Kurz gesagt
Das Verfassen einer Ausschreibung mit KI erfolgt in fünf Schritten: (1) Sammeln Sie Ihre Quellen und bauen Sie eine Bibliothek früherer Ausschreibungen auf, (2) Erstellen Sie eine strategische Gliederung mit Gewinnerthemen pro Zuschlagskriterium, (3) Lassen Sie die KI eine erste Version in Ihrem eigenen Schreibstil schreiben, (4) Überprüfen Sie den Text und bewerten Sie ihn anhand der Zuschlagskriterien, bevor Sie ihn einreichen, und (5) Einreichen. KI ersetzt nicht das Schreiben. Es entfernt das leere Blatt Papier und prüft Ihren Text anhand der Kriterien. Generische Chatbots sind hinsichtlich Nuance, Ton und Zuverlässigkeit unzureichend. Wenn Sie mit einem Ansatz arbeiten, der vor der Einreichung aus Ihren eigenen Siegertexten und Bewertungen lernt, werden Sie in der Praxis 50 bis 70 Prozent der Schreibarbeit gewinnen.
Dieser Artikel enthält den Schritt-für-Schritt-Plan, ein Minibeispiel, Verhaltensregeln und Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen.
Letztes Jahr haben wir mit mehr als 300 Angebotsmanagern und Beschaffungsexperten gesprochen. Die Zitate in diesem Artikel stammen aus diesen Gesprächen und wurden anonym präsentiert. Es ist das, was wir auf dem Markt hören, auch über uns selbst.
Warum KI beim Verfassen von Ausschreibungen (und wo etwas schief geht)
Eine Ausschreibung braucht Zeit. Nicht nur die Berechnung, vor allem die Textarbeit. „Jede Ausschreibung dauert bei mir inklusive Kalkulation etwa zwei Wochen. Diese Texte nehmen einfach viel Zeit in Anspruch“, sagt ein Ausschreibungsschreiber aus der Installationsbranche. Und man fängt immer wieder von vorne an. Ein Ausschreibungsmanager eines Übersetzungsbüros bringt es auf den Punkt: „Ausschreibungen sind ähnlich, aber die Frage ist immer etwas anders. Es gibt nur einen nuancierten Unterschied oder ein anderes Wort, was bedeutet, dass man jedes Mal neu darüber nachdenken muss.“
KI scheint dann die Antwort zu sein. Das stimmt zum Teil. Doch wer glaubt, dass ein eigener Chatbot die Arbeit übernimmt, wird enttäuscht. Derselbe Ausschreibungsschreiber: „Was ich bei ChatGPT sehe, ist, dass es absolut nicht das erfüllt, was ich erwartet habe. Wenn ich lese, dass es nicht stimmt, dann sage ich, dass das nicht stimmt.
Das Problem liegt an drei Stellen. Der Ton stimmt oft einfach nicht („ein bisschen zu Jip-en-Janneke“). Die KI erfindet Dinge, etwa Prozentsätze oder Quellen, die nicht vorhanden sind. Und Sie müssen weiterhin alles manuell verwalten: Frage für Frage, pro Unterfrage, immer wieder. Der Ausschreibungsmanager beim Übersetzungsbüro: „Was wir versucht haben, ist, erfolgreiche Texte in einem Chatbot aufzubauen. Aber dann eine neue Ausschreibung, das sind die zehn Fragen, einfach beantworten. Das geht nicht. Man muss Frage für Frage bearbeiten. Und dann noch einmal innerhalb einer Frage pro Unterfrage.“
Die Frage ist also nicht „KI oder keine KI“, sondern wie man KI richtig einsetzt: gefüttert mit den eigenen Gewinnertexten, orientiert an den Vergabekriterien und mit Ihnen am Steuer. Der folgende Schritt-für-Schritt-Plan macht genau das.
Der Schritt-für-Schritt-Plan: Ausschreibung schreiben mit KI in 5 Schritten
Schritt 1. Sammeln Sie Ihre Ressourcen und bauen Sie Ihre Bibliothek auf
Beginnen Sie nie mit einem leeren Blatt, sondern mit dem, was Sie bereits haben. Sammeln Sie vor dem Start:
- Die Ausschreibungsunterlagen selbst: Richtlinien, Anforderungsprogramm, Vergaberichtlinien und Informationsvermerk.
