Wie A.R.O. Services mit TenderRender schneller auf Reinigungs-Ausschreibungen schreibt
A.R.O. Services GmbH ist ein Reinigungs- und Gebäudedienstleister aus Mannheim. Das Team schreibt jede Woche auf mehrere Ausschreibungen, häufig für Gebäudereinigung und Gebäudeservices. Pro Jahr geht es um etwa hundert Angebote. Bei diesem Volumen zählen nicht nur die Qualität jedes Konzepts, sondern auch ein wiederholbarer Ablauf.
Für A.R.O. Services lagen die größten Zeitfresser in zwei Schritten: zuerst die Vergabedokumente analysieren und prüfen, ob ein Projekt interessant ist, danach ein spezifisches Konzept schreiben, das zu den Objekten, Anforderungen und Zuschlagskriterien passt. TenderRender wird heute vor allem eingesetzt, um genau diese beiden Schritte zu beschleunigen.
Viele Ausschreibungen, viel Wiederholung und jedes Mal ein spezifisches Konzept
A.R.O. Services bearbeitet im Schnitt drei Ausschreibungen pro Woche. Der erste Schritt ist fast immer gleich: Dokumente herunterladen, hochladen, analysieren und beurteilen, ob das Projekt passt. Danach folgt das Konzept. Das lässt sich nicht einfach aus einer alten Ausschreibung kopieren, weil jedes Vergabeverfahren andere Objekte, Anforderungen und Schwerpunkte hat.
"Früher hat ein Konzept mindestens zwei Stunden gekostet," sagt Jihat Akca. "Man musste spezifisch schreiben: Hier haben wir so und so viele Objekte und hier müssen wir auf Folgendes achten." Gerade in der Gebäudereinigung werden Konzepte wichtiger. Wo früher oft nur der Preis dominiert hat, sieht A.R.O. Services immer häufiger mehr Gewicht auf Qualität und Konzept.
Auch Formulare kosten immer wieder Zeit. Eigenerklärungen, Firmendaten, Umsätze, Umsatzsteuer-ID, Handelsregisterdaten und Standard-Häkchen tauchen bei vielen Ausschreibungen erneut auf. Pro Angebot sind das schnell 15 bis 20 Minuten, obwohl die Inhalte fast immer gleich bleiben.
Eine halbe Stunde schneller sehen, was relevant ist
TenderRender hilft A.R.O. Services, Vergabedokumente schneller zu durchdringen. Statt alle Unterlagen manuell zu durchsuchen, nutzt das Team die Analysefunktion, um relevante Anforderungen, Punkte und Kriterien schneller herauszuholen.
Die Ersparnis bei der Analyse schätzt Jihat Akca auf ungefähr eine halbe Stunde pro Ausschreibung. "Bei der Analyse spare ich ungefähr immer eine halbe Stunde pro Ausschreibung," sagt er. So kann das Team schneller entscheiden, ob ein Projekt interessant ist und welche Informationen im Konzept unbedingt zurückkommen müssen.
Von zwei Stunden Schreibarbeit zu schnellerem Nachbearbeiten
Der größte Gewinn liegt in der Konzepterstellung. TenderRender macht es einfacher, Abschnitt für Abschnitt Text aufzubauen, mit Blick auf die Zuschlagskriterien und die konkrete Situation der Ausschreibung. Jihat Akca nutzt die Ausgabe als Grundlage, die er anschließend liest, ergänzt und bearbeitet.
Dieser Ablauf spart direkt Zeit. "Beim Konzeptschreiben spart es mir fast anderthalb Stunden," sagt Jihat Akca. Über die gesamte Arbeit an einem Vergabeverfahren schätzt er die Ersparnis auf 45 bis 50 Prozent.
Die Qualität bleibt dabei im Mittelpunkt. A.R.O. Services nutzt die freie Zeit, um Inhalte besser zu prüfen und spezifischer zu machen. Das Team hat inzwischen auch schon ein Projekt gewonnen, bei dem das Konzept mit TenderRender geschrieben wurde.
Die Bibliothek macht Standardinformationen wiederverwendbar
Bei vielen Formularen und Konzeptteilen ändern sich die Basisinformationen kaum. Firmendaten, Standarderklärungen und frühere Textbausteine können in der Bibliothek abgelegt werden, damit TenderRender sie wieder als Kontext nutzen kann.
Für A.R.O. Services ist vor allem die Kombination interessant: Vergabedokumente analysieren, frühere Informationen aus der Bibliothek mitnehmen und anschließend ein passendes Konzept oder ein ausgefülltes Formular erstellen lassen. Das reduziert doppelte Arbeit und macht den Prozess bei mehreren Ausschreibungen pro Woche besser skalierbar.
Mehr Automatisierung bei Formularen und Abgabefristen
Im Gespräch mit A.R.O. Services wurde auch klar, wo der nächste Gewinn liegt: Standardformulare automatisch ausfüllen und Abgabefristen besser im Blick behalten. Formulare kosten pro Tender nicht die meiste Denkarbeit, aber viel wiederkehrende Zeit.
Gerade bei einem Team, das rund hundert Ausschreibungen pro Jahr bearbeitet, summiert sich diese Wiederholung. Wenn feste Firmendaten, Erklärungen und frühere Formularantworten besser wiederverwendet werden, kann TenderRender noch mehr Routinearbeit aus dem Prozess holen.
