Wat is een bidmanager? - Complete gids voor tenderprocessen
Is de term 'bidmanager' (ook wel tendermanager of bidcoördinator genoemd) je onbekend? Dat is niet zo gek. Bidmanagement is nog lang niet bij alle Nederlandse bedrijven geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Wij denken dat daar de komende jaren verandering in komt.
Waarom? Enerzijds zien we dat er steeds meer aanbestedingen op de markt komen – ter illustratie: het totaal aantal aankondigingen op TenderNed steeg in 2021 met 10% ten opzichte van 2020. Anderzijds wordt de concurrentie ook steeds groter – op het moment van schrijven zijn er 52.889 bedrijven ingeschreven op TenderNed, eind 2020 waren dat er nog circa 41.000. Het is dus druk op de aanbestedingsmarkt!
Een bidmanager baant zich een weg door de vele publicaties. Hij of zij inventariseert welke relevante aanbestedingen er op de markt komen. Wordt er besloten om hierop in te schrijven? Dan begeleidt de bidmanager het hele traject, van analyse tot het daadwerkelijke indienen. Welke taken daar onder vallen, leggen we je in dit artikel uit.
Inhoudsopgave
- Waarom is een bidmanager belangrijk?
- Wat zijn de taken van een bidmanager?
- De fases van bidmanagement: de bid cycle
- Fase 1: de beïnvloedingsfase
- Fase 2: de voorbereidingsfase
- Fase 3: de tenderfase
- Waar kan TenderRender je ondersteunen?
Waarom is een bidmanager belangrijk?
Bidmanagement gaat dus over het managen van het proces van inschrijven op een aanbesteding. En dat is een aparte tak van sport! Als je nog weinig ervaring hebt in de tenderwereld, dan kan de hoeveelheid informatie heel overweldigend zijn. Ook heb je geen idee wat er precies nodig is om tot een goede inschrijving te komen.
Als een bedrijf hier zomaar iemand voor aanwijst en verantwoordelijk maakt, heeft diegene vaak geen idee waar hij moeten beginnen. Gevolgen zijn helaas vaak paniek, ongestructureerd te werk gaan en/of een teleurstellende beoordeling.
Bovenstaande scenario's zijn te voorkomen met een bidmanager. Hij of zij leidt het hele tenderproces in goede banen en is verantwoordelijk voor het neerleggen van een goede inschrijving. Belangrijk is dat deze persoon beschikt over wat wel eens de 'EMVI-antenne' wordt genoemd: goed de wens én zorg van de opdrachtgever aanvoelen en begrijpen hoe je hier goed en overtuigend op aansluit.
Zodat de bidmanager niet alleen het proces goed begeleidt, maar ook kritisch naar de strategie en input kijkt. Het doel van de bidmanager? Dat is natuurlijk om de opdracht te verkrijgen. Oftewel, winnen!
De rol van moderne tools in bidmanagement
Met de opkomst van AI en automatisering krijgen bidmanagers vandaag de dag steeds krachtigere tools om hun effectiviteit te verhogen. Van automatische tendermonitoring tot AI-assistentie bij het schrijven van plannen van aanpak - technologie maakt de bidmanager nog waardevoller voor organisaties. Platforms zoals TenderRender bieden bijvoorbeeld complete AI-gedreven ondersteuning voor het hele aanbestedingsproces.
Wat zijn de taken van een bidmanager?
Zoals je nu weet, is een bidmanager verantwoordelijk voor de totstandkoming van inschrijvingen. Dit doen bidmanagers uiteraard niet alleen: ze betrekken de juiste specialisten, van uitvoerend personeel tot de juridische afdeling. De bidmanager is dus een soort projectleider.
Taken die binnen zijn pakket vallen zijn onder andere:
- Documentanalyse: Alle contractdocumenten doornemen en controleren op eventuele tegenstrijdigheden
- Strategische vraagstelling: Kritische en strategische vragen indienen voor de Nota van Inlichtingen om onduidelijkheden in de uitvraag op te helderen
- Scope-analyse: De uitdaging, doelstelling en scope van de aanbestedende dienst helder hebben, op basis van de contractdocumenten
- Planning: Een tenderplanning opstellen, om zo te zorgen dat alle in te dienen documenten af zijn vóór de uiterste datum van indienen
- Teamsamenstelling: Samenstellen van een tenderteam, waarbij de juiste mensen aan tafel zetten om input op te halen en de in te dienen documenten (zoals een plan van aanpak) op te stellen
- Strategieontwikkeling: Een winstrategie (mee)bepalen die aansluit op de uitdaging, doelstelling en scope
- Sessiemanagement: De agenda opstellen en sessies leiden
- Deadline management: De gestelde deadlines bewaken
- Kwaliteitscontrole: Het plan van aanpak reviewen
- Compliance: De in te dienen documenten controleren op de (juridische) eisen van de aanbestedende dienst om zo te bewaken dat er een geldige inschrijving wordt gedaan
- Indiening: Alle documenten indienen
De fases van bidmanagement: de bid cycle
Zoals je in het takenpakket ziet, begeleidt de bidmanager het proces van A tot Z. Dit kan best een tijdrovend proces zijn. En in de tenderwereld is tijd schaars. Een bidmanager coördineert vaak meerdere tenders tegelijk, allemaal met een harde deadline.
