In het kort

Een aanbesteding schrijven met AI doe je in vijf stappen: (1) verzamel je bronnen en bouw een bibliotheek van eerdere inschrijvingen, (2) maak een strategische outline met winthema's per gunningscriterium, (3) laat de AI een eerste versie schrijven in jouw eigen schrijfstijl, (4) review en scoor de tekst op de gunningscriteria voordat je indient, en (5) dien in. AI vervangt het schrijven niet. Het haalt het lege vel papier weg en houdt je tekst tegen de criteria aan. Generieke chatbots schieten daarbij tekort op nuance, toon en betrouwbaarheid. Werk je met een aanpak die leert van je eigen winnende teksten en die voor indiening scoort, dan win je in de praktijk 50 tot 70 procent op het schrijfwerk.

Dit artikel geeft het stappenplan, een mini-voorbeeld, do's en don'ts, en antwoord op de meest gestelde vragen.

Het afgelopen jaar spraken we ruim 300 bidmanagers en aanbestedingsprofessionals. De citaten in dit artikel komen uit die gesprekken, anoniem weergegeven. Het is wat we in de markt horen, ook over onszelf.

Waarom AI bij aanbestedingen schrijven (en waar het misgaat)

Een aanbesteding kost tijd. Niet alleen de calculatie, juist het tekstwerk. "Elke tender kost me toch twee weken zo'n beetje, met de calculatie erbij. In die teksten zit gewoon veel tijd", zegt een tenderschrijver in de installatiebranche. En je begint telkens opnieuw. Een bidmanager bij een vertaalbureau verwoordt het zo: "Aanbestedingen lijken op elkaar, alleen de vraag is altijd net iets anders. Er zit net een nuanceverschil in of een ander woordje, waardoor je toch iedere keer weer opnieuw erover moet nadenken."

AI lijkt dan het antwoord. Deels is dat ook zo. Maar wie denkt dat een losse chatbot het werk overneemt, komt bedrogen uit. Dezelfde tenderschrijver: "Wat ik bij ChatGPT zie is dat dat absoluut niet voldoet aan wat ik ervan verwacht. Als ik lees dat het niet klopt, dan zeg ik dit klopt niet. En hij: oh nee, je hebt gelijk, zal ik nog een keer nadenken. Daar kom ik niet mee weg als ik opeens nog maar 50 procent van mijn aanbestedingen win."

Het probleem zit op drie plekken. De toon klopt vaak net niet ("net iets te Jip-en-Janneke"). De AI verzint dingen, zoals percentages of bronnen die er niet zijn. En je moet alles handmatig blijven aansturen: vraag voor vraag, per subvraag, telkens opnieuw. De bidmanager bij het vertaalbureau: "Wat we geprobeerd hebben is allemaal succesvolle teksten in een chatbot te bouwen. Maar dan een nieuwe aanbesteding, dit zijn de tien vragen, doe even een antwoord. Dat gaat niet. Je moet vraag voor vraag gaan doen. En dan nog een keer binnen een vraag per subvraag."

De vraag is dus niet "AI of geen AI", maar hoe je AI op de juiste manier inzet: gevoed met je eigen winnende teksten, sturend op de gunningscriteria, en met jou aan het stuur. Precies dat doet het stappenplan hieronder.

Het stappenplan: een aanbesteding schrijven met AI in 5 stappen

Stap 1. Verzamel je bronnen en bouw je bibliotheek

Begin nooit met een leeg vel, maar met wat je al hebt. Verzamel voor de start:

• De aanbestedingsstukken zelf: leidraad, programma van eisen, gunningsleidraad en de Nota van Inlichtingen.
• Je beste eerdere inschrijvingen, het liefst met de beoordeling erbij. Zo weet de AI of een tekst gewonnen of verloren heeft.
• Vaste bedrijfsteksten: kwaliteitsbeleid, duurzaamheid, certificeringen, cases en referenties.

