In het kort
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een eigen verklaring waarmee je als onderneming voorlopig aantoont dat je niet onder een uitsluitingsgrond valt en dat je aan de selectiecriteria voldoet. In België dien je het in bij overheidsopdrachten vanaf de Europese drempels; onder die drempels geldt in de regel een impliciete verklaring op erewoord. Je vult deel II tot en met VI in, op basis van de UEA-aanvraag van de aanbestedende overheid. TenderRender vult het UEA in als het als PDF- of Word-formulier bij de opdracht zit, met geverifieerde bedrijfsgegevens, en laat open wat het niet met een bron kan onderbouwen.
Wat is het UEA precies?
Volgens BOSA is het UEA "een eigen verklaring van geschiktheid, financiële draagkracht en bekwaamheden". Het vervangt in eerste instantie de attesten en certificaten die je anders bij je offerte zou moeten voegen. Pas als de aanbestedende overheid erom vraagt, lever je de bewijsstukken zelf aan. In België raadpleegt de overheid veel daarvan rechtstreeks in databanken, bijvoorbeeld via Telemarc.
Het UEA bestaat in alle EU-talen en ziet er in elke lidstaat hetzelfde uit. Wie al in Nederland of Frankrijk inschreef, herkent dus de structuur.
De wettelijke basis vind je in artikel 73 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en in de artikelen 38 en 39 van het koninklijk besluit plaatsing van 18 april 2017.
Wanneer moet je het UEA invullen?
| Situatie | Wat geldt |
|---|---|
| Opdracht vanaf de Europese drempels | UEA indienen bij je offerte of aanvraag tot deelneming |
| Opdracht onder de Europese drempels | In de regel een impliciete verklaring op erewoord, geen UEA |
| Je doet een beroep op de draagkracht van een derde | Ook een UEA voor die derde, en deel II.C invullen |
| Je schrijft in als combinatie | Elk lid van de combinatie levert een eigen UEA |
Bij de impliciete verklaring op erewoord geldt het indienen van je offerte zelf als verklaring dat je niet onder een uitsluitingsgrond valt. Het draaiboek van de Vlaamse overheid stelt dat de aanbesteder onder de drempels dan geen UEA mag opvragen. Het bestek van de opdracht blijft altijd je eerste referentie: daar staat wat de aanbestedende overheid concreet verwacht.
Wat staat er in elk deel van het UEA?
| Deel | Inhoud | Wie vult in |
|---|---|---|
| I | Gegevens over de procedure en de aanbestedende overheid | De aanbestedende overheid |
| II | Gegevens over je onderneming (A), je vertegenwoordigers (B), beroep op derden (C), onderaannemers (D) | Jij |
| III | Uitsluitingsgronden: strafrechtelijke veroordelingen, belastingen en sociale zekerheid, insolventie, belangenconflicten, beroepsfouten, louter nationale gronden | Jij |
| IV | Selectiecriteria: geschiktheid, economische en financiële draagkracht, technische en beroepsbekwaamheid, kwaliteitsborging | Jij, voor zover gevraagd |
| V | Beperking van het aantal gekwalificeerde kandidaten (bij procedures in twee fasen) | Jij, als het van toepassing is |
| VI | Slotverklaringen | Jij |
Hoe vul je het UEA stap voor stap in?
Stap 1: haal de UEA-aanvraag op. De aanbestedende overheid stelt een UEA-aanvraag op waarin staat welke uitsluitingsgronden en selectiecriteria gelden. Die vind je bij de opdrachtdocumenten, vaak als XML-bestand, soms als PDF of Word.
Stap 2: kies hoe je invult. BOSA biedt een UEA-dienst aan waarin je de aanvraag opent en je UEA-antwoord opstelt. Bij sommige opdrachten vul je het UEA in tijdens de indiening zelf. Volgens BOSA bewaar je je antwoord best in XML: dan kun je het bij een volgende opdracht hergebruiken in plaats van alles opnieuw te typen.
Stap 3: vul deel II in. Ondernemingsnummer, adres, contactpersoon, vertegenwoordigers. Doe je een beroep op de draagkracht van een andere onderneming, vink dat aan in II.C en zorg voor een apart UEA van die derde. Onderaannemers op wiens draagkracht je geen beroep doet, vermeld je in II.D.
Stap 4: beantwoord deel III. Dit zijn ja/nee-vragen over de uitsluitingsgronden. Ze lijken routine, maar je verklaart hier iets over je hele rechtspersoon. Controleer bij elke opdracht of je antwoorden vandaag nog kloppen.
