Hoe Edulance 60-70% tijd bespaart op aanbestedingen met TenderRender
Edulance koppelt onderwijsprofessionals aan scholen in het primair en voortgezet onderwijs. Het bedrijf verwerkt meer dan 1.000 vacatures per jaar via een netwerk van ruim 80 aangesloten schoolbesturen en 800 scholen. Founder en commercieel directeur Hidde Kollenburg doet dit jaar tussen de 8 en 12 Europese aanbestedingen. De uitdaging: eerdere inschrijvingen bevatten verouderde informatie, waardoor het team bij elke aanbesteding opnieuw moest beginnen in plaats van voort te bouwen op bestaand werk.
Van tijdrovend zoekwerk naar gestructureerd schrijven
Voor Edulance waren aanbestedingen tijdrovend. Gevraagd naar de grootste uitdaging vóór TenderRender is Hidde direct: "De tijdsinspanning, dat sowieso." Eerdere inschrijvingen bevatten vaak verouderde informatie, waardoor het lastig was om teksten te hergebruiken. In de praktijk betekende dat: documenten handmatig doorwerken, teksten vanaf nul opbouwen en bij elke aanbesteding opnieuw beginnen.
De aanbestedingen volgen het ritme van het onderwijsjaar. "We gaan altijd een beetje mee op het schema van onderwijsland," legt Hidde uit. "Je gaat nu alweer richting einde schooljaar. Dus we zijn druk bezig met de voorbereidingen voor september." In die piekperiodes telt elke uur.
60-70% tijdsbesparing per aanbesteding
Met TenderRender schat Hidde de tijdsbesparing op 60 tot 70 procent per aanbesteding. Over hoeveel tijd het hem scheelt is hij kort: "Veel." En naarmate de bibliotheek beter gevuld raakt, verwacht hij dat die besparing nog verder oploopt: "Ik denk dat als we straks echt up and running zijn dat het wel veel tijd gaat schelen."
De kwaliteit van inschrijvingen wordt beter
Naast snelheid merkt Hidde dat de inhoud van zijn inschrijvingen erop vooruit is gegaan: "Die wordt beter. Zeker."
De review-functionaliteit noemt hij als het onderdeel met de meeste impact. Hidde gebruikt die om teksten te beoordelen en gericht te verbeteren voordat hij ze inlevert: "Ik vind de review wel echt goed." Daarnaast ziet hij veel waarde in hoe TenderRender automatisch verwijzingen naar de gestelde eisen verwerkt: "Met verwijzingen naar eisen en de NVIs en die informatie steeds verwerken, dat is gewoon heel sterk."
Over de output in het algemeen is hij positief. TenderRender bouwt voort op eerder geschreven stukken, en dat werkt: "Als die vorige stukken gewoon hout snijden, dan pikt die dat op." Het resultaat kan hem overtuigen: "Ik ben tevreden over wat er uitkomt, moet ik zeggen."
Schrijven in eigen stijl
In het begin sloot de output niet direct aan op de huisstijl van Edulance. Hidde merkte dat hij veel moest aanpassen: "In het begin vond ik niet dat het aanvoelde als huisstijl." Maar na het instellen van de system prompt — waarin schrijfvoorkeuren en tone of voice worden vastgelegd — veranderde dat. Nu sluit de output wel aan: "Met die system prompt is dat wel goed, ja."
Een platform dat meegroeit
Hidde besteedt veel uren in TenderRender en deelt regelmatig feedback. Over de tool als geheel is hij positief: "Overal vind ik het echt een hele goede tool". Wat hem daarbij opvalt is de snelheid waarmee het platform doorontwikkelt: "Hoe snel jullie de dingen oppakken is ook heel fijn."
Recente updates omvatten onder meer een vernieuwde chatfunctionaliteit en de mogelijkheid om vanuit de chat direct de review te benaderen. Dat je straks kunt terugkoppelen op de review, noemt Hidde als een van de ontwikkelingen waar hij naar uitkijkt.
Hidde heeft TenderRender inmiddels uit eigen initiatief bij twee tot drie andere organisaties aanbevolen: "Ik heb het al aanbevolen bij twee of drie anderen."
