Bidmanagement best practices: 10 tips voor succesvol inschrijven
Wat zijn de grootste uitdagingen van het bidmanagement van nu? In dit artikel lees je wat bid management (bidmanagement) is, welke bid management processes er zijn en hoe je met slimme bid planning je win-rate verhoogt. Wij geven je 10 best practices en belichten de toekomst van bidmanagement.
Wat is bid management (bidmanagement)?
Bid management is een vorm van projectmanagement, specifiek gericht op inschrijvingen voor aanbestedingen of RFP's. De verantwoordelijkheid van een bidmanager, ook wel tender manager, of proposal manager genoemd, strekt zich uit van het signaleren tot het uiteindelijke inschrijven op een aanbesteding of Request for Proposal (RFP).
Bij een inschrijving probeert een organisatie eerst een winnende tender strategie op te stellen. Bidmanagement leidt de ontwikkeling van de inschrijving met het doel die strategie optimaal te vertolken. Moderne bid process management omvat alle stappen van opportunity identification tot contract award.
Een bidmanager heeft diverse verantwoordelijkheden die samen de basis vormen voor succesvolle bid management processes in elke organisatie.
Verantwoordelijkheden van een bidmanager
Als we de verantwoordelijkheden van een bidmanager samenvatten, dan komen deze neer op de volgende:
Grondig kennen van de aanbesteding
De bidmanager analyseert aanbestedingsdocumenten om eventuele tegenstrijdigheden, risico's en wettelijke conflicten te identificeren. Dit vormt de basis van effectief bid process management.
Naleven van planning en inschrijfdeadlines
Bidmanagers overzien de coördinatie en combinatie van content uit verschillende afdelingen. Daarnaast stel je interne deadlines. Goede bid planning is essentieel voor succesvolle inschrijvingen.
Ontwikkelen van een winnende strategie
Bidteams stellen voor wat de beste oplossing is voor de aanbestedende dienst op basis van de sterktes van het bedrijf.
Eigenaar effectieve communicatie
Een bidmanager stroomlijnt de samenwerking tussen sales, subject matter experts en andere interne afdelingen. Dit is de kern van bid coördinatie binnen organisaties.
Voldoen aan eisen van aanbestedende dienst
Als bidmanager zorg je dat de inschrijving voldoet aan alle gestelde voorwaarden. Je stelt eisen aan kwaliteit en consistentie.
Kennis markttrends, concurrentie en klantbehoefte
Je blijft als bidmanager op de hoogte van externe ontwikkelingen die invloed hebben op inschrijfprestaties.
Evaluatie en ontwikkeling van bid organisatie
Als bidmanager verzamel je feedback en pas je verbeteringen toe voor latere inschrijftrajecten. Dit omvat ook bid administration en datamanagement.
Kortom, bidmanagement is de spil in het inschrijvingsproces. Met als rol om het succes van inschrijvingen te maximaliseren.
Waarom is goed bidmanagement zo belangrijk voor succesvol inschrijven op aanbestedingen?
Bij een inschrijving komen kosten kijken. Onderzoek van APMP (Association of Proposal Management Professionals) toont aan dat verliezend inschrijven op een aanbesteding gemiddeld €30.000 kost. Bovenop het mislopen van de inkomsten van een aanbesteding.
Goed bidmanagement zorgt dat de middelen voor inschrijvingen effectief worden ingezet.
De eerder genoemde verantwoordelijkheden geven weer hoe een bidmanager waarde toevoegt. Als procesbeheerder en manager zorgt een bidmanager dat er een lijn zit in de ontwikkeling en uiteindelijke tekst van een inschrijving. Het goed uitvoeren ervan is cruciaal voor jouw winkans.
De grootste bidmanagement uitdagingen
Bidmanagement is geen simpel vak. Het vereist een diepgaand begrip van de aanbestedende dienst en eigen organisatie. Intern vereist bidmanagement input uit diverse afdelingen. Ondertussen moeten er strakke deadlines worden nageleefd.
Daarnaast moet bidmanagement omgaan met drie grote uitdagingen:
Gebrek aan capaciteit
Huidige arbeidsschaarste betekent ook capaciteitsproblemen in bidmanagement teams voor bidmanagers en schrijvers. Het vinden van ervaren krachten is lastig en er zijn geen specifieke HBO- of WO-opleidingen voor het vak.
Daardoor komt het vaak op zelf opleiden aan. Dat is tijdrovend, terwijl collega's al druk genoeg zijn.
Goede samenwerking tussen afdelingen
Bij een inschrijving heb je input nodig van verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Die zijn allemaal op hun eigen manier druk. Het is een kunst om ondanks die drukte een goede productiviteit te behouden en deadlines na te leven.
Het achterblijven van kwaliteit
Gedeeltelijk door het capaciteitsgebrek blijf je met gebrekkige competenties of een incompleet team achter. Dit creëert op zijn beurt een gebrek aan kwaliteit. Waar een goede schrijver 20 uur doet over een inschrijving, kost het een onervaren schrijver 35 uur.
Daarnaast zorgen de uitdagingen van de samenwerking tussen afdelingen voor problemen in de planning en de kwaliteit van de inschrijving.