- Ihre besten bisherigen Anmeldungen, vorzugsweise mit der Beurteilung. So weiß die KI, ob ein Text gewonnen oder verloren hat.
- Feste Unternehmenstexte: Qualitätspolitik, Nachhaltigkeit, Zertifizierungen, Fälle und Referenzen.Letzteres ist Gold. Viele Teams unterschätzen, wie viel sie wiederverwenden können. „Wir denken immer, dass alle Ausschreibungen unterschiedlich sind, aber bei 50 oder 60 Prozent gibt es wirklich einen Teil, den man wiederverwenden kann“, sagt ein Ausschreibungsberater. Ein Ausschreibungsleiter im Bauwesen betont, warum Sie die Bewertung abgeben: „Wenn Sie wollen, dass er aus alten Plänen lernt, müssen Sie ihm die Bewertung geben. Dann weiß er, ob Sie gewonnen haben oder nicht.“
Wer dies einmal richtig einrichtet, wird bei jeder weiteren Ausschreibung davon profitieren. Ein Ausschreibungsmanager bei einem Installationsunternehmen: „Die Basis ist bereits vorhanden. Sie können früher mit der Feinabstimmung beginnen. Sie haben mehr Zeit, daraus etwas Schönes zu machen.“ Lesen Sie auch unseren Leitfaden zu einer funktionierenden Textbibliothek für Ausschreibungen.
Schritt 2. Erstellen Sie eine strategische Gliederung mit erfolgreichen Themen
Bevor ein Brief auf Papier geschrieben wird, legen Sie die Strategie fest. Lesen Sie die Vergabekriterien und die Gewichtung und verknüpfen Sie mit jedem (Unter-)Kriterium ein Siegerthema: den Punkt, an dem Sie sich auszeichnen und an dem Sie Punkte sammeln möchten. Das ist der Unterschied zwischen einem Text, der alle Fragen klar beantwortet, und einem Text, der gewinnt.
Erstellen Sie für jede Qualitätsfrage eine Minigliederung:
- Welches Teilkriterium wird bewertet und wie viele Punkte gibt es darauf?
- Was ist Ihr bestes Thema für diese Frage?
- Welche konkreten Beweise stützen dies (Zahlen, ein Fall, ein messbares Versprechen)?
- Welche Anforderungen aus der Richtlinie müssen wörtlich wiedergegeben werden?
Hier rächt sich der lockere Chatbot: Ihm fehlt der Überblick und überlässt die Struktur Ihnen. Eine Gliederung zwingt Sie dazu, sich auf die Qualität zu konzentrieren, auch wenn der Preis eine große Rolle spielt. Ein Gebotsmanager im Bereich Unternehmensdienstleistungen strebt genau das an: „Der Preis ist wieder entscheidend. Wenn man hingegen bei allem zehn Punkte erzielen kann, kann man bei der Qualität gewinnen. Ich schaue also von diesen sieben auf diese zehn.“ Mehr dazu in wie Sie Ihre Gewinnchancen bei Ausschreibungen erhöhen.
Schritt 3. Schreiben Sie in Ihrem eigenen Schreibstil
Erst jetzt kommt das Schreiben. Lassen Sie die KI für jede Frage eine erste Version erstellen, basierend auf Ihrer Gliederung, Ihrer Bibliothek und Ihrem eigenen Verlauf. Die größte Gefahr hierbei ist der Ton. Eine gute Registrierung erkennt man an der Stimme des Unternehmens, nicht an der generischen KI-Sprache.
Das ist kein Detail. Ein zärtlicher Autor über seinen eigenen Stil: „Unserer ist zum Beispiel etwas anders. Wir schreiben oft an Ihre Mitarbeiter statt an Mitarbeiter. Und wir halten uns sehr strikt an das, was hier steht.“ Ein generischer Chatbot erkennt dies nicht und klingt schnell zu Jip-en-Janneke.