Het is dus handig om de taken in fases (en dus tijd) op te delen en deze in een vast proces te gieten. Hiervoor komt de bid cycle van pas. We leggen deze cyclus graag even uit.
Fase 1: de beïnvloedingsfase
Je kan natuurlijk wachten totdat er een aanbesteding wordt gepubliceerd en dan afwachten wat de eisen en gunningscriteria zijn. Maar veel bedrijven proberen al vóór die tijd invloed op de uitvraag uit te oefenen. Dat is natuurlijk makkelijk als je al zittend opdrachtnemer bent. Maar er zijn meer manieren, zoals:
Marktconsultaties
Veel aanbestedende diensten willen beschikken over goede kennis van de markt voordat ze de aanbestedingsdocumenten opstellen. Daarom organiseren ze soms marktconsultaties: georganiseerde informatie-uitwisselingen met bedrijven uit de branche over een voorgenomen aanbesteding.
Op basis van de informatie die hieruit volgt, stelt de aanbestedende dienst randvoorwaarden voor de opdracht vast. Denk aan een Programma van Eisen en de gunningscriteria. Oftewel: de feedback die je als bedrijf dan geeft, wordt gebruikt voor opdrachtspecificatie.
Wordt je bedrijf uitgenodigd om hier aan deel te nemen? Dan is dat een mooie kans om te bedenken wat jij kunt bieden, deze expertise te delen, de aanbestedende dienst hiermee te beïnvloeden en zo je winkans te vergroten.
Op de hoogte blijven van ontwikkelingen
Wat speelt er momenteel in jullie branche? Met welke ontwikkelingen zijn collega's bezig? Door hiervan op de hoogte te blijven, weet je welke behoeften opdrachtgevers hebben én waarmee – als er straks een andere aanbesteding komt – andere inschrijvers gaan inschrijven. Dat maakt tijdens de tenderfase je analyse en voorstel scherper.
Fase 2: de voorbereidingsfase
Deze fase loopt van het signaleren van een nieuwe aanbesteding tot het bepalen van de winstrategie. Er wordt nu nog weinig gecalculeerd of geschreven – daar bereid je je nog op voor. De fase valt uiteen in de volgende onderdelen:
Op de hoogte blijven
Welke aanbestedingen komen er op de markt? Zijn er interessante voorpublicaties? Je blijft op de hoogte door regelmatig TenderNed of Negometrix te checken. Of je gebruikt hiervoor een gespecialiseerde tool die automatisch relevante tenders monitort en filtert.
Beslissen om in te schrijven
Bij interessante aanbestedingen controleer je, op basis van de scope en uitvraag, wat jullie kansen zijn om de opdracht gegund te krijgen. Oftewel, wordt het een go of een no go?
Tenderteam en -planning opstellen
Het is een go! Nu is het tijd om de juiste mensen te verzamelen en een tenderteam te vormen. Wie heb je nodig om tot een winnende inschrijving te komen? Denk aan een calculator en planschrijver.
Daarnaast is een goede planning onmisbaar in een tenderproces. De indiendeadline is immers hard. Je moet onder andere tijd rekenen voor inlezen, input verzamelen tijdens en buiten sessies, calculatie, het plan van aanpak schrijven (én reviewen) en misschien wel een bezoek aan de projectlocatie.
Winstrategie bepalen
Samen met het tenderteam organiseer je een eerste sessie waarin je de rol- en taakverdeling en de planning bespreekt. Ook buigen jullie je gezamenlijk over de stukken. Wat wordt jullie prijsstrategie? En wat wordt jullie kwaliteitsstrategie? Bovendien denken jullie na over vragen voor de Nota van Inlichtingen.
Fase 3: de tenderfase
Het is zover: jullie gaan tenderen! Als je het ons vraagt, is dit natuurlijk de leukste fase. Dit is het inhoudelijke werk, waarbij je de documenten voor het prijsonderdeel en kwaliteitsonderdeel opstelt.