Dat laatste is goud. Veel teams onderschatten hoeveel ze kunnen hergebruiken. "Wij denken altijd dat alle aanbestedingen anders zijn, maar voor 50 of 60 procent is er echt wel een gedeelte dat je kan hergebruiken", zegt een tenderconsultant. Een bidmanager in de bouw benadrukt waarom je de beoordeling meegeeft: "Als je wilt dat hij leert van oude plannen, moet je hem de beoordeling erbij geven. Dan weet hij of je wel of niet gewonnen hebt."

Wie dit eenmalig goed opzet, plukt er bij elke volgende tender de vruchten van. Een bidmanager bij een installatiebedrijf: "De basis staat er al. Kun je al eerder beginnen met fine-tunen. Je hebt meer tijd om er iets moois van te maken." Lees ook onze gids over een tekstenbibliotheek voor aanbestedingen die wel werkt.

Stap 2. Maak een strategische outline met winthema's

Voordat er een letter op papier staat, bepaal je de strategie. Lees de gunningscriteria en de weging, en koppel aan elk (sub)criterium een winthema: het punt waarop jij je onderscheidt en waar je punten wilt pakken. Dit is het verschil tussen een tekst die alle vragen netjes beantwoordt en een tekst die wint.

Maak per kwaliteitsvraag een mini-outline:

1. Welk subcriterium wordt beoordeeld en hoeveel punten staan erop?
2. Wat is jouw winthema voor deze vraag?
3. Welk concreet bewijs onderbouwt het (cijfers, een case, een meetbare belofte)?
4. Welke eisen uit de leidraad moeten letterlijk terugkomen?

Hier wreekt zich de losse chatbot: die mist het overzicht en laat de structuur aan jou over. Een outline dwingt je de focus op kwaliteit te leggen, ook als prijs zwaar weegt. Een bidmanager in de zakelijke dienstverlening zoekt precies dat: "Prijs is toch weer doorslaggevend. Terwijl als je overal tien op kan scoren, dan kan je hem wel op kwaliteit winnen. Dus ik ben op zoek van die zeven naar die tien." Meer hierover in hoe verhoog je je winkans op aanbestedingen.

Stap 3. Schrijf in jouw eigen schrijfstijl

Nu pas komt het schrijven. Laat de AI per vraag een eerste versie maken op basis van je outline, je bibliotheek en je eigen historie. De grootste valkuil hier is de toon. Een goede inschrijving herken je aan de stem van het bedrijf, niet aan generieke AI-taal.

Dat is geen detail. Een tenderschrijver over de eigen stijl: "Die van ons is bijvoorbeeld net iets anders. Wij schrijven vaak uw medewerkers in plaats van medewerkers. En we houden ons heel strikt aan wat hier staat." Een generieke chatbot pikt dat niet op en klinkt al snel te Jip-en-Janneke.

Een AI die leert van jouw geschreven historie pakt die stem mee. Een bidmanager bij een installatiebedrijf: "Dat pakt hij wel goed over. We hebben best wel veel historie staan, en ja, dat neemt hij wel mee." Het resultaat is geen kant-en-klaar eindproduct, maar een sterke basis om op verder te bouwen. Je begint eerder met fine-tunen in plaats van te knippen en plakken uit oude documenten.

Belangrijk: jij blijft de redacteur. Een tenderconsultant: "Je moet toch tegen gaan lezen of de vraag goed is. We willen niet zelf een robot worden. Onze eigen saus eroverheen." Zie ook aanbesteding schrijven met ChatGPT voor wanneer een losse chatbot wel en niet volstaat.

Stap 4. Review en scoor op de gunningscriteria voor indiening

Dit is de stap die de meeste teams overslaan, en precies de stap die winst oplevert. Laat de tekst voor indiening beoordelen tegen de gunningscriteria, alsof een strenge beoordelaar meeleest. Niet voor een mooi cijfer, maar om de zwaktes te vinden voordat de beoordelingscommissie dat doet.

