen und sagen, schau dir diese Richtlinie an und schreibe sie auf, denn dann klappt es nicht.“

Selbst eine gute Antwort lässt sich im Nachhinein nur schwer reproduzieren. Er verglich es mit der Bildgenerierung: „Dann hat man eine schöne Antwort. Und dann generiert man sie noch einmal, verwendet ein helleres Blau, und dann bekommt man ein ganz anderes Bild. Und das ist auch bei diesen zarten Texten so.“ Diese Unvorhersehbarkeit braucht Zeit: Man weiß nie genau, was man zurückbekommt, und man muss sich ständig darum kümmern und sich erholen. Er wies auch auf etwas Praktisches hin, das schief geht, wenn man mit mehreren Ausschreibungen gleichzeitig arbeitet: ChatGPT „wirft Ausschreibungen durcheinander“, wenn der Kontext zu überfüllt wird.

4. Es beweist seine Behauptungen nicht mit irgendeiner Quelle

Wenn Sie sich registrieren, möchten Sie erfahren, woher eine Aussage stammt. War diese Anforderung wirklich in den Leitlinien enthalten? Ist dieses Zitat aus dem Informationsmemorandum korrekt? ChatGPT liefert schnell eine Antwort, selten jedoch einen nachvollziehbaren Hinweis auf die genaue Stelle im Quelldokument.

Kunden erwähnen dies als eines der Dinge, die sie vermissen. Ein Interessent war überrascht, als er in einem speziellen Tool einen Quellenverweis sah: „Ich habe überall auf der rechten Seite eine Quelle gesehen. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie direkt zur entsprechenden Stelle im Dokument? Ja, großartig.“ Ein deutscher Interessent erklärte, warum das wichtig ist: Er kann es über die Überweisung lesen, damit es nicht aus heiterem Himmel kommt, und im Zweifelsfall prüfen, ob die Antwort richtig ist.

Ohne diese Rückverfolgbarkeit sind Sie wieder bei Manko 1: Sie müssen alles selbst berechnen.

5. Ihr Text wird nicht anhand der Auszeichnungskriterien geprüftDas ist vielleicht der größte Unterschied. Sie gewinnen nicht mit einem schönen Text, sondern mit der Höchstpunktzahl bei den Vergabekriterien. ChatGPT schreibt, bewertet aber nicht, ob Ihre Antwort die Punkte erreicht, auf die der öffentliche Auftraggeber achtet.

Qualitätsgewinne liegen gerade im Scoring. Ein Bid-Manager sucht nach dem, was er „von diesen sieben bis zu diesen zehn“ nennt: der Lücke zwischen einer ausreichenden und einer erfolgreichen Antwort. Sie schließen diese Lücke, indem Sie Ihren Text neben den Kriterien platzieren und sehen, wo Ihnen Punkte fehlen. ChatGPT macht dies nicht von alleine, und wenn Sie danach fragen, gibt es keinen Quellennachweis und keine Zuverlässigkeit, um sich auf dieses Urteil verlassen zu können.

ChatGPT im Vergleich zu einem spezialisierten Beschaffungstool

| Aspekt | ChatGPT | Spezialisiertes Ausschreibungstool | | , , , , , , | , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , - | , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , - | | Zitat | Kein nachvollziehbarer Hinweis; Sie müssen selbst prüfen, ob eine Anforderung oder ein Angebot korrekt ist | Jede Aussage verweist auf die genaue Stelle in der Anleitung oder Informationsnotiz | | Bibliothek / Geschichte | Keine Erinnerung an Ihre Gewinnerbeiträge; Sie liefern immer wieder Kontext | Lernt aus Ihren früheren Gewinnertexten und verwendet sie unter Beibehaltung der Quelle wieder | Überprüfung der Vergabekriterien | Schreibt, testet aber nicht, ob Ihre Antwort Punkte bringt | Bewertet Ihren Text pro (Unter-)Kriterium und zeigt auf, wo Ihnen Punkte fehlen | | Zuverlässigkeit / Halluzination | Füllt die Lücken mit überzeugenden, aber erfundenen Fakten | Bleibt bei der Quelle und hebt hervor, wo es an Begründung mangelt | | Datensicherheit / Schulung | Es ist standardmäßig unklar, ob Ihre Stücke in die Ausbildung einbezogen werden; denn Regierungsarbeit ist oft ein No-Go | ISO 27001, DSGVO-konform, keine Schulung Ihrer Daten (Verarbeitungsvereinbarungen mit den Musterlieferanten) | | Schreiben Sie in Ihrem Stil | Neigt zu einem generischen, zu einfachen Ton | Schreibt in Ihrem gewohnten Schreibstil, basierend auf Ihrer eigenen Geschichte |

Aber Sie können ChatGPT doch selbst organisieren, oder?

