Kurz gesagt
Zu jedem Angebot gehören Formulare: Eigenerklärungen, Referenzlisten, die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung), Formblätter aus dem VHB und weitere Eignungsnachweise. Immer dieselben Unternehmensdaten, immer an einer etwas anderen Stelle. Mit TenderRender können Sie Formblätter mit KI ausfüllen, ohne abzutippen. TenderRender erkennt die Antwortstellen auf dem Formular selbst und legt sie als farbige Felder über das Dokument. Grün heißt: Hier kann etwas hin, klicken und tippen. Lila heißt: Hier steht bereits eine Antwort, und ein Klick auf das Kreuz entfernt sie wieder. Die KI nutzt dieselben Felder, um Formulare automatisch zu füllen, mit verifizierten Daten aus Ihrer Bibliothek (Ihre früher ausgefüllten Formulare und Nachweise) und Ihrem Brain (Ihr Unternehmensprofil mit festen Unternehmensdaten).
Zwei Arten von Formularen, ein Problem
Vergabeformulare gibt es in zwei Varianten. Manchmal bekommen Sie ein sauberes PDF mit echten Formularfeldern. Ins blaue Feld klicken und tippen:
Die meisten Formulare sehen aber so aus. Dieselbe Art Formular, nur als flacher Druck. Kein Feld zum Anklicken, nur eine Tabelle mit Leerraum, in den die Antwort gehört:
Sie sehen auf einen Blick, wohin die Antwort gehört. Software sah das lange nicht. Die Folge kennt jeder, der Angebote verantwortet: bei jeder Ausschreibung dieselben zwanzig Angaben abtippen. Handelsregisternummer, IBAN, Versicherung, Umsatzzahlen, Referenzen. Fehleranfällige Arbeit, die nichts zur Qualität Ihres Angebots beiträgt. Word-Formulare mit einer Punktlinie hinter „Name und Funktion:" haben dasselbe Problem: Es gibt nichts anzuklicken.
Woher die Antworten kommen
Die KI schöpft aus zwei festen Orten in TenderRender. Das Brain ist das Gedächtnis Ihrer Organisation: verifizierte Unternehmensangaben wie Handelsregisternummer, IBAN, Versicherungen, Umsatzzahlen und Zertifizierungen. Die Bibliothek ist Ihr Dokumentenschrank: früher ausgefüllte Formblätter, Eigenerklärungen und Eignungsnachweise aus vorherigen Angeboten. Dort sucht die KI zuerst. Die Projektdokumente der Ausschreibung selbst liefern die ausschreibungsspezifischen Angaben, etwa Vergabenummern und den Namen der Vergabestelle.
So funktioniert es, Schritt für Schritt
Die Schritte unten zeigen ein flaches PDF, das Verfahren funktioniert aber bei allen drei Formen: PDFs mit Formularfeldern, flache PDFs ohne, und auch Word-Formulare. Word-Formulare füllen wir auf dieselbe Weise, in der Formatierung des Formulars selbst. Der Unterschied: Bei Word zeigen die lila Rahmen, was die KI ausgefüllt hat, und Sie bearbeiten den Text einfach im Dokument.
Schritt 1: Das Formular kommt an, wie es ist. Keine Vorverarbeitung, keine Vorlage, die wir vorab einrichten. Dies ist ein echtes Formular (Wirt-124, „Erklärungen zu Ausschlussgründen"), leer:
Schritt 2: Die Software zeichnet die Felder. Eine Messschicht liest das Formular so, wie Sie es tun: Wo steht ein Label, und wo ist der leere Raum, in den die Antwort gehört? Jede gefundene Stelle wird ein grünes Feld auf dem Dokument, eine Antwortstelle. Noch ist nichts ausgefüllt. Das Formular weiß jetzt nur, wo etwas hinkann:
Schritt 3: Die KI füllt, was sie belegen kann. Über dieselben Felder füllt die KI das Formular mit Daten aus Ihrem Brain und Ihrer Bibliothek. Gefüllte Stellen werden lila. Was die KI nicht mit einer Quelle belegen kann, bleibt grün und offen:
Schritt 4: Der Chat fragt, was noch offen ist, und Sie machen es fertig. Nach der Füllung listet der Chat auf, welche Stellen noch offen sind und warum. Ausfüllen geht auf zwei Wegen. Sie tippen die Antworten in den Chat, und sie landen an der richtigen Stelle im Formular. Oder Sie klicken auf ein grünes Feld und tippen den Wert direkt im Dokument: Enter, und der Text steht da, in der Schrift des Formulars. Fehler gemacht? Klicken Sie auf das lila Feld und ändern Sie den Wert, oder entfernen Sie ihn mit dem Kreuz. Das geht auch bei Werten, die die KI eingetragen hat. Jede Handlung wird eine neue Version, Sie können also immer zurück:
Die KI füllt, Sie prüfen
Für das automatische Füllen gilt eine harte Regel: nur Daten, die nachweislich aus Ihren Quellen stammen. Keine Quelle? Dann bleibt die Stelle leer und landet auf der Prüfliste, mit Begründung. Sie gehen die Liste durch, füllen die letzten Felder, und das Dokument ist bereit zur Abgabe.