Eine KI, die aus Ihrer geschriebenen Geschichte lernt, nimmt diese Stimme auf. Ein Ausschreibungsmanager bei einem Installationsunternehmen: „Er wird damit gut klarkommen. Wir haben ziemlich viel Geschichte, und ja, das wird er mitnehmen.“ Das Ergebnis ist kein fertiges Endprodukt, sondern ein starkes Fundament, auf dem man weiter aufbauen kann. Sie beginnen früher mit der Feinabstimmung, anstatt alte Dokumente auszuschneiden und einzufügen.
Wichtig: Sie bleiben Herausgeber. Ein zarter Berater: „Man muss genau lesen, ob die Frage richtig ist. Wir wollen nicht selbst zum Roboter werden. Wir geben unsere eigene Soße obendrauf.“ Siehe auch Verfassen einer Ausschreibung mit ChatGPT für den Fall, wann ein separater Chatbot ausreicht und wann nicht.
Schritt 4. Überprüfen und bewerten Sie die Vergabekriterien für die EinreichungDies ist der Schritt, den die meisten Teams überspringen, und genau der Schritt, der Gewinne bringt. Lassen Sie den Text vor der Einreichung anhand der Vergabekriterien bewerten, so als würde ein strenger Gutachter mitlesen. Nicht für eine gute Note, sondern um die Schwächen zu finden, bevor es die Bewertungskommission tut.
Es funktioniert, weil Sie mit der Zeit blind für Ihren eigenen Text werden. Ein zärtlicher Autor: „Irgendwann wird man ein bisschen blind für die eigene Arbeit. Und dann möchte man sie tatsächlich von einem Kollegen lesen lassen.“ Ein Interim Bid Manager beschreibt diesen Wert so: „Interim-Profis kommen ohne Geschäftsblindheit in Ihr Unternehmen und stellen Fragen, auf die Sie selbst nicht gekommen wären, um Dinge zu klären. Eine Art redaktionelle Arbeit, die besser auf die Anfrage abgestimmt ist.“
Eine gute Bewertung weist ausdrücklich auf einen Punkteverlust hin. Ein Bietermanager im Bereich Unternehmensdienstleistungen: „Während der Überprüfung sagte er: Schön, dass Sie es gut beschrieben haben, aber der Rechnungsteil wird nicht erwähnt. Dafür bekommen Sie weniger Punkte. Scharf.“ Und das Review fordert Beweise statt Versprechen: „Sie sagen, Sie machen eine einwandfreie Umsetzung, aber beweisen Sie es.“
Bleiben Sie realistisch: Eine KI findet immer etwas. Ein Ausschreibungsschreiber im Online-Marketing: „KI findet immer etwas. Ich kann es 80 Mal auswerten lassen, 80 Mal wird es etwas finden. Es muss einen Punkt am Horizont geben, auf den man hinarbeitet.“ Nutzen Sie die Überprüfung also, um die größten Schwächen zu beheben, und nicht, um sich endlos weiter zu verbessern. Mehr dazu in Ausschreibung oder Angebot vor Einreichung mit KI prüfen und bewerten.
Schritt 5. Senden
Legen Sie für den letzten Schritt die KI für einen Moment beiseite und kehren Sie zu den Grundlagen zurück. Von Hand prüfen:
- Erfüllen Sie alle formalen Anforderungen und Ausschlussgründe der Richtlinie?
- Ist jede Behauptung korrekt und ist jede Referenz auf die Quelle zurückzuführen? Entfernen oder korrigieren Sie alles, was die KI nicht beweisen kann.
- Sind die korrekten Dokumente, Anhänge und Formate vollständig und fristgerecht auf der Ausschreibungsplattform hochgeladen?
- Hat eine zweite Person die finale Fassung gesehen, sodass Sie das Vier-Augen-Prinzip wahren?
Senden Sie es nur, wenn dies korrekt ist. Die KI hat Sie schneller und schärfer an diesen Punkt gebracht, aber die Verantwortung für das, was Sie einreichen, bleibt bei Ihnen.
