Hoe werken aanbestedingen in Japan?

Wet en inkopers

De Comptabiliteitswet (会計法, Kaikei-hō) en het kabinetsbesluit over begroting, controle en boekhouding (予算決算及び会計令) regelen de contracten van de nationale overheid: een openbare aanbesteding (一般競争入札) is de standaard, onderhandse varianten zijn uitzonderingen. Een apart kabinetsbesluit voegt strengere regels toe voor opdrachten onder de WTO-GPA, de EPA tussen Japan en de EU en andere handelsakkoorden. Prefecturen en gemeenten volgen de Wet op de lokale autonomie (地方自治法) en eigen regels, met een parallel kabinetsbesluit voor lokale GPA-opdrachten. Er is geen centrale inkooporganisatie: elk ministerie, elk agentschap en elke lokale overheid koopt zelf in. Japan past daarnaast vrijwillige maatregelen toe die verder gaan dan de GPA, zoals lagere drempels voor agentschappen en extra transparantie bij grote opdrachten.[1][2][3][16]

Waar aanbestedingen staan

Aanbestedingen van de centrale overheid onder de GPA moeten worden aangekondigd in de editie overheidsopdrachten van de Kanpō (官報), de staatscourant van de staatsdrukkerij. Ministeries publiceren ook op het Government Procurement Portal (調達ポータル, p-portal.go.jp), met het elektronische inschrijfsysteem en de aanvraag voor de uniforme kwalificatie. JETRO biedt een gratis Engelstalige database met samenvattingen van GPA- en EPA-aankondigingen van de centrale overheid, agentschappen, de 47 prefecturen en 20 aangewezen steden, maar kleinere aanbestedingen verschijnen vaak alleen in het Japans. Lokale overheden publiceren op hun eigen websites en e-aanbestedingssystemen; bouwwerken van het ministerie van Infrastructuur (MLIT) lopen via een eigen systeem. Elektronisch inschrijven vereist een digitaal certificaat dat het systeem accepteert.[3][6][11][14]

Procedures en drempels

De Comptabiliteitswet kent drie methoden. Een openbare aanbesteding (一般競争入札) is de norm; bij een aanbesteding op uitnodiging (指名競争入札) worden alleen geselecteerde gekwalificeerde leveranciers uitgenodigd; en een onderhandse gunning (随意契約) mag in genoemde gevallen, waaronder kleine aankopen (bij de centrale overheid bijvoorbeeld tot JPY 3 miljoen voor leveringen en JPY 4 miljoen voor werken). Standaard wint de laagste prijs binnen het vertrouwelijke plafondbedrag (予定価格), maar veel opdrachten gebruiken de gecombineerde beoordeling (総合評価落札方式), waarin prijs en technisch voorstel samen tellen. Boven de GPA-drempels gelden langere termijnen en vaste publicatieregels. De vrijwillige maatregelen voegen bij zeer grote opdrachten informatiebijeenkomsten en reacties op conceptspecificaties toe.[1][2][3][5]

Documenten en taal

Voor leveringen en diensten aan de centrale overheid heb je meestal de uniforme kwalificatie voor aanbestedingen (全省庁統一資格) nodig, die voor drie jaar wordt toegekend, nu voor de boekjaren 2025 tot en met 2027 (令和7・8・9年度). De kwalificatie deelt leveranciers in naar omvang en ervaring en bepaalt voor welke aanbestedingen je mag inschrijven. Je vraagt haar online aan via het portaal, met onder meer een uittreksel uit het handelsregister, jaarcijfers en een verklaring van betaalde belastingen. Voor bouwwerken bestaat een apart kwalificatiesysteem. De aanbestedingsstukken stellen verdere eisen, zoals specificaties, prijsformulieren en referenties. Je schrijft in het Japans in, met prijzen in yen; buitenlandse bedrijven hebben meestal Japanse vertalingen van bedrijfsdocumenten en vaak een vertegenwoordiger in Japan nodig.[9][10][11]

Termijnen, gunning en bezwaar

Bij GPA-aanbestedingen van de centrale overheid moet de aankondiging minstens 40 dagen voor de inschrijfdatum in de Kanpō staan; dat kan naar 10 dagen, bijvoorbeeld na een vooraankondiging of bij spoed, of met vijf dagen per elektronische voorziening. Voor andere openbare aanbestedingen is het minimum 10 dagen, of vijf dagen bij spoed. Het contract gaat meestal naar de laagste inschrijving binnen het plafondbedrag, of naar de hoogste score bij gecombineerde beoordeling. Denk je dat een opdracht de GPA of verwante regels schendt, dan kun je binnen 10 dagen nadat je de feiten kende een klacht indienen bij de klachtencommissie voor overheidsopdrachten (政府調達苦情検討委員会); die kan de aanbesteder vragen de contractsluiting uit te stellen. Lokale overheden hebben eigen klachtinstanties.[2][3][7][8]

