Openbare vs. Niet-openbare Procedures: De Complete Gids
In de wereld van overheidsaanbestedingen zijn openbare procedures en niet-openbare (of 'beperkte') procedures twee fundamentele routes om opdrachten te gunnen. Maar wat zijn precies de verschillen, en wanneer kiest een aanbestedende dienst voor de ene of de andere methode? Dit artikel ontrafelt de juridische, procedurele en strategische nuances tussen beide, toegespitst op de Nederlandse context.
Inhoudsopgave
- Definitie en kernfuncties
- Juridisch kader in Nederland en de EU
- Praktische toepassing: Wanneer kies je welke procedure?
- Procedurele verschillen stap-voor-stap
- Veelgemaakte fouten en juridische valkuilen
- Best practices
- Toekomsttrends en digitalisering
- Veelgestelde vragen
1. Definitie en kernfuncties
Het cruciale verschil ligt in het moment van selectie en concurrentie:
- Openbare procedure: Een één-fase model. Iedere ondernemer kan direct een offerte (inschrijving) indienen. Er is geen voorselectie.
- Niet-openbare procedure: Een twee-fasen model. Eerst melden geïnteresseerden zich aan (verzoek tot deelneming), waarna de aanbesteder een selectie maakt van minimaal 5 partijen. Alleen deze geselecteerde partijen mogen daarna een offerte indienen.
| Aspect | Openbare Procedure | Niet-openbare Procedure |
|---|---|---|
| Toegang | Vrij voor iedere marktpartij | Alleen geselecteerde partijen |
| Beoordelingslast | Hoog (veel inschrijvingen) | Lager (beperkt aantal offertes) |
| Risicobeheersing | Lagere toetredingsdrempels | Kwaliteits- en financiële pre-check |
| Bezwaar-risico | Hoger (meer afgewezen partijen) | Lager (kleinere afvalrace) |
Beide procedures zijn onderworpen aan dezelfde basisprincipes: non-discriminatie, proportionaliteit en transparantie.
2. Juridisch kader (Aanbestedingswet & EU)
Beide procedures zijn verankerd in de EU-richtlijn 2014/24/EU (art. 26-28) en de Nederlandse Aanbestedingswet 2012 (art. 2.74-2.82).
- Keuzevrijheid: Een aanbestedende dienst mag boven de EU-drempel vrij kiezen tussen de openbare en niet-openbare procedure, mits de keuze proportioneel en gemotiveerd is (art. 26(2) Richtlijn).
- Minimale termijnen: De wet stelt strikte minimumtermijnen om eerlijke concurrentie te garanderen.
| Procedure | Fase | EU-termijn (min.) | NL-termijn (min.) |
|---|---|---|---|
| Openbaar | Inschrijving | 35 dagen | 45 dagen |
| Niet-openbaar | 1. Aanmelding | 30 dagen | 30 dagen |
| 2. Inschrijving | 30 dagen | 40 dagen |
Termijnen kunnen onder voorwaarden worden verkort, bijvoorbeeld bij spoed tot 15 dagen of bij elektronische indiening (-5 dagen).
- Drempelbedragen (2024-2025):
- Werken: € 5.538.000
- Leveringen/Diensten (centrale overheid): € 143.000
- Leveringen/Diensten (decentrale overheid): € 221.000
3. Praktische toepassing: Wanneer kies je welke procedure?
De keuze hangt af van een aantal factoren:
- Complexiteit: Bij technisch complexe opdrachten (bv. ICT-infrastructuur, specialistische bouw) is een niet-openbare procedure logisch om expertise en capaciteit vooraf te toetsen.
- Marktbreedte: Worden er meer dan 8 geschikte leveranciers verwacht? Dan kan een niet-openbare procedure de beoordelingslast aanzienlijk verlagen.
- Doorlooptijd: Hoewel een niet-openbare procedure langer duurt qua totale kalenderdagen, kan het de effectieve doorlooptijd (netto werktijd) juist verkorten bij veel verwachte inschrijvers.
