Met tien aanbestedingen per jaar heeft SMB Willems een rijke historie aan sterke inschrijvingen opgebouwd. Maar juist die historie maakte het proces tijdrovend. Goede teksten bestonden al, alleen zaten ze verspreid over eerdere aanbestedingen. Elke nieuwe inschrijving begon met het bijeenzoeken van bruikbare passages voordat het inhoudelijke werk kon beginnen.

"Eigenlijk liepen we er het meeste tegenaan dat we telkens opnieuw moesten beginnen," zegt Staverman. "Het verzamelen van goede teksten uit voorgaande aanbestedingen kostte veel tijd, en daarna ging je natuurlijk fine-tunen."

TenderRender veranderde die werkwijze. Het platform stelt op basis van eerder ingediende aanbestedingen een basistekst samen, waardoor het handmatig doorzoeken van oude documenten grotendeels vervalt. Het team begint nu met een eerste versie die al is opgebouwd uit eerder gebruikte passages en kan direct door naar waar het om draait: de inhoud aanscherpen voor de specifieke uitvraag.

"Je hebt de basis al staan, met goede teksten uit voorgaande aanbestedingen. En je kunt al eerder beginnen met fine-tunen," aldus Staverman. "Je hebt eigenlijk meer tijd om er iets moois van te maken."

Die verschuiving van verzamelen naar verfijnen heeft direct impact op de doorlooptijd. Staverman schat dat het schrijfwerk nu ongeveer de helft van de tijd kost ten opzichte van het oude proces. De besparing zit volledig in de voorbereidingsfase. Het fine-tunen zelf kost evenveel tijd als voorheen, maar het team komt er simpelweg eerder aan toe.

Gevraagd naar de functionaliteit met de meeste impact is Staverman duidelijk: "Gewoon het schrijven eigenlijk. De basis neerzetten. En van daaruit gaan we fine-tunen."

Omdat SMB Willems een uitgebreide historie aan eerdere inschrijvingen heeft, sluit de output ook aan bij hun eigen schrijfstijl. "Dat pakt hij goed over," zegt Staverman. "We hebben natuurlijk best wel veel historie staan. En ja, dat neemt hij mee." Het team hoeft de teksten niet substantieel aan te passen qua toon of woordkeuze.

Naast het schrijven gebruikt Staverman de reviewfunctie, die inschrijvingen analyseert en verbeterpunten aandraagt. De basiskwaliteit van het schrijfwerk is voor SMB Willems al goed genoeg. Waar de reviewfunctie waarde toevoegt, is in het aanscherpen van het eindresultaat. De suggesties raken punten die bij een eigen review mogelijk over het hoofd worden gezien.

"Ik vind die reviewfunctie wel erg goed," zegt Staverman. "Die maakt het verhaal sterker. Er komen goede vragen uit en goede verbeterpunten."

Gevraagd of hij TenderRender zou aanbevelen aan collega's hoeft Staverman niet lang na te denken. "Ja, zeker."