Das ist der ehrliche Einwand, und den hört man oft. Ein Interessent aus Belgien stellte genau diese Frage: „Ich bin immer noch auf der Suche nach dem echten Mehrwert im Vergleich zu ChatGPT. Man kann ChatGPT genauso gut organisieren, die Eingabeaufforderung speichern, ein Projekt mit allen Dokumenten erstellen. Was ist dann der Unterschied?“

Die ehrliche Antwort: Bis zu einem gewissen Grad können Sie. Sie können Projekte erstellen, Eingabeaufforderungen speichern und Dokumente hinzufügen. In diesem Sinne ist ein spezialisiertes Tool, wie ein Interessent es ausdrückte, „eine Art Shell auf einem einfacheren ChatGPT, in dem Sie alle diese Eingabeaufforderungen selbst durchführen müssten.“Der Unterschied liegt darin, was genau diese Shell löst und ob Sie die Zeit haben, alles selbst zu erstellen und zu warten. Theoretisch kann man es schaffen. Sie können Ihre gesamte Gewinnhistorie mit den entsprechenden Bewertungen indizieren. Sie könnten ein zuverlässiges Zitat einrichten, das direkt zur genauen Zeile im Dokument springt. Sie könnten einen Überprüfungsschritt erstellen, der anhand der Vergabekriterien punktet, und jedes Mal sicherstellen, dass nichts halluziniert wird. Das ist genau die Arbeit, die Ihnen ein Spezialwerkzeug abnimmt. Ob es sich lohnt, hängt davon ab, wie oft Sie sich anmelden.

Wenn ChatGPT ausreicht und wenn sich ein spezialisiertes Tool auszahlt

Nicht jeder benötigt ein Spezialwerkzeug. Ein fairer Rahmen:

ChatGPT ist wahrscheinlich ausreichend, wenn:

• Sie melden sich mehrmals im Jahr an
• Ihre Anmeldungen sind nicht geschäftskritisch oder der Preis ist ausschlaggebend, nicht die Qualität der Texte
• Sie haben die Zeit und die Leute, jeden Anspruch selbst zu prüfen
• Sie arbeiten nicht mit sensiblen oder behördlichen Dokumenten, die in einem allgemeinen KI-Modell nicht zulässig sind

Ein Spezialwerkzeug lohnt sich, wenn:

• Sie registrieren sich strukturell und nehmen sich Zeit für das Schreiben der Texte
• Man muss bei der Qualität gewinnen und braucht den letzten Teil „von sieben auf zehn“.
• Sie können nicht alles manuell berechnen und benötigen daher Zuverlässigkeit und Quellenangabe
• Sie haben eine wachsende Geschichte erfolgreicher Texte, die Sie wiederverwenden möchten
• Sie arbeiten mit behördlichen oder vertraulichen Dokumenten, für die ISO 27001 und keine Datenschulung eine strikte Anforderung sind

Bei der Entscheidung geht es also nicht darum, wer der beste Autor ist. Es geht darum, wie oft Sie sich registrieren, wie viel auf dem Spiel steht und wie viel Zeit Sie damit verbringen, zu überprüfen, was die KI zurückgibt.

Der Wettbewerb, ehrlich

Geld ist ein berechtigter Einwand, und Kunden erwähnen ihn laut. Ein Unternehmer brachte den Kompromiss klar zum Ausdruck: Ein spezielles Tool kostet mehr als ein allgemeines KI-Abonnement, daher muss der Unterschied in Bezug auf Zuverlässigkeit, Kontrolle und Zeitersparnis wirklich spürbar sein.

Das ist eine ehrliche und wichtige Beobachtung. Ein spezielles Tool kostet mehr als ein ChatGPT-Abonnement, und wenn Sie sich auch nicht zu 100 % darauf verlassen können, ist der Unterschied kaum zu rechtfertigen. Daher liegt der Wert eines solchen Tools in der Zuverlässigkeit. Der Quellennachweis, die Nicht-Halluzination und die Überprüfung der Kriterien sind genau dazu da, dieses Vertrauen zu schaffen. Es lohnt sich nur, wenn es Ihnen Zeit beim Schreiben spart und Ihre Gewinnchancen erhöht. Nicht, wenn es nur eine schönere Schnittstelle zu derselben unsicheren Antwort ist.

Berechnen Sie es für Ihre eigene Situation. Wie viel Zeit kostet Sie jetzt eine Registrierung und wie viel davon ist Neuberechnung und Wiederherstellung? Wie viele Anmeldungen tätigen Sie pro Jahr? Was bringt ein zusätzlicher Ausschreibungsgewinn? Das sind die Zahlen, die die Entscheidung treffen, nicht der monatliche Preis selbst.

