Welche Software füllt Formblätter und Eignungsnachweise aus? Vergleich [2026]

Kurz gefasst

Formblätter und Eignungsnachweise füllen mehrere Werkzeuge für deutsche Ausschreibungen aus: TenderRender, Leto, Tender Republic, aiconver, BidFix und Scelion beschreiben das auf ihren Websites, TenderPort für Antragsformulare. Sie unterscheiden sich vor allem darin, woher die Daten kommen (Wissensdatenbank, ERP und CRM oder frühere Angebote), welche Dateiformate sie bearbeiten und was mit Feldern passiert, für die es keinen Beleg gibt. Viele Einzelnachweise ersetzt außerdem die Präqualifikation: PQ-VOB für Bauleistungen und das amtliche Verzeichnis der IHKs (AVPQ) für Liefer- und Dienstleistungen. Das ist keine Software, spart aber Formblätter bei jeder Ausschreibung. Die Unterschrift und die rechtliche Verantwortung bleiben in jedem Fall bei Ihnen.

Dieser Vergleich wurde von TenderRender veröffentlicht; wir stellen selbst eines der besprochenen Werkzeuge her. Er stützt sich auf öffentlich verfügbare Informationen auf den Websites der Anbieter, geprüft am 15. Oktober 2026. Er ist kein unabhängiger Test und keine vollständige Marktübersicht.

Wie Sie Nachweise und Formblätter dauerhaft organisieren, beschreibt unser Ratgeber Eignungsnachweise und Präqualifikation verwalten. Hier geht es nur um die Frage, welches Werkzeug das Ausfüllen übernimmt.

Worauf Sie achten sollten

1. Dateiformate. Vergabestellen liefern Formblätter als Word, als PDF mit oder ohne Formularfelder und als Excel. Testen Sie alle drei.
2. Umgang mit Lücken. Ein Feld ohne Beleg sollte leer bleiben und markiert sein. Eine plausible, aber falsche Angabe in einer Eigenerklärung kann zum Ausschluss führen.
3. Datenquelle. Kommen die Angaben aus einer gepflegten Bibliothek, aus ERP und CRM oder aus alten Angeboten? Veraltete Umsätze oder abgelaufene Zertifikate landen sonst im neuen Angebot.
4. Unterschrift. Unterschriften, Paraphen und verbindliche Erklärungen gehören zu Ihnen. Prüfen Sie, ob das Werkzeug diese Felder frei lässt.
5. Nachprüfbarkeit. Sehen Sie für jede eingetragene Angabe, woher sie stammt?

Die Werkzeuge im Überblick

1. TenderRender: Word, PDF und Excel, Lücken bleiben leer

TenderRender füllt Word-, PDF- und Excel-Formulare aus, etwa die EEE und Referenzformulare, und zwar nur mit Fakten, die es in Ihrer Bibliothek belegen kann. Felder ohne Beleg bleiben leer, damit Sie sie prüfen. Bei Ausschlussgründen kann es eine vorläufige Antwort eintragen; diese steht auf einer Prüfliste, die Sie vor der Unterschrift bestätigen. TenderRender unterschreibt nie. Im eigenen Formular-Benchmark wurden bei zehn bekannten Formularen 94 % der Felder, die aus der Bibliothek ausfüllbar waren, korrekt ausgefüllt. Das ist eine eigene Messung, keine unabhängige Studie.

Am besten für: Teams, die Formblätter in allen drei Formaten ausfüllen und im selben Werkzeug auch Konzepte schreiben und prüfen wollen.

Zu beachten: Was nicht in Ihrer Bibliothek steht, bleibt leer. Je vollständiger Referenzen, Zertifikate und Unternehmensdaten gepflegt sind, desto mehr füllt das Werkzeug aus.

2. Leto: Formblätter mit Firmendaten, von der Suche aus

Leto findet laut Anbieter oberschwellige Ausschreibungen, liest die Vergabeunterlagen und füllt Formblätter mit Ihren Firmendaten aus. Sie prüfen das Ergebnis; abgegeben wird weiter über die Vergabeplattform.

Am besten für: Teams, die Suche und Formblätter für EU-weite Verfahren in einem schlanken Werkzeug wollen.

Zu beachten: Leto konzentriert sich nach eigenen Angaben auf Ausschreibungen ab den EU-Schwellenwerten.

3. Tender Republic: vorausgefüllte Formblätter aus der Wissensdatenbank

Tender Republic zeigt auf seiner Website Formblätter wie eine Eigenerklärung zur Eignung, vorausgefüllt aus der Wissensdatenbank. Der Anbieter nennt nach eigenen Angaben 82 % weniger Zeit für Formblätter und LV-Listen. Dazu kommen Suche, K.-o.-Check und ein Angebotsassistent.

Am besten für: Mittelständler, die Suche, Vorprüfung und Formblätter aus einer Hand möchten.

