Kurz gesagt
Sie haben die Ausschreibung verloren, und das Informationsschreiben nach § 134 GWB teilt Ihnen nur mit, dass Ihr Angebot nicht das wirtschaftlichste war. Was Sie eigentlich wissen möchten, steht dort selten: Bei welchem Kriterium Sie Punkte verloren haben, warum der Wettbewerber besser bewertet wurde und was Sie beim nächsten Mal anders machen sollten. Die Vorabinformation ist ein rechtlich vorgeschriebenes Schreiben, kein Feedbackbericht.
Die wichtigste Erkenntnis: Verbessern können Sie Ihr Angebot nur vor der nächsten Abgabe. Lesen Sie das Schreiben nüchtern, erkennen Sie Muster über mehrere Vergaben hinweg und prüfen Sie Ihren nächsten Entwurf vor der Einreichung.
Im vergangenen Jahr haben wir mit mehr als 300 Bid-Managern und Vergabeprofis gesprochen. Die Zitate in diesem Artikel stammen aus diesen Gesprächen und sind anonymisiert.
Ausschreibung verloren, aber warum genau?
In einem Angebot stecken oft Wochen Arbeit. Dann kommt das Schreiben: Ihr Angebot wird nicht berücksichtigt, der Zuschlag geht an einen anderen Bieter. Die Begründung ist meist zu knapp, um direkt daraus zu lernen. Sie sehen vielleicht eine niedrigere Wertung, aber nicht den fehlenden Nachweis oder die unklare Formulierung dahinter.
Das frustriert besonders, wenn Sie von Ihrem Konzept überzeugt waren. Ein Angebotsmanager im technischen Großhandel sagt: „Wir haben den Auftrag nicht bekommen, obwohl ich überzeugt bin, dass wir ihn hätten bekommen können.“
Hinzu kommt der Zeitpunkt. Die Rückmeldung kommt, wenn das Angebot längst abgegeben ist. Ändern können Sie nur noch das nächste.
Was steht im Informationsschreiben nach § 134 GWB?
Oberhalb der EU-Schwellenwerte muss der öffentliche Auftraggeber alle unterlegenen Bieter vor dem Zuschlag informieren. Diese Vorabinformation startet die Wartefrist von 15 Kalendertagen, bei elektronischer Übermittlung von 10 Kalendertagen. Erst danach darf der Vertrag geschlossen werden. In dieser Zeit können Sie einen Vergabeverstoß rügen und ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstoßen.
Das Schreiben enthält in der Regel:
- den Namen des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll;
- die Gründe, warum Ihr Angebot nicht berücksichtigt wird;
- den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses;
- je nach Vergabestelle Ihre Wertung pro Zuschlagskriterium und die Rangfolge.
In der Regel enthält es nicht:
- das Angebot des Gewinners;
- eine Analyse Ihrer Antworten Satz für Satz;
- konkrete Formulierungen, die mehr Punkte gebracht hätten;
- Empfehlungen für die nächste Ausschreibung.
Das Schreiben soll die Entscheidung nachvollziehbar und überprüfbar machen. Es soll Sie nicht coachen. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gibt es je nach Bundesland und Vergabeordnung oft keine oder eine kürzere Vorabinformation.
Warum dieselbe Antwort unterschiedlich bewertet wird
Viele Teams kennen das: Eine fast identische Antwort erhält in einer Ausschreibung eine starke Wertung und in der nächsten eine schwache. Der Geschäftsführer einer Druckerei beschreibt es so: „Der eine Bewerter findet das gut, der andere nicht. Bei der einen Ausschreibung punktet man stark, bei der anderen mit denselben Inhalten weniger.“
Das ist nicht immer Willkür. Es ändern sich:
- das Bewertungsgremium;
- die genaue Formulierung der Frage und der Wertungskriterien;
- die Stärke der Wettbewerber;
- die Gewichtung der Zuschlagskriterien;
- das, was Sie stillschweigend vorausgesetzt statt ausdrücklich geschrieben haben.
