Hoe Novon grip houdt op het aanbestedingsproces met TenderRender
Met meer dan 2.000 medewerkers en vestigingen door heel Noordoost-Nederland is Novon een van de grotere schoonmaakbedrijven van het land. Van dagelijkse kantoorschoonmaak tot specialistische reiniging en glasbewassing: het bedrijf werkt voor tientallen opdrachtgevers in sectoren als onderwijs, zorg en overheid. Dat betekent ook een constante stroom aan Europese aanbestedingen, waar het bidteam van Novon dagelijks mee te maken heeft.
Eline Schoorlemmer, Tender- en Marketingmanager bij Novon, kent de uitdaging als geen ander. Bij elke nieuwe aanbesteding moet ze snel beslissen: doen we mee, of niet? De tenderdocumenten zijn omvangrijk, de eisen verspreid over bijlagen, en de referentievereisten specifiek. "Als er een nieuwe aanbesteding langskomt, wil je snel een scan maken en overzicht hebben van de highlights," vertelt Eline. "Voldoen we aan de referentie-eisen? Wat zijn de geschiktheidseisen? Die eerste check is voor ons cruciaal." Die snelheid vond ze in TenderRender.
Van stapels documenten naar directe overzichten
Eline gebruikt TenderRender dagelijks en de analysefunctie is daarin haar vaste startpunt. Zodra een nieuwe aanbesteding binnenkomt, draait het team een analyse en krijgt direct overzicht van wat er wordt gevraagd, welke eisen er gesteld worden en of een inschrijving realistisch is. "We hebben er echt een soort opstart-overleg van gemaakt," legt Eline uit. "Daar komt een compleet opstartdocument uit, inclusief planning. Dat helpt ons om veel sneller tot een go/no-go beslissing te komen."
Waar de analysefunctie het startpunt is, vormt de bibliotheek de ruggengraat van Elines schrijfproces. Novon heeft in de loop der jaren honderden inschrijvingen gedaan en beschikt over een schat aan eerder geschreven teksten. "Als ik weet dat we ergens een heel goed stuk hebben geschreven over een DKS-controle, dan kan ik via de bibliotheek zoeken en direct zien in welke eerdere aanbestedingen we daarover hebben geschreven," zegt Eline. "En wat ook fijn is: je ziet meteen hoe die teksten toen zijn beoordeeld."
De basis staat sneller, de focus gaat naar het verschil
Wat voor Eline de grootste winst oplevert, is dat TenderRender de basisteksten verzamelt en structureert. "Het helpt ons vooral in die voorfase," vertelt ze. "Het bespaart tijd om alle aanbestedingsdocumenten door te lezen en direct de juiste informatie te vinden."
Daardoor kan het team de vrijgekomen tijd investeren in waar het bij aanbestedingen echt om draait: het onderscheidend vermogen. Het verhaal dat laat zien waarom Novon de beste keuze is voor een opdrachtgever.
Een platform dat meegroeit
Wat Eline opvalt is hoe TenderRender zich blijft ontwikkelen op basis van wat gebruikers nodig hebben. "Al bij de onboarding hebben jullie onze wensen meegenomen," vertelt ze. "En het is mooi om te zien hoe dat steeds wordt verwerkt in het platform." Van nieuwe mappenstructuren in de bibliotheek tot verbeterde documentverwerking: het product groeit mee met hoe Novon het daadwerkelijk inzet.
Zou ze TenderRender aanraden aan een collega-bidmanager bij een ander bedrijf, in een andere sector? "Ja, zeker," zegt Eline zonder aarzeling. "Het is echt een handig hulpmiddel in de aanbestedingswereld. Voor de basis van een aanbesteding, om snel extra ondersteuning te krijgen. Dat maakt het verschil."