Tenslotte hebben bidmanagement teams vaak hun data niet op orde. Hierdoor missen ze inzicht, leren ze slecht van het verleden en hebben ze moeite om inschrijvingen te optimaliseren voor winst.
Best practices voor bidmanagement: 10 essentiële tips
Om bidmanagers zo goed mogelijk bij te staan en betere inschrijvingen te laten doen, hebben wij een aantal tips en best practices verzameld. Probeer deze zo snel mogelijk te implementeren in jouw bidteam.
1. Inschrijven op basis van een kritische bid/no-bid
Niet elke aanbesteding is het waard om op in te schrijven. Vaak past een project bijvoorbeeld niet bij jouw aanbod, is het minder winstgevend dan het lijkt, of heb je niet de juiste middelen beschikbaar voor de uitvoering.
Daarom is het belangrijk om systematisch te bepalen of inschrijvingen de moeite waard zijn.
Implementeer een gestructureerde bid/no-bid beslissingsprocedure in je bid management processes. Een kritische bid/no-bid analyse voorkomt verspilling van tijd en middelen.
2. Stel het ultieme team voor jouw inschrijving samen
Een team dat een inschrijving maakt bestaat uit een biddirector of -lead, bidmanager(s), -schrijver(s) en sales support.
Om een inschrijving volledig te maken betrek je subject matter experts (SME's), juridische adviseurs en financiële analisten.
De input vanuit die afdelingen moet op de juiste manier gecombineerd worden. Als bidmanager ken je de vaardigheden van de mensen die beschikbaar zijn.
Deze vaardigheden zet je af tegen de rollen die belangrijk zijn voor het bidproces. Ervaren bidmanagement experts adviseren om strategisch na te denken over welke rollen essentieel zijn in jouw bid team voor een succesvolle inschrijving.
Bidmanager Als bidmanager creëer jij je autoriteit bij alle stakeholders die bijdragen aan de inschrijving. Deelnemers in dat team hebben andere taken, dat maakt structuren naleven erg belangrijk.
Daarom moet een bidmanager effectief kunnen plannen en zorgen dat deze planning wordt nageleefd.
Bidschrijver Een bidschrijver raakt alle aspecten van de inschrijving. Belangrijk dat je daar dan ook kennis over hebt, of uitleg snel begrijpt. Ervaring in teksten schrijven binnen een tender omgeving is essentieel.
Sales, SME's, finance, juridisch Bij elke inschrijving heb je input nodig vanuit sales, SME's, finance en legal. Ga na of degene die jij wilt betrekken de tijd heeft om te helpen. Doe dit door via een voorstel een idee te geven van de workload. Stakeholders kunnen deze voor zichzelf afwegen.
Stel daarnaast KPI's op voor het project, zodat de verwachtingen duidelijk zijn.
Het toevoegen van een extra expert aan jouw team klinkt slim, maar kan averechts werken. Het is beter om één persoon te betrekken met diepe expertise, dan meerdere, met gedeeltelijke expertise.
3. Automatiseren van aanbestedingen pipeline
Toekomstige aanbestedingen zie je tegenwoordig makkelijk aankomen. Je stelt je zoekprofielen eenmalig in. Die krijg je vervolgens elke morgen in je inbox. Zo spit je nooit meer een database door en toch mis je niets. Bovendien begin je zo snel mogelijk aan je voorbereiding.
Moderne AI-tools zoals TenderRender monitoren automatisch TenderNed en sturen dagelijks relevante matches naar je inbox. Dit bespaart uren zoekwerk per week.
4. Organiseer inschrijvingen (en het bidteam) in één omgeving
Als je achter een computer werkt, spendeer je gemiddeld 28% van je tijd aan het lezen van e-mails.
Terwijl je 19% van je tijd kwijt bent aan het zoeken naar informatie. Dat is bijna de helft van je week die je aan administratie besteedt.
Een bidmanagement team bestaat uit 3 tot 8 medewerkers. Door bidmanagement teams in één centrale omgeving te laten werken, zoals bidmanagement software aanbiedt, kort je de verloren tijd in, stroomlijn je het proces, en kun je uiteindelijk meer inschrijvingen doen.
Dit voer je nog verder door met behulp van automatisering die een centraal platform kan bieden. TenderRender geeft door het automatiseren van taken en het stroomlijnen van werkprocessen, veel tijd terug aan zijn gebruikers.
5. Bid planning: stel beslismomenten vast en kom er niet op terug
Geef inschrijvingsonderwerpen en keuzes één vast beslismoment. Op dit specifieke moment is het bespreekbaar. Daarna kom je er niet meer op terug. Zo creëer je meer focus bij het bidmanagement team en alle stakeholders.
Bovendien kom je niet terug op inschrijfonderwerpen, waardoor je minder herschrijft en je verhaallijn beter behoudt.
6. Houd een centrale content bibliotheek bij
Werk met je hele team vanuit dezelfde basis van content. Zorg dat deze up-to-date is met de feedback die je per inschrijving vraagt. Dit versterkt jouw inschrijvingen als volgt:
- Je kunt kwaliteit beter garanderen. Er wordt op basis van de laatste kennis optimaal geschreven.