Praktijkvoorbeeld: Rijksgebouwendienst
De Rijksgebouwendienst wil 150 kantoren verduurzamen. Ze kiezen voor een niet-openbare procedure.
- Reden: De technische complexiteit vereist een voorselectie op ervaring met BREEAM-certificering en financiële draagkracht.
- Proces: Na een selectieronde worden 12 bedrijven uitgenodigd om een offerte in te dienen.
- Resultaat: Efficiënt proces met hoogkwalitatieve offertes en een beperkt risico op bezwaren.
4. Procedurele verschillen stap-voor-stap
Aanbestedende dienst:
- Procedurekeuze: Maak een gemotiveerde keuze.
- Aankondiging: Publiceer op TenderNed/TED via eForms.
- Selectie (alleen niet-openbaar): Beoordeel aanmeldingen binnen 30 dagen.
- Inschrijving: Wacht de inschrijftermijn af.
- Beoordeling: Scoor de offertes op basis van de EMVI-criteria.
- Gunning: Informeer alle partijen en respecteer de stand-still termijn van 20 dagen.
Ondernemer:
- Monitoring: Houd TenderNed in de gaten.
- Fase 1 (alleen niet-openbaar): Dien een volledig verzoek tot deelneming in met alle bewijsstukken (zoals het Uniform Europees Aanbestedingsdocument - UEA).
- Fase 2: Werk het EMVI-plan en de offerte uit.
- Indiening: Upload ruim voor de deadline en verifieer de ontvangst.
5. Veelgemaakte fouten en juridische valkuilen
- Te korte termijnen: Het niet respecteren van de wettelijke minimumtermijnen kan leiden tot nietigverklaring van de procedure.
- Selectie- vs. Gunningscriteria: Bij een niet-openbare procedure mogen de selectiecriteria (wie mag meedoen) niet vermengd worden met de gunningscriteria (wie wint).
- Onvoldoende motivatie: Een onterechte keuze voor een niet-openbare procedure kan succesvol worden aangevochten.
6. Best practices
- Gebruik keuzetools: PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden) biedt templates en keuzetools om de juiste procedure te kiezen.
- Uniforme selectiecriteria: Hanteer gestandaardiseerde criteria om MKB-toegang te borgen.
- Deel de EMVI-matrix: Wees transparant over de beoordelingsmethode.
- Digitale Vraag & Antwoord: Gebruik de Q&A-module op TenderNed voor gelijke informatievoorziening.
7. Toekomsttrends en digitalisering
- Verplichte e-procurement: Alle procedures, inclusief prekwalificaties, verlopen volledig digitaal.
- AI-gestuurde selectie: Experimenten met algoritmes voor het screenen van de geschiktheid van inschrijvers.
- Green Procurement: Strengere duurzaamheidseisen worden een vast onderdeel van zowel selectie- als gunningscriteria.
8. Veelgestelde vragen
Is een openbare procedure boven de drempel verplicht? Nee, de wetgever beschouwt beide procedures als gelijkwaardig. De keuze moet wel gemotiveerd worden.
Hoeveel partijen moeten minimaal worden geselecteerd in een niet-openbare procedure? Minimaal 5, tenzij er minder geschikte aanmeldingen zijn (Aanbestedingswet art. 2.77 lid 2).
Kan een zzp'er deelnemen aan een niet-openbare procedure? Ja, mits de zzp'er kan voldoen aan de selectie-eisen, eventueel door een combinatie te vormen met andere partijen of door te leunen op de capaciteit van derden. Toelating tot een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) kan ook een route zijn, maar is een aparte procedure en niet verplicht om aan niet-openbare procedures deel te nemen.
Conclusie: Of je nu te maken hebt met een openbare of niet-openbare procedure, succes begint met diepgaand inzicht in de spelregels. Door je strategie af te stemmen op het gekozen model, vergroot je niet alleen je winkansen, maar minimaliseer je ook juridische risico’s.
