Welke software vult het UEA en andere aanbestedingsformulieren in? [2026]

In het kort

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vul je in de vorm die de aanbestedende dienst kiest: in Nederland vaak een PDF die met de gratis UEA-tool van TenderNed is gemaakt of het UEA binnen TenderNed zelf, in België via de UEA-dienst van BOSA of tijdens de indiening op e-Procurement. Die officiële route is gratis, maar je typt je bedrijfsgegevens elke keer opnieuw. Software als TenderRender, Tender Shark, Brainial en Tendersight vult formulieren in vanuit je eigen bedrijfsgegevens en eerdere inschrijvingen; Leto, Tender Republic en BidFix doen dat vooral voor Duitse aanbestedingen. Belangrijk verschil: TenderRender laat leeg wat het niet kan onderbouwen, markeert voorlopige antwoorden op uitsluitingsgronden en tekent nooit. Online formulieren in TenderNed of de BOSA-dienst vul je altijd zelf in.

Deze vergelijking is gepubliceerd door TenderRender; wij maken zelf een van de besproken tools. Ze steunt op publiek beschikbare informatie op de websites van de aanbieders, gecontroleerd op 15 oktober 2026. Het is geen onafhankelijke test en geen volledig marktoverzicht.

Waar let je op bij formuliersoftware?

Een aanbestedingsformulier is een verklaring. Een fout antwoord op een uitsluitingsgrond is erger dan een leeg veld. Let daarom op vier dingen:

1. Welk formaat? Het UEA komt als PDF, Word, XML of online module. Daarnaast zijn er inschrijfformulieren, referentieformulieren, prijsbladen in Excel en, bij nationale procedures, vaak een eigen verklaring.
2. Waar komen de antwoorden vandaan? Uit een vast bedrijfsprofiel, uit eerdere inschrijvingen, of verzint de tool iets als het niet weet?
3. Wat gebeurt er met de ja/nee-verklaringen? Uitsluitingsgronden moeten kloppen op de dag van indienen.
4. Wie tekent? Ondertekenen hoort bij jou, niet bij de software.

De tools op een rij

1. TenderRender: Word, PDF en Excel invullen met bron

TenderRender vult Word-, PDF- en Excel-formulieren in, zoals het UEA en referentieformulieren, vanuit je Bibliotheek en je Brein. Gegevens die het niet kan verifiëren, blijven leeg. Voorlopige antwoorden op uitsluitingsgronden in het UEA worden gemarkeerd zodat jij ze bevestigt. Handtekeningen zet TenderRender nooit. In een eigen meting op tien bekende formulieren was 94% van de invulbare velden correct (methode); dat is onze eigen meting, geen onafhankelijke test.

Beste voor: teams in Nederland en België die het UEA en andere formulieren als bestand bij de aanbesteding krijgen.

Let op: een online UEA in TenderNed of de BOSA-dienst vult TenderRender niet voor je in. Daar typ je zelf, met je gegevens wel op één plek bij elkaar.

2. De officiële route in Nederland: TenderNed

De UEA-tool van TenderNed is een gratis online tool van de Rijksoverheid. De aanbestedende dienst maakt er een PDF mee die bij de aanbestedingsstukken komt; jij vult die PDF aan, ondertekent als dat gevraagd wordt en voegt hem toe aan je inschrijving. Bij digitale aanbestedingen kan de dienst het UEA ook in TenderNed zelf opnemen. Welke vorm geldt, bepaalt de aanbestedende dienst.

Beste voor: iedereen. Het is de route die de aanbestedende dienst voorschrijft.

Let op: je vult elk UEA opnieuw in. Bij nationale procedures vraagt de dienst vaak een eigen verklaring in plaats van het UEA.

3. De officiële route in België: BOSA en e-Procurement

BOSA biedt een UEA-dienst aan waarin je de UEA-aanvraag van de aanbestedende overheid opent en je antwoord opstelt. Bij sommige opdrachten vul je het UEA in tijdens de indiening zelf. BOSA raadt aan je antwoord in XML te bewaren, zodat je het bij een volgende opdracht kunt hergebruiken. Onder de Europese drempels geldt in de regel een impliciete verklaring op erewoord. Meer in het UEA invullen voor een Belgische overheidsopdracht.

Beste voor: Belgische overheidsopdrachten vanaf de Europese drempels.

