Hoe Anne Marieke van der Meulen TenderRender gebruikt om tenders te verbeteren
Voor een tenderspecialist met 18 jaar ervaring bij grote organisaties zoals Capgemini en PwC, worden offertes gewonnen op de details. Anne Marieke van der Meulen, zelfstandig tenderstrateeg bij Beter Bid, specialiseerde zich in het doorgronden van de klantvraag en het perfectioneren van tenderteksten die daar precies op aansluiten.
"Als je heel gedetailleerd met een tekst bezig bent, bestaat het risico dat je de grote lijnen uit het oog verliest," legt Anne Marieke uit. "Je bent zo gefocust op het perfect krijgen van een alinea, dat je kunt missen hoe die alinea past binnen de rode draad van je verhaal." Voeg daar de tijdsdruk van een naderende deadline en versnipperde eisen en wensen in talloze bijlagen aan toe en zelfs de meest doorgewinterde professional verlangt naar een tweede paar ogen. Een onvermoeibare assistent die 24/7 meekijkt met de kritische blik van een beoordelingscommissie. Die assistent vond ze in TenderRender.
Van handmatige controle naar strategisch vertrouwen
Anne Marieke integreert de evaluatiefunctie in haar workflow op twee manieren. "Ik zet het in tijdens het schrijfproces, maar ook terugkijkend als een analysetool om van eerdere tenders te leren." Zo liet ze een complexe offerte van 60 pagina's in verschillende fases van het schrijfproces door de evaluatiefunctie van TenderRender reviewen. De eerste winst was direct voelbaar: overzicht. TenderRender gaf direct inzicht in de consistentie van de verhaallijn en gaf duidelijk aan waar verbeteringen mogelijk waren.
De evaluatiefunctie biedt ook overzicht wanneer een aanbesteding uit veel documenten bestaat. "TenderRender let heel goed op of je antwoord volledig en consistent is" zegt Anne Marieke. "Het feit dat hij alle aanbestedingsdocumenten meeneemt in zijn analyse is een onmisbare hulp bij aanbestedingen die uit veel documenten bestaan. Die verificatie kost handmatig veel meer tijd en is foutgevoeliger."
Meer dan tijdswinst: een sprong in kwaliteit
Maar wat is nu de grootste winst van zo'n digitale assistent? Bespaar je vooral tijd, of wordt de kwaliteit van de tender ook echt beter? Voor Anne Marieke is het antwoord helder. "Ik denk allebei" stelt ze. De ware winst zit niet in de tijd die ze bespaart, maar in de kwaliteit die ze kan toevoegen in de extra tijd die ze overhoudt. "De tijd die je wint, investeer je direct in het aanscherpen van het verhaal op basis van de feedback."
Een perfect voorbeeld diende zich aan bij een recente aanbesteding. Anne Marieke had een overtuigend verhaal geschreven, maar TenderRender legde de vinger op de zere plek. "In de concept offerte bleek een argument te staan dat niet volledig in lijn was met één van de >100 eisen uit het Programma van Eisen. Doordat TenderRender onze offerte zorgvuldig had vergeleken met alle eisen in de verschillende aanbestedingsdocumenten, kon ik onze aanbieding daarmee volledig consistent maken. Sterker nog, we hebben onze propositie verder versterkt door op sommige onderdelen meer aan te bieden dan de vereiste scope."
De ultieme validatie: klantfeedback versus AI-feedback
Maar hoe betrouwbaar is de feedback van een AI-assistent? Om dit te testen, nam Anne Marieke de proef op de som. Ze liet tenders die al waren afgerond en door de aanbestedende dienst waren beoordeeld, opnieuw analyseren. Ze vergeleek de scores en de inhoudelijke feedback van de aanbestedende dienst met de analyse van TenderRender. "De totaalscore op onze inschrijving van TenderRender kwam nagenoeg overeen met die van de klant."
Voor Anne Marieke is een AI-tool zoals TenderRender een versterking van haar expertise. Het is een slimme assistent die de grote lijnen en de volledigheid bewaakt, zodat zij kan doen waar ze het beste in is: een winnende offerte schrijven waarin de klant zich herkent.