Auf das Gremium haben Sie keinen Einfluss. Wie konkret und belegbar Ihre Antwort ist, bestimmen dagegen Sie.
Wie Sie die Rückmeldung trotzdem nutzen
Ein einzelnes Informationsschreiben ist oft zu dünn. Mehrere nebeneinander zeigen Muster.
- Sammeln Sie Ihre letzten Absagen. Legen Sie die Schreiben und Wertungen zentral ab.
- Vergleichen Sie die Wertung pro Kriterium. Wo verlieren Sie regelmäßig Punkte?
- Fragen Sie gezielt nach. Oberhalb der Schwellenwerte können Sie nach § 62 Abs. 2 VgV in Textform die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots erfragen. Viele Vergabestellen sind auch zu einem kurzen Aufklärungsgespräch bereit.
- Übertragen Sie die Erkenntnis in Ihre Angebotsbibliothek. Kennzeichnen Sie schwache Antworten und ergänzen Sie fehlende Nachweise.
- Prüfen Sie den nächsten Entwurf vor der Abgabe. Gezielt auf die Schwächen, die sich wiederholen.
So fließt die Lehre aus dem verlorenen Angebot direkt in den nächsten Entwurf.
Vor der Abgabe prüfen, nicht nach der Absage
Das Informationsschreiben kommt zu spät. Der einzige Zeitpunkt, an dem Feedback noch Punkte bringt, liegt vor der Abgabefrist.
Eine KI-Prüfung hilft, wenn sie sich an den Zuschlagskriterien orientiert, Schwächen nach Gewicht sortiert und Quellen nennt. Ihr Urteil bleibt dabei maßgeblich. Die KI macht Risiken früh genug sichtbar, damit Sie sie noch beheben können.
Checkliste nach einer verlorenen Ausschreibung
- Informationsschreiben als rechtliches Dokument lesen.
- Wertung pro Zuschlagskriterium erfassen.
- Innerhalb der Wartefrist gezielt nachfragen.
- Mehrere Absagen miteinander vergleichen.
- Muster in die Angebotsbibliothek übernehmen.
- Stillschweigende Annahmen im nächsten Angebot ausdrücklich formulieren.
- Nächsten Entwurf vor der Abgabe prüfen.
Wie TenderRender hilft
TenderRender holt den Feedbackmoment nach vorne. Die Plattform prüft Ihren Entwurf anhand der Zuschlagskriterien, bevor Sie abgeben. Sie sehen fehlende Anforderungen, schwache Nachweise und mögliche Punktverluste.
TenderRender lernt außerdem aus Ihren früheren Angeboten und deren Feedback, damit Erkenntnisse aus verlorenen Ausschreibungen in den nächsten Entwurf einfließen.
Häufige Fragen
Warum habe ich die Ausschreibung verloren?
Meist liegt es an einer niedrigeren Wertung bei einem oder mehreren Zuschlagskriterien oder an einem höheren Preis. Die genauen Gründe stehen nur grob im Informationsschreiben nach § 134 GWB, deshalb lohnt es sich, gezielt nachzufragen.
Warum ist das Informationsschreiben so knapp?
Das Schreiben ist eine gesetzlich vorgeschriebene Vorabinformation, die den Zuschlag begründet und die Wartefrist startet. Ein Coaching-Bericht für Bieter ist es nicht.
Kann ich das Angebot des Gewinners einsehen?
Das Angebot des Gewinners bleibt in der Regel vertraulich, weil es Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthält. Oberhalb der Schwellenwerte können Sie aber die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots erfragen.
Kann KI vorhersagen, ob ich den Zuschlag bekomme?
KI zeigt Ihnen vor der Abgabe, wo Ihr Angebot gemessen an den Zuschlagskriterien voraussichtlich Punkte verliert. Über den Zuschlag entscheidet am Ende die Wertung der Vergabestelle im Vergleich zu den Wettbewerbern.