Het werkt omdat je na verloop van tijd blind wordt voor je eigen tekst. Een tenderschrijver: "Op een gegeven moment word je een beetje blind voor je eigen werk. En dan wil je eigenlijk een collega even na laten lezen." Een interim-bidmanager beschrijft die waarde: "Interim professionals komen zonder bedrijfsblindheid naar jouw bedrijf kijken en stellen de vraag waar je zelf niet meer op zou komen, om dingen scherp te krijgen. Een soort redactioneel werk, het beter laten aansluiten bij de uitvraag."

Een goede review wijst concreet op puntenverlies. Een bidmanager in de zakelijke dienstverlening: "Bij de review zei hij: leuk dat je het mooi beschreef, maar het stukje facturatie komt niet naar voren. Daar ga je minder punten voor krijgen. Scherp." En de review dwingt bewijs af in plaats van beloftes: "Je zegt wel dat jullie vlekkeloze implementatie doen, maar bewijs het dan eens."

Blijf wel realistisch: een AI vindt altijd wel iets. Een tenderschrijver in de online marketing: "AI vindt altijd wel iets. Ik kan hem 80 keer laten evalueren, hij gaat 80 keer wat vinden. Er moet wel een punt in de horizon zijn waar je naartoe werkt." Gebruik de review dus om de grootste zwaktes aan te pakken, niet om eindeloos te blijven schaven. Meer hierover in tender of offerte reviewen en scoren met AI voor indiening.

Stap 5. Dien in

Voor de laatste stap zet je de AI even opzij en ga je terug naar de basis. Controleer met de hand:

• Voldoe je aan alle formele eisen en uitsluitingsgronden uit de leidraad?
• Klopt elke claim en is elke verwijzing traceerbaar naar de bron? Verwijder of corrigeer alles wat de AI niet kan onderbouwen.
• Zijn de juiste documenten, bijlagen en formats compleet en op tijd geüpload op het aanbestedingsplatform?
• Heeft een tweede persoon de definitieve versie gezien, zodat je het vier-ogen-principe borgt?

Pas als dit klopt, dien je in. De AI bracht je sneller en scherper tot dit punt, maar de verantwoordelijkheid voor wat je indient blijft bij jou.

Do's en don'ts

Mini-voorbeeld: van vraag naar gescoorde tekst

Stel, een aanbesteding voor schoonmaakdienstverlening met de kwaliteitsvraag: "Beschrijf hoe u de continuïteit van de dienstverlening borgt bij ziekte of uitval." Weging: 20 punten.

Outline (stap 2). Winthema: aantoonbaar lage uitval door een vaste schaduwbezetting per locatie. Bewijs: ziekteverzuimcijfer van vorig jaar, een case van een vergelijkbaar contract, en een meetbare belofte over reactietijd bij uitval.

Eerste versie (stap 3). De AI schrijft op basis van je bibliotheek een concept in jouw stijl, met de schaduwbezetting, het verzuimcijfer en de case erin verwerkt.

Review (stap 4). De beoordeling meldt: de reactietijd bij uitval staat er wel, maar is niet meetbaar gemaakt, en de koppeling met de gevraagde continuïteit blijft impliciet. Advies: maak de reactietijd concreet (binnen twee uur vervanging op locatie) en gebruik het woord continuïteit expliciet, zoals in de uitvraag. Verwachte score zonder aanpassing: matig. Met aanpassing: sterk onderbouwd.

Resultaat. Je past twee zinnen aan, de claim wordt meetbaar en de tekst sluit nu woordelijk aan op de vraag. Dat is het verschil tussen een zeven en een tien, in een paar minuten in plaats van een halve dag.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT een aanbesteding schrijven?