4. aiconver: Felder aus ERP, CRM und alten Angeboten

aiconver füllt laut Anbieter Vergabeunterlagen mit Daten aus ERP, CRM und historischen Angeboten aus und nennt dafür bis zu 80 % automatisch befüllte Felder. Auf der Website finden sich auch Inhalte zum Ausfüllen von Leistungsverzeichnissen.

Am besten für: Unternehmen, deren Stammdaten in ERP und CRM gut gepflegt sind.

5. BidFix: Einreichungsordner mit Formularen und Nachweisen

BidFix beschreibt Bid Agents, die Konzepte, Leistungsverzeichnisse, Formulare und Nachweise aus Ihrer Wissensdatenbank vorbereiten. Excel-Leistungsverzeichnisse und Formulare werden laut Anbieter mit Ihren Firmendaten gefüllt; Ihr Team prüft und gibt frei.

Am besten für: Teams, die den ganzen Einreichungsordner von Agenten vorbereiten lassen wollen.

6. Scelion: wiederkehrende Formulare vorausgefüllt

Scelion bündelt laut Anbieter Ausschreibungen, analysiert Anforderungen und strukturiert den Angebotsprozess. Wiederkehrende Formulare werden vorausgefüllt und Texte vorformuliert.

Am besten für: Teams, die einen strukturierten Angebotsprozess mit vorausgefüllten Standardformularen suchen.

7. TenderPort: Antragsformulare für Ausschreibungen und Fördermittel

TenderPort ist eine Plattform für Ausschreibungs- und Fördermittelsuche in DACH. Laut Anbieter beantwortet die KI Fragen in Antragsformularen und schreibt Anschreiben auf Basis Ihres Profils.

Am besten für: Unternehmen, die neben Ausschreibungen auch Förderanträge stellen.

8. Präqualifikation: PQ-VOB und AVPQ

Präqualifikation ist keine Software, sondern eine vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung Ihrer Eignungsnachweise. Für Bauleistungen führt der PQ-Verein das Verzeichnis PQ-VOB. Für Liefer- und Dienstleistungen führen die IHKs nach § 48 Abs. 8 VgV das amtliche Verzeichnis (AVPQ); der Eintrag begründet laut IHK eine Eignungsvermutung. Einzelne Werkzeuge greifen das auf: Oprade nennt zum Beispiel eine Präqualifikations-Prüfung (PQ-VOB).

Am besten für: Unternehmen, die regelmäßig bieten und dieselben Eignungsnachweise nicht jedes Mal neu vorlegen wollen.

Zu beachten: Auftragsspezifische Formblätter, Referenzen und Erklärungen fallen trotzdem an.

Vergleich auf einen Blick

So wählen Sie

Häufige Fragen

Welche Software füllt Formblätter für Ausschreibungen aus?

Laut den Websites der Anbieter füllen TenderRender, Leto, Tender Republic, aiconver, BidFix und Scelion Formblätter oder Formulare aus; TenderPort beantwortet Fragen in Antragsformularen. Sie unterscheiden sich bei Dateiformaten, Datenquelle und dem Umgang mit Feldern ohne Beleg.

Kann KI eine Eigenerklärung unterschreiben?

Nein, und das sollte sie auch nicht. TenderRender unterschreibt nie und lässt Unterschriften und Paraphen leer. Vorläufige Antworten bei Ausschlussgründen markiert es, damit Sie sie vor der Unterschrift bestätigen.

Ersetzt die Präqualifikation Formblätter?

Teilweise. Ein Eintrag im PQ-VOB oder im AVPQ ersetzt viele Einzelnachweise zur Eignung. Auftragsspezifische Formblätter, Referenzen und Erklärungen müssen Sie trotzdem einreichen.

Wie genau füllt KI Formblätter aus?

Das hängt stark davon ab, wie gut Ihre Daten gepflegt sind. Im eigenen Benchmark von TenderRender wurden bei zehn bekannten Formularen 94 % der aus der Bibliothek ausfüllbaren Felder korrekt ausgefüllt. Das ist eine eigene Messung, keine unabhängige Studie. Testen Sie jedes Werkzeug mit Ihren eigenen Formblättern.

Ist dieser Vergleich unabhängig?

Nein. TenderRender hat ihn veröffentlicht und stellt eines der Werkzeuge her. Er beruht auf den Angaben der Anbieter.

Quellen

• TenderRender: Schreiben und prüfen, Formular-Benchmark
• Leto: getleto.ai
• Tender Republic: tenderrepublic.de
• aiconver: aiconver.com
• BidFix: bidfix.ai/en/produkt
• Scelion: scelion.com
• TenderPort: tender-port.com
• Oprade: oprade.com
• PQ-Verein: pq-verein.de
• DIHK/IHK: Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen

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