Do's und Don'ts
| Do's | Verbote |
| , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , - | , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | | Füttere die KI mit deinen eigenen Gewinnerbeiträgen, einschließlich der Bewertung | Erwarten Sie von einem lockeren Chatbot, dass er in einer Eingabeaufforderung zehn Fragen richtig beantwortet | | Erstellen Sie eine Gliederung mit Gewinnerthemen pro Preiskriterium | Lassen Sie die KI alle Fragen sauber und ohne Strategie oder Fokus beantworten | Lassen Sie es in Ihrem eigenen Schreibstil schreiben und lesen Sie es selbst | Senden Sie eine generische KI-Sprache, die nicht nach Ihrem Unternehmen klingt | | Überprüfen und bewerten Sie die Vergabekriterien für die Einreichung | Ohne kritische Beurteilung der Kriterien einreichen | | Überprüfen Sie jede Behauptung und Referenz auf Quelle und Richtigkeit | Vertrauen Sie blind den Zahlen oder Prozentsätzen, die die KI ausfüllt | | Verwenden Sie Software, die nicht auf Ihren Daten trainiert und nach ISO 27001 zertifiziert ist | Vertrauliche Dokumente in einem Tool ohne Verarbeitungsvereinbarung hochladen |
Minibeispiel: von der Frage zum bewerteten Text
Stellen Sie sich eine Ausschreibung für Reinigungsdienstleistungen mit der Qualitätsfrage vor: „Beschreiben Sie, wie Sie die Kontinuität der Dienstleistungen im Krankheits- oder Ausfallfall gewährleisten.“ Gewichtung: 20 Punkte.
Gliederung (Schritt 2). Erfolgsthema: nachweislich niedrige Ausfallraten durch feste Schattenbelegung pro Standort. Belege: krankheitsbedingte Fehlzeiten im letzten Jahr, ein Fall eines vergleichbaren Vertrags und eine messbare Zusage über die Reaktionszeit im Falle eines Ausfalls.
Erste Version (Schritt 3). Die KI schreibt einen Entwurf in Ihrem Stil basierend auf Ihrer Bibliothek, einschließlich der Schattenbesetzung, der Abwesenheitszahl und des Falls.
Überprüfung (Schritt 4). In der Bewertung heißt es: Die Reaktionszeit im Fehlerfall ist vorhanden, aber nicht messbar gemacht und der Zusammenhang mit der geforderten Kontinuität bleibt implizit. Tipp: Machen Sie die Antwortzeit konkret (Ersatz vor Ort innerhalb von zwei Stunden) und verwenden Sie explizit das Wort Kontinuität, wie in der Anfrage. Erwartetes Ergebnis ohne Anpassung: mäßig. Mit Anpassung: stark begründet.
Ergebnis. Sie passen zwei Sätze an, die Behauptung wird messbar und der Text stimmt nun buchstäblich mit der Frage überein. Das ist der Unterschied zwischen einem Siebener und einem Zehner, und zwar in wenigen Minuten statt in einem halben Tag.
Häufig gestellte Fragen
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Kann ChatGPT ein Angebot schreiben? Für einzelne Texte und Brainstormings kann ein Chatbot hilfreich sein, für eine vollständige Anmeldung reicht er jedoch nicht aus. Man muss Frage für Frage und für Unterfrage bewältigen, der Ton stimmt oft einfach nicht und die KI wartet manchmal mit Begründungen auf. Ein Ausschreibungsschreiber: „Damit komme ich nicht durch, wenn ich plötzlich nur noch 50 Prozent meiner Ausschreibungen gewinne.“ Ein Tool, das aus Ihren eigenen Gewinnertexten lernt und zu den Vergabekriterien punktet, löst diese Probleme. Siehe Verfassen einer Ausschreibung mit ChatGPT.Wie viel Zeit spart KI beim Verfassen einer Ausschreibung? In der Praxis entfallen 50 bis 70 Prozent auf die Schreibarbeit. Ein Ausschreibungsmanager bei einem Installationsunternehmen: „Schreiblich ist das die halbe Zeit.“ Bei einem Bildungsanbieter erhöht sich dieser Wert auf 60 bis 70 Prozent. Der Vorteil liegt nicht darin, weniger zu lesen oder nachzudenken, sondern darin, dass das leere Blatt wegfällt und alte Dokumente nicht mehr ausgeschnitten und eingefügt werden müssen.
