Kurz gefasst
Zu jedem Angebot gehören Formulare: Eigenerklärungen, Referenzformulare, die EEE, Formblätter aus dem VHB. Immer dieselben Unternehmensdaten, immer an einer etwas anderen Stelle. TenderRender erkennt die Antwortstellen auf dem Formular selbst und legt sie als farbige Felder über das Dokument. Grün heißt: Hier kann etwas hin, klicken und tippen. Lila heißt: Hier steht bereits eine Antwort, und ein Klick auf das Kreuz entfernt sie wieder. Die KI nutzt dieselben Felder, um Formulare automatisch zu füllen, mit verifizierten Daten aus Ihrer Bibliothek (Ihre früher ausgefüllten Formulare und Nachweise) und Ihrem Brain (Ihr Unternehmensprofil mit festen Unternehmensdaten).
Wir haben das an über fünfzig echten Vergabeformularen aus den Niederlanden, Belgien und Deutschland getestet. In unserer eigenen Benchmark füllte das System 94% von allem aus, was sich aus den Quellen ausfüllen ließ. Bei Formularen, die es noch nie gesehen hatte, waren es 85 bis 97%. Die niederländische EEE wurde vollständig ausgefüllt, einschließlich der Erklärungen zu Ausschlussgründen.
Zwei Arten von Formularen, ein Problem
Vergabeformulare gibt es in zwei Varianten. Manchmal bekommen Sie ein sauberes PDF mit echten Formularfeldern. Ins blaue Feld klicken und tippen:
Die meisten Formulare sehen aber so aus. Dieselbe Art Formular, nur als flacher Druck. Kein Feld zum Anklicken, nur eine Tabelle mit Leerraum, in den die Antwort gehört:
Sie sehen auf einen Blick, wohin die Antwort gehört. Software sah das lange nicht. Die Folge kennt jede Angebotsverantwortliche: bei jeder Ausschreibung dieselben zwanzig Angaben abtippen. Handelsregisternummer, IBAN, Versicherung, Umsatzzahlen, Referenzen. Fehleranfällige Arbeit, die nichts über die Qualität Ihres Angebots aussagt. Word-Formulare mit einer Punktlinie hinter „Name und Funktion:" haben dasselbe Problem: Es gibt nichts anzuklicken.
Woher die Antworten kommen
Die KI schöpft aus zwei festen Orten in TenderRender. Das Brain ist das Gedächtnis Ihrer Organisation: verifizierte Unternehmensfakten wie Handelsregisternummer, IBAN, Versicherungen, Umsatzzahlen und Zertifizierungen. Die Bibliothek ist Ihr Dokumentenschrank: früher ausgefüllte Formulare, Erklärungen und Nachweise aus vorherigen Angeboten. Dort sucht die KI zuerst. Die Projektdokumente der Ausschreibung selbst liefern die ausschreibungsspezifischen Angaben, etwa Vergabenummern und den Namen der Vergabestelle.
So funktioniert es, Schritt für Schritt
Die Schritte unten zeigen ein flaches PDF, aber das funktioniert bei allen drei Formen: PDFs mit Formularfeldern, flache PDFs ohne, und auch Word-Formulare. Word-Formulare füllen wir auf dieselbe Weise, in der Formatierung des Formulars selbst. Der Unterschied: Bei Word zeigen die lila Rahmen, was die KI ausgefüllt hat, und Sie bearbeiten den Text einfach im Dokument.
Schritt 1: Das Formular kommt an, wie es ist. Keine Vorverarbeitung, keine Vorlage, die wir vorab einrichten. Dies ist ein echtes Formular (Wirt-124, „Erklärungen zu Ausschlussgründen"), leer:
Schritt 2: Die Software zeichnet die Felder. Eine Messschicht liest das Formular so, wie Sie es tun: Wo steht ein Label, und wo ist der leere Raum, in den die Antwort gehört? Jede gefundene Stelle wird ein grünes Feld auf dem Dokument, eine Antwortstelle. Noch ist nichts ausgefüllt. Das Formular weiß jetzt nur, wo etwas hinkann:
Schritt 3: Die KI füllt, was sie belegen kann. Über dieselben Felder füllt die KI das Formular mit Daten aus Ihrem Brain und Ihrer Bibliothek. Gefüllte Stellen werden lila. Was die KI nicht mit einer Quelle belegen kann, bleibt grün und offen:
Schritt 4: Der Chat fragt, was noch offen ist, und Sie machen es fertig. Nach der Füllung listet der Chat auf, welche Stellen noch offen sind und warum. Ausfüllen geht auf zwei Wegen. Sie tippen die Antworten in den Chat, und sie landen an der richtigen Stelle im Formular. Oder Sie klicken auf ein grünes Feld und tippen den Wert direkt im Dokument: Enter, und der Text steht da, in der Schrift des Formulars. Fehler gemacht? Klicken Sie auf das lila Feld und ändern Sie den Wert, oder entfernen Sie ihn mit dem Kreuz. Das geht auch, wenn die KI ihn geschrieben hat. Jede Handlung wird eine neue Version, Sie können also immer zurück:
Die KI füllt, Sie prüfen
Für das automatische Füllen gilt eine harte Regel: nur Daten, die nachweislich aus Ihren Quellen stammen. Keine Quelle? Dann bleibt die Stelle leer und landet auf der Prüfliste, mit Begründung. Sie gehen die Liste durch, füllen die letzten Felder, und das Dokument ist bereit zur Abgabe.