Stap 5: vul deel IV in zoals gevraagd. Soms volstaat een globale ja op alle selectiecriteria, soms vraagt de overheid omzetcijfers, referenties of certificaten. Neem de cijfers over uit dezelfde bron als je overige offertedocumenten, zodat alles consistent is.
Stap 6: sluit af met deel VI. In België wordt de offerte met haar bijlagen, ook het UEA, in de regel ondertekend via het indieningsrapport op het e-Procurement-platform. Lees in het bestek na wat voor jouw opdracht geldt.
Welke fouten zie je het vaakst?
- Geen UEA voor de derde. Doe je een beroep op de draagkracht van een andere onderneming, dan hoort er ook voor die derde een UEA bij. Volgens een advies van de Commissie voor de overheidsopdrachten op de website van BOSA kan een ontbrekend UEA van de derde leiden tot niet-selectie of een onregelmatige offerte.
- Oude antwoorden overgenomen. Een UEA van vorig jaar kopiëren is handig, tot een gegeven intussen gewijzigd is.
- Cijfers die niet overeenkomen. De omzet in deel IV wijkt af van wat in je referentielijst staat.
- Eén UEA voor een hele combinatie. Elk lid van de combinatie levert zijn eigen UEA.
Hoe maakt AI het UEA sneller?
Het meeste werk in het UEA is overtypen: dezelfde bedrijfsgegevens, opdracht na opdracht. Daar helpt TenderRender:
- Het formulier komt binnen zoals het is. Zit het UEA als PDF of Word bij de opdracht, dan herkent TenderRender de invulplekken, ook op een platte PDF zonder invulvelden.
- De AI vult wat het kan bewijzen. Ondernemingsgegevens, vertegenwoordigers, omzet en certificaten komen uit je brein (je vaste bedrijfsgegevens) en je bibliotheek (eerder ingevulde formulieren en bewijsstukken).
- Ja/nee-verklaringen alleen met bron. De uitsluitingsgronden vult de AI alleen voor als het een eerdere verklaring van precies dezelfde rechtspersoon vindt in een gedateerd brondocument. Dat voorstel staat altijd op de controlelijst, met bron en datum, zodat jij bevestigt of het nog klopt.
- Handtekening, plaats en datum blijven leeg. Elke ingevulde versie wordt vergeleken met het origineel.
- Wat open blijft, staat op een lijst. Jij vult de laatste velden aan in het document of via de chat.
Vul je het UEA online in via de UEA-dienst of tijdens de indiening, dan typ je daar zelf. De gegevens in je brein heb je dan wel op één plek bij elkaar. Hoe het invullen van formulieren in TenderRender werkt, zie je in Zo vult TenderRender je formulieren in.
Checklist UEA
- Nagekeken of de opdracht boven of onder de Europese drempels valt
- UEA-aanvraag van de aanbestedende overheid opgehaald
- Deel II ingevuld, inclusief II.C en II.D als dat van toepassing is
- Apart UEA voor elke derde en elk lid van de combinatie
- Deel III vandaag opnieuw gecontroleerd
- Deel IV consistent met je referenties en financiële gegevens
- Ondertekening geregeld zoals het bestek voorschrijft
- UEA-antwoord in XML bewaard voor hergebruik
Veelgestelde vragen
Is het UEA verplicht bij elke Belgische overheidsopdracht?
Nee. Het UEA geldt bij opdrachten vanaf de Europese drempels. Onder die drempels geldt in de regel een impliciete verklaring op erewoord. Het bestek vermeldt wat voor jouw opdracht geldt.
Moet ik bewijsstukken bij het UEA voegen?
Niet standaard. Het UEA is een voorlopig bewijs. De aanbestedende overheid kan de stukken later opvragen of raadplegen in databanken.
Kan ik een eerder UEA hergebruiken?
Ja, als je het in XML hebt bewaard, maar controleer elk antwoord opnieuw. In TenderRender dienen eerder ingevulde formulieren als bron, en antwoorden op uitsluitingsgronden komen altijd op de controlelijst.
Vult TenderRender het UEA volledig automatisch in?
TenderRender vult in wat met een bron te onderbouwen is en laat de rest open, met de reden erbij. Jij controleert, vult aan en ondertekent.
Wie helpt bij technische vragen over de UEA-dienst?
De helpdesk e-Procurement van BOSA. Daar vind je ook de handleiding UEA voor ondernemingen.
Bronnen
- BOSA: Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
- Vlaanderen.be: onderzoek aanvraag tot deelneming
- BOSA: advies over het UEA voor een derde
Verder lezen
- Zo vult TenderRender je formulieren in
- Meer overheidsopdrachten winnen in België met AI
- Offerte voor een overheidsopdracht schrijven met AI: gids voor België
Wil je je volgende UEA niet meer overtypen? Bekijk TenderRender