4. Tender Shark: formulieren vanuit je bedrijfsprofiel

Tender Shark is een Nederlands platform met een aanbestedingsdatabank, AI-matching en een schrijfmodule. Volgens de eigen website vult het aanbestedingsformulieren automatisch in op basis van je bedrijfsprofiel en controleert het je pakket op ontbrekende of verlopen stukken.

Beste voor: Nederlandse bedrijven die zoeken, schrijven en formulieren in één abonnement willen.

5. Brainial: vragenlijsten met voorgestelde antwoorden

Brainial importeert vragenlijsten en formulieren in Excel, Word of PDF. Volgens de eigen website koppelt het de vragen aan eerdere antwoorden en bedrijfsgegevens, en stelt het conceptantwoorden met bronverwijzing voor, die je daarna controleert.

Beste voor: teams met veel vragenlijsten en security-vragenlijsten, ook buiten aanbestedingen.

Let op: het UEA noemt Brainial op die pagina niet apart.

6. Tendersight: formulieren ter goedkeuring

Tendersight is een AI-agent voor aanbestedingen in de 27 EU-landen. Het leest het aanbestedingsdossier en stelt antwoorden en formulieren op die het team goedkeurt. Volgens de eigen website vul je ook een sjabloon in Word in en bekijk je elke wijziging in hetzelfde bestand.

Beste voor: teams die in meerdere EU-landen inschrijven.

7. Leto: Formblätter voor Duitse aanbestedingen

Leto zoekt Duitse aanbestedingen boven de Europese drempel en vult Formblätter met je bedrijfsgegevens in. Jij controleert; indienen gaat volgens Leto nog altijd via het aanbestedingsplatform.

Beste voor: Duitse ingenieursbureaus, architecten en bouwbedrijven.

8. Tender Republic en BidFix: Duitse alternatieven

Tender Republic vult formulieren en delen van de inschrijving vooraf in. Volgens de eigen website verzint de tool niets als een gegeven onzeker is, maar markeert het die plek en vraagt het bij jou na. BidFix ondersteunt bij het opstellen van inschrijvingsdocumenten; een klant beschrijft op de site hoe hij een Excel-vragenlijst uploadt en de voorstellen controleert.

Beste voor: bedrijven die vooral in Duitsland en Oostenrijk inschrijven.

Vergelijking

"Niet vermeld" betekent dat we het niet vonden in de publieke productinformatie. Vraag het na bij de aanbieder.

Zo kies je

Veelgestelde vragen

Welke software vult het UEA in?

De officiële route is gratis: TenderNed in Nederland, de UEA-dienst van BOSA en e-Procurement in België. Daar typ je zelf. Software zoals TenderRender, Tender Shark en Tendersight vult formulieren in vanuit je eigen gegevens. TenderRender doet dat voor het UEA als het als PDF- of Word-formulier bij de aanbesteding zit.

Mag software de uitsluitingsgronden voor mij invullen?

Een voorstel mag, een verklaring niet. Jij verklaart dat je niet onder een uitsluitingsgrond valt. TenderRender markeert voorlopige antwoorden op uitsluitingsgronden, zodat jij ze bevestigt.

Tekent TenderRender het formulier ook?

Nee. Handtekening, plaats en datum blijven leeg. Ondertekenen en indienen doe je zelf, zoals de aanbestedende dienst voorschrijft.

Wat is het verschil tussen het UEA en de eigen verklaring?

Het UEA is het Europese standaardformulier. Bij nationale procedures in Nederland vraagt de aanbestedende dienst vaak een eigen verklaring in plaats daarvan. Welke je nodig hebt, staat in de aanbestedingsstukken.

Hoe betrouwbaar is automatisch invullen?

Dat verschilt per tool en formulier. TenderRender mat zelf 94% correct ingevulde velden op tien bekende formulieren. Controleer altijd elk veld voordat je indient.

Bronnen

• TenderNed: UEA-tool
• BOSA: Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
• Tender Shark
• Brainial: Questionnaires
• Tendersight
• Leto
• Tender Republic
• BidFix
• TenderRender: formulierbenchmark

Verder lezen

• Het UEA invullen voor een Belgische overheidsopdracht
• Zo vult TenderRender je formulieren in
• Checklist: welke documenten moet je indienen bij een aanbesteding?
• Aanbestedingsformulieren en Nota's van Inlichtingen sneller invullen met AI

Wil je je volgende UEA niet meer overtypen? Bekijk hoe TenderRender formulieren invult