Hoe A.R.O. Services met TenderRender sneller inschrijft op schoonmaakaanbestedingen
A.R.O. Services GmbH is een schoonmaak- en gebouwendienstverlener uit Mannheim. Het team schrijft wekelijks op meerdere aanbestedingen in, vaak voor gebouwreiniging en facilitaire diensten. Per jaar gaat het om ongeveer honderd inschrijvingen. Voor zulke volumes telt niet alleen de kwaliteit van elk Plan van Aanpak, maar ook de herhaalbaarheid van het proces.
Voor A.R.O. Services zaten de grootste tijdvreters in twee stappen: eerst de aanbestedingsdocumenten analyseren om te bepalen of een opdracht interessant is, daarna het schrijven van een specifiek Plan van Aanpak dat aansluit op de objecten, eisen en gunningscriteria. TenderRender wordt nu vooral gebruikt om die twee stappen te versnellen.
Veel tenders, veel herhaling en steeds een specifiek Plan van Aanpak
A.R.O. Services schrijft gemiddeld drie aanbestedingen per week. De eerste stap is telkens hetzelfde: documenten downloaden, uploaden, analyseren en beoordelen of de opdracht past. Daarna volgt het Plan van Aanpak. Dat kan niet simpelweg worden gekopieerd uit een vorige inschrijving, omdat iedere aanbesteding andere objecten, eisen en accenten heeft.
"Vroeger heeft een Plan van Aanpak minstens twee uur gekost," zegt Jihat Akca. "Je moest specifiek schrijven: hier hebben we zoveel objecten en hier moeten we op letten." Vooral bij schoonmaakaanbestedingen worden Plannen van Aanpak belangrijker. Waar prijs vroeger vaak dominant was, ziet A.R.O. Services steeds vaker een zwaarder gewicht voor kwaliteit en planvorming.
Ook formulieren leveren terugkerend werk op. Eigen verklaringen, bedrijfsgegevens, omzetcijfers, btw-nummer, handelsregistergegevens en standaard vinkjes komen bij veel aanbestedingen terug. Per inschrijving kost dat al snel 15 tot 20 minuten, terwijl de inhoud grotendeels hetzelfde blijft.
Een half uur sneller bepalen wat relevant is
TenderRender helpt A.R.O. Services om aanbestedingsdocumenten sneller te doorgronden. In plaats van handmatig door alle stukken te zoeken, gebruikt het team de analysefunctie om relevante eisen, aandachtspunten en criteria sneller boven tafel te krijgen.
De besparing op analyse schat Jihat Akca op ongeveer een half uur per aanbesteding. "Bij de analyse bespaar ik ongeveer altijd een half uur per aanbesteding," zegt hij. Daardoor kan het team sneller bepalen of een tender interessant is en welke informatie in het Plan van Aanpak moet terugkomen.
Van twee uur schrijfwerk naar sneller finetunen
De grootste winst zit in het schrijven van het Plan van Aanpak. TenderRender maakt het eenvoudiger om per onderdeel gericht tekst op te bouwen, met aandacht voor de gunningscriteria en de specifieke situatie van de aanbesteding. Jihat Akca gebruikt de output vervolgens als basis die hij naleest, aanvult en aanscherpt.
Die workflow levert direct tijd op. "Bij het Plan van Aanpak bespaart het mij bijna anderhalf uur," zegt Jihat Akca. Over het totale tenderwerk schat hij de besparing op 45 tot 50 procent.
De kwaliteit blijft daarbij centraal. A.R.O. Services gebruikt de tijd die vrijkomt om de inhoud beter te controleren en specifieker te maken. Het team heeft inmiddels ook al een aanbesteding gewonnen waarbij het Plan van Aanpak met TenderRender is geschreven.
De bibliotheek maakt standaardinformatie herbruikbaar
Voor veel formulieren en onderdelen van het Plan van Aanpak verandert de basisinformatie nauwelijks. Bedrijfsgegevens, standaardverklaringen en eerder gebruikte tekstblokken kunnen in de bibliotheek worden opgeslagen, zodat TenderRender ze opnieuw kan gebruiken als context.
Voor A.R.O. Services is vooral de combinatie interessant: aanbestedingsdocumenten analyseren, eerdere informatie uit de bibliotheek meenemen en vervolgens een passend Plan van Aanpak of ingevuld formulier laten maken. Dat vermindert dubbel werk en maakt het proces beter schaalbaar bij meerdere tenders per week.
Meer automatisering rond formulieren en deadlines
Uit het gesprek met A.R.O. Services kwam ook duidelijk naar voren waar de volgende winst ligt: standaardformulieren automatisch invullen en deadlines beter opvolgen. Formulieren kosten per tender niet de meeste denkkracht, maar wel veel repeterende tijd.
Juist bij een team dat rond de honderd aanbestedingen per jaar verwerkt, telt die herhaling op. Door vaste bedrijfsinformatie, verklaringen en eerdere formulierantwoorden beter te hergebruiken, kan TenderRender nog meer routinewerk uit het proces halen.