Unterschrift, Ort und Datum bleiben immer leer. Das ist keine Zusage, sondern eine Kontrolle: jede ausgefüllte Version wird mit dem Original verglichen und nur gespeichert, wenn die Seiten, der gedruckte Text und der Unterschriftsblock unverändert sind.
Ja/Nein-Erklärungen, wie die Ausschlussgründe in der EEE, füllt die KI nur, wenn sie eine frühere Erklärung von genau derselben juristischen Person in einem datierten Quelldokument findet. Ein solcher Vorschlag steht immer auf der Prüfliste mit dem Quelldokument und dem Datum. Sie bestätigen, ob das heute noch stimmt.
Erneutes Ausfüllen ist jederzeit möglich, zum Beispiel nachdem Sie Ihre Bibliothek erweitert haben. Die KI nimmt dann das ausgefüllte Formular als Ausgangspunkt, verbessert, was besser belegt werden kann, und entfernt, was nicht mehr stimmt. Jede Runde wird eine neue Version, Sie können also immer zurück.
Getestet auf über fünfzig verschiedenen Formularen
Funktioniert so etwas nur auf dem Formular, für das es gebaut wurde? Genau das war unsere Sorge. Also testeten wir auf über fünfzig Formularen insgesamt: erst eine Benchmark mit zehn zum Lernen, dann in vier Runden Formulare, die das System nie zuvor gesehen hatte. Der Benchmark enthielt zehn Typen. Eigenerklärungen mit und ohne Formularfelder, niederländische Erklärungen in Word, ein Referenzformular, die EEE. Die Regeln waren streng: keinerlei Anweisungen vorab, nur ein Unternehmensprofil und eine Bibliothek mit früher ausgefüllten Formularen. Genau das, was Sie als Kunde auch liefern.
Die ersten Runden schnitten mäßig ab, und jeder Fehler wurde eine Verbesserung. Umsatzzahlen, die pro Geschäftsjahr beschriftet gehören. Ältere Formulare, die frühere Geschäftsjahre zeigen und deshalb kein Widerspruch sind. Formulare, die Ihr Unternehmen gar nicht ausfüllen kann, etwa ein Pflege-Referenzformular für ein Bauunternehmen, und die deshalb leer bleiben müssen. Endstand: 94% von allem, was sich aus den verfügbaren Daten ausfüllen ließ, wurde korrekt ausgefüllt.
Danach der echte Test: Formulare, die das System nie zuvor gesehen hatte, aus sechs Bundesländern, den Niederlanden und Belgien. Darunter mehrere EEE mit 29 Seiten, ein französischsprachiges belgisches Angebotsformular und deutsche Formblätter voll von Erklärungen. Dieselbe Bibliothek, null Anweisungen. In der ersten blinden Runde erreichten wir 85 bis 90 Prozent; das belgische Formular bekam sogar die richtige IBAN und BIC. Die Erklärungen zu Ausschlussgründen blieben in dieser Runde noch zu oft leer, und das wurde die nächste Verbesserung. In den letzten zwei Runden lag die Abdeckung bei 97 Prozent, und die niederländische Standardvorlage der EEE wurde vollständig ausgefüllt. Was leerblieb, waren vor allem Daten, die schlicht nicht in den Quellen standen. Und genau so soll es sein.
Was das für Ihre Arbeitswoche bedeutet
Das Abtippen tritt in den Hintergrund. Die KI füllt, was verifizierbar ist, Sie gehen die Prüfliste durch und füllen die letzten ausschreibungsspezifischen Felder. Was bleibt, ist die Arbeit, auf die es wirklich ankommt: der Inhalt Ihres Angebots.
Der beste Start? Laden Sie Ihre früher ausgefüllten Formulare in Ihre Bibliothek und füllen Sie Ihr Brain. Je vollständiger diese beiden sind, desto mehr kann das System für Sie ausfüllen. Bei über fünfzig Formularen zeigte sich: Das ist der Unterschied zwischen einem leeren Formular und einem, das für Ihre abschließende Prüfung bereit ist.