Voor het kwaliteitsdeel vraagt de aanbestedende dienst vaak om een plan van aanpak. Hierbij draait het om je onderscheiden van de concurrent door meerwaarde te bieden. In deze fase zijn voor de bidmanager de volgende onderdelen relevant:
Inputsessies met de juiste experts
Voor het kwaliteitsdeel heeft de aanbestedende dienst vaak meerdere gunningscriteria opgesteld, allemaal met een ander thema. Als bidmanager denk je na over wie in je bedrijf over dat specifieke onderdeel goed kan meedenken.
Vraagt de opdrachtgever bijvoorbeeld om een implementatieplan? Dan kan het veel helpen om operationeel medewerkers aan te haken, die deze implementaties altijd in de praktijk doorvoeren en weten welke uitdagingen hierbij komen kijken.
Reviews
Een plan van aanpak schrijf je niet in één dag. Dat begint met een structuur, die zich daarna stapsgewijs vult met input die steeds meer SMART wordt. Tijdens dit schrijfproces wordt het plan steeds naar een volgende fase gebracht, en tussen die fases reviewt de bidmanager (en vaak andere leden uit het tenderteam) het stuk.
De bid cycle gaat uit van drie reviewrondes: de eerste versie wordt gereviewd op strategie, de tweede op inhoud en de derde op formulering.
Controleren en indienen
Als de stukken helemaal definitief zijn, controleer je als bidmanager of alles voldoet aan de vormvereisten. Dan maak je de inschrijving definitief door de documenten in te dienen.
Soms vraagt de aanbestedende dienst om nog een stap tussen indienen en gunning, zoals een presentatie of interviews. Ook hierbij zorgt de bidmanager voor een goede voorbereiding. Daarna begint het wachten op de gunningsuitslag. Gelukkig is met deze gestructureerde bid cycle de kans op winst vergroot!
Waar kan je ondersteuning krijgen?
Veel organisaties zoeken externe ondersteuning voor het volledige bidmanagement proces: van opportunity detection tot het schrijven van winnende plannen van aanpak. Professionele partners helpen bij het bepalen van de winstrategie, organiseren sessies om de juiste input op te halen en ondersteunen bij het opstellen van het plan van aanpak.
Moderne AI-gedreven ondersteuning
- AI-assistentie: Moderne tools helpen bidmanagers bij het analyseren van contractdocumenten en het opstellen van strategische vragen voor de Nota van Inlichtingen.
- Automatische monitoring: Geen enkele relevante aanbesteding wordt meer gemist dankzij 24/7 monitoring van aanbestedingsplatforms.
- Intelligente planning: Software helpt bij het opstellen van een optimale tenderplanning en deadline management.
- Collaborative platforms: Het tenderteam kan samenwerken in één omgeving, van scope-analyse tot finale indiening.
Flexibele ondersteuning
Dit soort ondersteuning kan worden geboden in samenwerking met de bidmanager, maar lang niet alle organisaties hebben er één rondlopen. Dat is absoluut geen probleem. Professionele partners kunnen een projectleider aanstellen, die de planning en sessies voor het kwaliteitsdeel organiseert en coördineert, en een planschrijver die het winnende plan op papier zet.
Mogelijke services omvatten:
- Volledige bidmanagement uitbesteding: De partner neemt de rol van bidmanager over
- Hybride samenwerking: Jouw bidmanager + externe AI-tools en expertise
- Consultancy: Advies bij complexe EMVI-trajecten en strategieontwikkeling
- Training: Opleiden van jouw interne bidmanagers met moderne technieken
TenderRender is bijvoorbeeld een specialist die al deze services aanbiedt met een volledig AI-gedreven aanpak. Kunnen wij iets voor je betekenen bij jouw volgende tender? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe onze AI-gedreven aanpak jouw winkansen vergroot!
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een bidmanager en een projectleider?
Een bidmanager is gespecialiseerd in het aanbestedingsproces en heeft specifieke kennis van gunningscriteria, EMVI-methodieken en de bid cycle. Een projectleider richt zich meer op de uitvoering van opdrachten na gunning.
Hoeveel tenders kan een bidmanager tegelijk beheren?
Dit hangt af van de complexiteit en grootte van de aanbestedingen. Gemiddeld kan een ervaren bidmanager 3-5 actieve tenders tegelijk beheren, afhankelijk van hun fase in de bid cycle.
Welke achtergrond heeft een goede bidmanager?
Veel bidmanagers hebben een achtergrond in projectmanagement, commercie of de specifieke sector waarin ze tender. Belangrijker zijn vaardigheden zoals strategisch denken, plannig, communicatie en kennis van het aanbestedingsrecht.