Unterschrift und Paraphe bleiben immer leer. Ein bekannter Unterschriftsort und das heutige Datum können eingetragen werden; sie stehen auf der Prüfliste. Dass der Rest des Formulars unverändert bleibt, sichert eine feste Kontrolle: jede ausgefüllte Version wird mit dem Original verglichen und nur gespeichert, wenn die Seiten, der gedruckte Text und der Unterschriftsblock unverändert sind.
Ja/Nein-Erklärungen, wie die Ausschlussgründe in der EEE, füllt die KI bevorzugt aus einer früheren Erklärung genau derselben juristischen Person in einem datierten Quelldokument. Gibt es keine, kann sie eine vorläufige Antwort eintragen. Beides steht immer auf der Prüfliste, mit der Quelle, falls vorhanden. Sie bestätigen jede Antwort vor der Unterschrift.
Erneutes Ausfüllen ist jederzeit möglich, zum Beispiel nachdem Sie Ihre Bibliothek erweitert haben. Die KI nimmt dann das ausgefüllte Formular als Ausgangspunkt, verbessert, was besser belegt werden kann, und entfernt, was nicht mehr stimmt. Jede Runde wird eine neue Version, Sie können also immer zurück.
Was das für Ihre Arbeitswoche bedeutet
Das Abtippen tritt in den Hintergrund. Die KI füllt, was verifizierbar ist, Sie gehen die Prüfliste durch und füllen die letzten ausschreibungsspezifischen Felder. Was bleibt, ist die Arbeit, auf die es wirklich ankommt: der Inhalt Ihres Angebots. Wie Sie die Angebotstexte selbst mit KI erstellen, lesen Sie in Ausschreibung mit KI schreiben.
Der beste Start? Laden Sie Ihre früher ausgefüllten Formulare in Ihre Bibliothek und füllen Sie Ihr Brain. Je vollständiger diese beiden sind, desto mehr kann das System für Sie ausfüllen.
Häufige Fragen
Kann KI Formblätter für Ausschreibungen ausfüllen?
Ja, TenderRender füllt Vergabeformulare automatisch aus, auch flache PDFs ohne Formularfelder und Word-Formulare. Die Software erkennt die Antwortstellen auf dem Formular, und die KI trägt nur Angaben ein, die sie mit einer Quelle aus Ihrem Brain oder Ihrer Bibliothek belegen kann. Alles andere landet mit Begründung auf der Prüfliste.
Welche Formulare und Eignungsnachweise unterstützt TenderRender?
TenderRender arbeitet mit PDFs mit Formularfeldern, flachen PDFs ohne Felder und Word-Formularen. Dazu gehören typische Unterlagen wie Eigenerklärungen, Referenzlisten, die EEE und Formblätter aus dem VHB. Eine Vorlage müssen Sie vorab nicht einrichten, das Formular wird so verarbeitet, wie die Vergabestelle es liefert.
Woher nimmt die KI die Angaben für das Formular?
Aus zwei festen Quellen in TenderRender: dem Brain mit Ihren verifizierten Unternehmensangaben (zum Beispiel Handelsregisternummer, IBAN, Versicherungen und Umsatzzahlen) und der Bibliothek mit früher ausgefüllten Formularen und Nachweisen. Ausschreibungsspezifische Angaben wie die Vergabenummer stammen aus den Projektdokumenten.
Wer unterschreibt und datiert die Formulare?
Unterschrift und Paraphe bleiben immer bei Ihnen, die KI lässt diese Felder bewusst leer. Ort und Datum kann sie vorausfüllen; Sie prüfen sie auf der Prüfliste. Jede ausgefüllte Version wird mit dem Original verglichen und nur gespeichert, wenn Seiten, gedruckter Text und Unterschriftsblock unverändert sind. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Abgabe.