Erfindet KI Dinge in meiner Registrierung? Das ist möglich, und da muss man vorsichtig sein. Ein Ausschreibungstexter im Online-Marketing: „Ab und zu lässt er sich sehr überzeugende Dinge einfallen. Dann schreibt er einfach eine Rücklaufquote rein, woher er das hat, keine Ahnung.“ Deshalb ist Schritt 5 so wichtig: Überprüfen Sie jede Behauptung und Referenz auf ihre Quelle. Eine Software mit nachvollziehbarer Quellenangabe, bei der Sie sich bis zur genauen Stelle im Quelldokument durchklicken, macht dies überprüfbar, statt nur zu raten.
Sind meine Daten sicher, wenn ich vertrauliche Ausschreibungsunterlagen hochlade? Bei einem separaten Chatbot ist dies ein berechtigtes Risiko. Ein Bid-Manager im Bereich Unternehmensdienstleistungen: „Wenn ich diese Dokumente hochlade, mache ich mich anfälliger dafür, dass mit diesen Daten etwas passiert. Deshalb mache ich das nicht.“ Wählen Sie Software, die nach ISO 27001 zertifiziert ist, im Einklang mit der DSGVO arbeitet, nicht auf Ihren Daten trainiert und über Verarbeitungsvereinbarungen mit den zugrunde liegenden KI-Anbietern verfügt. Dies ist häufig eine strenge Anforderung für staatliche Ausschreibungen.
Schreibt die KI genau so, wie wir schreiben? Eine KI, die aus Ihrer geschriebenen Geschichte lernt, übernimmt weitgehend Ihre Stimme. Ein Ausschreibungsschreiber: „Wir schreiben nicht an Mitarbeiter, sondern an Ihre Mitarbeiter und halten uns strikt an das, was hier steht.“ Verlassen Sie sich auf eine starke erste Version, die Sie selbst bearbeiten, und nicht auf ein Endprodukt, das Sie blind einreichen. Sie bleiben Chefredakteur.
Wird KI meinen Bid Manager oder Texter ersetzen? Nein. KI nimmt Ihnen den langweiligen Teil ab (das leere Blatt, die Wiederverwendung, den ersten Entwurf und die erste Überprüfung), sodass Ihre Mitarbeiter Zeit für Strategie, Beweise und Schärfe haben. Ein Bid-Manager im Bereich Unternehmensdienstleistungen: „KI liefert meine Bronzeversion in anderthalb Stunden. Meine Leute können diese Stunden dann nutzen, um mitzudenken, kreativ zu sein und schärfer zu sein.“ Wenn Sie wissen möchten, welche Tools dies tun, lesen Sie Was ist Bid-Management-Software und Die beste KI-Bid-Management-Software.
Fazit: Dank KI können Sie schneller und schärfer schreiben
Das Verfassen einer Ausschreibung mit KI ist kein Knopfdruck. Es ist eine Methode: Sammeln Sie Ihre Quellen, erstellen Sie eine strategische Gliederung mit Gewinnerthemen, schreiben Sie in Ihrem eigenen Stil, bewerten Sie Ihren Text anhand der Auszeichnungskriterien für die Einreichung und reichen Sie ihn nur ein, wenn alles korrekt ist. So verschwindet das leere Blatt, Sie sparen Zeit und erhalten Punkte, wo Sie sie sonst gelassen hätten.
Genau so funktioniert TenderRender: eine KI-Plattform für das Gebotsmanagement, die aus Ihren vorherigen erfolgreichen Geboten lernt, in Ihrem Schreibstil schreibt und Ihren Text anhand der Zuschlagskriterien bewertet und überprüft, bevor Sie ihn einreichen. Die Plattform ist ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform und trainiert nicht anhand Ihrer Daten. Entwickelt für Teams, die selbst schreiben und durch Qualität überzeugen, von KMU ohne eigenen Ausschreibungsschalter bis hin zu Ausschreibungsteams in größeren Organisationen.