Wie TenderRender die Mängel behebt

TenderRender basiert genau auf den fünf Punkten, in denen ChatGPT bei Ausschreibungen zu kurz kommt:

• Bibliothek und Verlauf. Es lernt aus Ihren vorherigen Gewinnerbeiträgen und verwendet sie wieder, sodass Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen müssen.

• Quellenangabe. Jede Aussage bezieht sich auf die genaue Stelle in der Anleitung oder Informationsnotiz, damit Sie sie lesen und überprüfen können.

• Überprüfung der Vergabekriterien. Eine Überprüfungsmaschine bewertet Ihren Text anhand der Kriterien und weist Sie darauf hin, wo Ihnen Punkte fehlen, bevor Sie ihn einreichen.

• Zuverlässigkeit. Es bleibt bei der Quelle, anstatt die Lücken mit erfundenen Fakten zu füllen.

• Datensicherheit. Die Sicherheit ist in Ordnung: ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform und es wird nicht auf Ihre Daten trainiert, mit Verarbeitungsvereinbarungen mit den Musterlieferanten. Das macht es dort nützlich, wo ein allgemeines KI-Modell ein No-Go ist.

Es schreibt auch in Ihrem normalen Schreibstil, basierend auf Ihren eigenen Texten, statt im allgemeinen Ton, den Sie mit ChatGPT erhalten.

Häufig gestellte Fragen

<!, FAQPage Schema hinzufügen , >

Kann ich ChatGPT mit Projekten und gespeicherten Eingabeaufforderungen einfach richtig organisieren und das Gleiche erreichen? Bis zu einem gewissen Grad ja. Sie können Projekte erstellen, Dokumente hinzufügen und Eingabeaufforderungen speichern. Was dadurch nicht gelöst wird: ein verlässlicher Quellenverweis auf die genaue Zeile im Dokument, eine Rezension, die anhand der Vergabekriterien punktet, und der Ausschluss von Halluzinationen. Sie müssten das alles selbst aufbauen und warten. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie oft Sie sich anmelden.

Halluziniert ChatGPT bei Ausschreibungen wirklich? Ja. Es füllt die Lücken mit überzeugend klingenden, aber erfundenen Fakten, etwa einer Rücklaufquote, die nirgendwo herkommt. Dies ist ein echtes Risiko, wenn Sie eine Registrierung unterschreiben. Das Problem besteht nicht darin, dass manchmal etwas falsch läuft, sondern darin, dass Sie jede Aussage selbst neu berechnen müssen, um die Fehler zu erkennen.

Ist ein spezielles Tool den Unterschied zu ChatGPT wert? Bei der Überlegung geht es nicht allein um den monatlichen Preis, sondern um Zuverlässigkeit und Zeit. Wenn Sie sich gelegentlich registrieren und alles selbst überprüfen, reicht ChatGPT oft aus. Wenn man sich strukturell anmeldet, auf Qualität setzen muss und nicht alles manuell überprüfen kann, überwiegt der Unterschied in Zuverlässigkeit, Quellenangabe und Rezension den Preisunterschied.

Warum kann ich nicht einfach meine Anleitung hochladen und die gesamte Registrierung schreiben lassen? Weil das in der Praxis nicht gut funktioniert. Sie müssen ChatGPT Frage für Frage und innerhalb einer Frage pro Unterfrage senden, sonst funktioniert es nicht. Auch das Ergebnis ist unvorhersehbar: Ein zweiter Versuch führt zu einem völlig anderen Ergebnis. Und bei mehreren Ausschreibungen gleichzeitig kommt es zu einer Verwechslung der Ausschreibungen.

Kann ich Ausschreibungsunterlagen in ChatGPT einfügen? Das hängt von Ihrer Organisation und dem Auftrag ab. Bei sensiblen oder behördlichen Dokumenten ist ein allgemeines KI-Modell oft ein No-Go, da unklar ist, ob die Daten für das Training verwendet werden. Hierfür ist ein Tool vorgesehen, das ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform ist und nicht auf Ihren Daten trainiert. Überprüfen Sie immer die Anforderungen der jeweiligen Ausschreibung.

Für wen ist ChatGPT großartig? Für diejenigen, die sich mehrmals im Jahr anmelden, für die der Preis statt der Qualitätstexte entscheidend ist und für diejenigen, die die Zeit haben, alles selbst zu prüfen. Es ist ein starker Ausgangspunkt. Es greift nur dann zu kurz, wenn der Einsatz höher wird und man nicht alles manuell steuern kann.

Mehr lesen- Eine Ausschreibung mit KI schreiben: Schritt-für-Schritt-Plan zur Erhöhung Ihrer Gewinnchancen

• Ausschreibung oder Angebot vor der Einreichung mit KI überprüfen und bewerten
• Beste KI-Gebotsverwaltungssoftware: der vollständige Vergleich

Möchten Sie den Unterschied selbst erleben?