Voor losse stukjes tekst en brainstorm kan een chatbot helpen, maar voor een complete inschrijving schiet het tekort. Je moet vraag voor vraag en per subvraag aansturen, de toon klopt vaak net niet, en de AI verzint soms onderbouwingen. Een tenderschrijver: "Daar kom ik niet mee weg als ik opeens nog maar 50 procent van mijn aanbestedingen win." Een tool die leert van je eigen winnende teksten en op de gunningscriteria scoort, lost die problemen op. Zie aanbesteding schrijven met ChatGPT.

Hoeveel tijd bespaart AI bij het schrijven van een aanbesteding?

In de praktijk 50 tot 70 procent op het schrijfwerk. Een bidmanager bij een installatiebedrijf: "Qua schrijven toch wel de helft van de tijd." Bij een onderwijsleverancier loopt dat op tot 60 à 70 procent. De winst zit niet in minder lezen of nadenken, maar in het wegvallen van het lege vel en het knip- en plakwerk uit oude documenten.

Verzint AI dingen in mijn inschrijving?

Dat kan, en daar moet je voor waken. Een tenderschrijver in de online marketing: "Af en toe komt hij met hele overtuigende dingen. Dan zet hij er gewoon een responspercentage in, waar hij dat vandaan haalt, geen idee." Daarom is stap 5 zo belangrijk: controleer elke claim en verwijzing op de bron. Software met traceerbare bronvermelding, waarbij je doorklikt naar de exacte plek in het brondocument, maakt dat controleerbaar in plaats van giswerk.

Is mijn data veilig als ik vertrouwelijke aanbestedingsstukken upload?

Bij een losse chatbot is dat een terecht risico. Een bidmanager in de zakelijke dienstverlening: "Als ik die stukken wel upload, maak ik mezelf kwetsbaarder dat er toch iets met die data gebeurt. Dus dat doe ik niet." Kies software die ISO 27001-gecertificeerd is, AVG-conform werkt, niet op jouw data traint en verwerkersovereenkomsten met de onderliggende AI-leveranciers heeft. Voor overheidsaanbestedingen is dit vaak een harde eis.

Schrijft de AI dan precies zoals wij schrijven?

Een AI die leert van je geschreven historie pakt je stem grotendeels over. Een tenderschrijver: "Wij schrijven uw medewerkers in plaats van medewerkers, en we houden ons heel strikt aan wat hier staat." Reken op een sterke eerste versie die je zelf naredigeert, niet op een eindproduct dat je blind indient. Je blijft de eindredacteur.

Vervangt AI mijn bidmanager of tekstschrijver?

Nee. AI haalt het saaie deel weg (het lege vel, het hergebruik, de eerste opzet en de eerste beoordeling), zodat je mensen tijd overhouden voor strategie, bewijs en scherpte. Een bidmanager in de zakelijke dienstverlening: "AI levert mijn bronzen versie, in anderhalf uur. Die uren kunnen mijn mensen dan gebruiken om mee te denken, creatief te zijn, scherper te zijn." Wil je weten welke tools dit doen, lees dan wat is bid management software en de beste AI bid management software.

Conclusie: laat AI je sneller en scherper laten schrijven

Een aanbesteding schrijven met AI is geen kwestie van een knop indrukken. Het is een werkwijze: verzamel je bronnen, bouw een strategische outline met winthema's, schrijf in je eigen stijl, scoor je tekst op de gunningscriteria voor indiening, en dien pas in als alles klopt. Zo verdwijnt het lege vel, win je tijd en pak je punten waar je ze anders had laten liggen.

Dat is ook precies hoe TenderRender werkt: een AI bid management platform dat leert van je vorige winnende inschrijvingen, schrijft in jouw schrijfstijl, en je tekst scoort en reviewt op de gunningscriteria voordat je indient. Het platform is ISO 27001-gecertificeerd, AVG-conform en traint niet op jouw data. Gemaakt voor teams die zelf schrijven en op kwaliteit winnen, van het MKB zonder eigen tenderdesk tot bidteams binnen grotere organisaties.