Zo vergroot je je kans in Japan

Volgens de Comptabiliteitswet (会計法) gaan Japanse overheidsopdrachten van de centrale overheid normaal naar de laagste inschrijving binnen de vertrouwelijke plafondprijs (予定価格); een bod boven het plafond kan dus nooit winnen. De wet staat ook gunning toe aan het bod waarvan prijs en overige voorwaarden het voordeligst zijn, de basis van de gecombineerde beoordeling (総合評価落札方式): technische punten voor de beoordelingspunten in de aanbesteding worden gecombineerd met de prijs. Voor openbare werken eist de wet op de kwaliteitsborging van openbare werken contracten die in prijs en kwaliteit samen het best zijn. Bij aanbestedingen onder de GPA moet de koper inschrijvers een inschrijvingsdocument (入札説明書) geven; daarin staan de termijn en vorm voor schriftelijke vragen (質問書) en een eventuele informatiebijeenkomst (入札説明会), die verplicht kan zijn om te mogen inschrijven. Ken je koper via de open gunningsdata (落札実績情報) op het Government Procurement Portal, en via gunningsberichten in de Kanpō, die voor GPA-opdrachten binnen 72 dagen verschijnen. Beantwoord elk beoordelingspunt apart met concreet bewijs, in het Japans. Inschrijvingen sneuvelen zonder de juiste uniforme kwalificatie (全省庁統一資格), na de deadline, of bij een prijs zo laag dat de koper aan goede uitvoering twijfelt. Bij GPA-opdrachten mag je vragen waarom je bod niet is gekozen en wat de relatieve voordelen van de winnaar waren.[1][3][12][13][15]

1. Kijk of de aanbesteding op laagste prijs of op gecombineerde beoordeling gunt.
2. Controleer vooraf of je klasse van de uniforme kwalificatie deze aanbesteding dekt.
3. Stuur schriftelijke vragen over het 入札説明書 vóór de gestelde termijn.
4. Bestudeer eerdere gunningen van de koper in de p-portal-data en Kanpō.
5. Toets je bod per beoordelingspunt en onderbouw met concreet bewijs.
6. Vraag na een verloren inschrijving de koper om de redenen.

Vragenronde: vragen over het inschrijvingsdocument (入札説明書に対する質問, 質問書), plus de informatiebijeenkomst (入札説明会)

Tips voor inschrijvers

Vraag de uniforme kwalificatie ruim op tijd aan: aanvragen buiten de vaste ronde kan, maar de kwalificatie telt pas vanaf de dag van toekenning en kan dus te laat komen voor een specifieke aanbesteding. Gebruik de Engelstalige JETRO-database om GPA-kansen te vinden en lees daarna altijd het Japanse origineel, want daar staan de volledige voorwaarden, informatiebijeenkomsten en vragendeadlines. Controleer of deelname aan een informatiebijeenkomst (入札説明会) verplicht is. Reken op Japanstalige documenten en prijzen in yen, en overweeg een lokale partner of vertegenwoordiger voor inschrijving en contractbeheer. Lokale overheden hebben eigen registers en regels, dus registreer je apart bij elke prefectuur of stad waarvoor je wilt werken.[6][10][11]

Platforms in Japan

Dit land publiceert niet op TED, dus percentages zijn er niet. Dit zijn de platforms uit onze market map, eerst die van de overheid.

• Japan Government Procurement Portal & GEPS (調達ポータル・政府電子調達)

  Haal eerst de Unified Qualification (全省庁統一資格); e-bieden via GEPS vraagt gebruikersregistratie met elektronisch certificaat, kleine open-counter-offertes gaan via GBizID.

  Zo werkt het →Website

• Tokyo Electronic Local Government Joint Operation (東京電子自治体共同運営)

  Eén gezamenlijke kwalificatieaanvraag geldt voor de deelnemende Tokiose wijken en gemeenten; de kwalificatie geldt een jaar en acht maanden na je boekjaareinde.

  Zo werkt het →Website

• Tokyo Metropolitan e-Procurement System (東京都電子調達システム)

  Vraag online de inschrijfkwalificatie van Tokyo Metropolitan aan (werken of leveringen) met een geregistreerd elektronisch certificaat; daarmee bied je ook elektronisch.

  Zo werkt het →Website

Veelgestelde vragen

Bronnen

1. Accounts Act (会計法), e-Gov Law Search
2. Cabinet Order on Budget, Auditing and Accounting (予算決算及び会計令), art. 72, 74, 99
3. Cabinet Order on special procurement procedures for goods and specified services (国の物品等又は特定役務の調達手続の特例を定める政令), art. 5
4. MOFA: GPA thresholds and yen equivalents, 1 April 2026 to 31 March 2028
5. JETRO: overview of government procurement (政府公共調達概要)
6. JETRO: Japanese Government Procurement database (English)
7. Cabinet Office: Government Procurement Challenge System (CHANS)
8. Cabinet Office: complaint procedures for government procurement (政府調達に関する苦情の処理手続)
9. Ministry of Health, Labour and Welfare: unified qualification for competitive bidding (競争参加資格について)
10. Japan Patent Office: unified qualification FY2025-2027 (令和7・8・9年度)
11. Government Procurement Portal (調達ポータル)
12. Act on Promoting Quality Assurance in Public Works (公共工事の品質確保の促進に関する法律), art. 3
13. Government Procurement Portal (調達ポータル): award data (落札実績情報) and bid results
14. Kanpō (官報), National Printing Bureau
15. WTO Revised Agreement on Government Procurement, Article XVI
16. Local Autonomy Act (地方自治法), e-Gov Law Search

Gecontroleerd op 15 oktober 2026. Gemaakt door TenderRender uit officiële bronnen. Geen juridisch advies: controleer de aankondiging en de stukken van elke aanbesteding.

Als data:MarkdownJSONllms.txtCC BY 4.0

Vraag een AI:ChatGPTClaudePerplexityGoogle