- Je zoekt niet meer. Zo schrijf je sneller en hoef je niet langs collega's om teksten af te maken.
- Je werkt veiliger, omdat de kans klein is dat er verkeerde bronnen worden gebruikt voor een tekst.
7. Leer van verleden inschrijvingen om je bidproces te optimaliseren
Je krijgt altijd een gunningsbesluit. Maar vraag daarnaast om zo veel mogelijk feedback. Vraag altijd een evaluatiegesprek aan waar mogelijk.
Als je altijd dezelfde vragen stelt kun je hier datapunten omheen opbouwen.
8. Op minder aanbestedingen inschrijven om er meer te winnen
Schrijf je alleen nog in op aanbestedingen die goed aansluiten op jouw organisatie, of waarbij je een competitief voordeel hebt. Daar is de kans (en dus winrate) groot voor jouw organisatie.
Je vermindert het aantal trajecten waarop je inschrijft, dus heb je minder capaciteitsproblemen. Daardoor is het makkelijker om kwaliteit te garanderen met de tijd en focus die vrijkomt.
9. Betrek jouw directie voor het creëren van draagvlak
Zonder draagvlak gaat niemand een bidmanager serieus nemen. Wat werkt er beter om draagvlak te creëren dan een duidelijke uitspraak met de directie?
Laat jouw directie aanbestedingen en RFP's als deel van het strategische plaatje meenemen. Je zult snel merken dat deadlines vanuit elke afdeling worden nageleefd en kwaliteit verbetert.
Succesvolle bidmanagement organisaties zorgen ervoor dat de directie het belang van professioneel bidmanagement begrijpt en daar naar handelt.
10. Maak jouw data warehousing klaar voor AI
De conclusie uit onze AI paneldiscussie: AI is een wake-up call.
Er is al veel mogelijk voor het digitale bidmanagement proces. Zoals project management, data inzichten en geautomatiseerde signalering. Maar om AI goed te implementeren heb je veel data nodig.
Daarom is het noodzakelijk om nu al een data warehousing of opslag te maken van alle inschrijvingen, gunningsbesluiten en andere feedback. Allemaal belangrijke data binnen bidmanagement. Proper bid administration is de basis voor toekomstige AI-implementaties.
Bid coördinatie in de praktijk
Effectieve bid coordination vormt de ruggengraat van succesvol bidmanagement. Het gaat om meer dan alleen planning - het is de kunst van het synchroniseren van verschillende afdelingen, expertise en deadlines tot één coherent geheel.
Waarom bid coördinatie cruciaal is
In complexe aanbestedingen werk je met input van sales, technische experts, financiële analisten, juridische adviseurs en projectmanagers. Elk van deze stakeholders heeft eigen prioriteiten en werklasten. Een bidmanager die excelleert in bid coordination zorgt ervoor dat:
- Alle afdelingen op tijd leverden wat nodig is
- De kwaliteit van elke bijdrage gewaarborgd wordt
- Er geen dubbel werk wordt gedaan
- De uiteindelijke inschrijving één samenhangende verhaallijn heeft
Tools voor betere coördinatie
Moderne platforms zoals TenderRender bieden geïntegreerde workflow management, zodat elke teamlid precies weet wat er van hem verwacht wordt en wanneer. Realtime voortgangsbewaking voorkomt last-minute paniek en zorgt voor professionele oplevering.
Samengevat: bidmanagers moeten zo effectief mogelijk aanbestedingen winnen
De verantwoordelijkheden van een bidmanager zijn divers, maar hebben één doel. Het zo effectief mogelijk winnen van zoveel mogelijk aanbestedingen die bij een organisatie passen.
Er zijn grote uitdagingen in het vak van bidmanagement. Door het toepassen van best practices ga je goed om met die uitdagingen.
De toekomst van bidmanagement
Bidmanagement evolueert snel door technologische ontwikkelingen. AI-tools automatiseren steeds meer routine-taken, waardoor bidmanagers zich kunnen focussen op strategie en stakeholder management.
TenderRender staat voorop in deze evolutie door bid management processes te digitaliseren en te optimaliseren. Van automatische tender detectie tot AI-ondersteund voorstel schrijven - de toekomst van bidmanagement is hier.
Probeer TenderRender en verhoog de output van je bid teams
TenderRender ondersteunt het gehele bid proces van het bid team en vangt automatisch belangrijke data. Zo kun je onderdelen automatiseren en waardevolle inzichten gebruiken. Ook voor onderhandse aanbestedingen.
Door TenderRender te gebruiken, kun je de output van je bid teams aanzienlijk verhogen en je winkans bij aanbestedingen verbeteren. Met onze AI-tools schrijf je 10x sneller en analyseer je tenders in seconden in plaats van uren.
FAQ: Veelgestelde vragen over bid management
Wat is bid management?
Bid management is een gespecialiseerde vorm van projectmanagement gericht op het winnen van aanbestedingen en RFP's. Het omvat alle activiteiten van opportunity identification tot contract award, inclusief strategievorming, teamcoördinatie, voorstel ontwikkeling en stakeholder management.
Wat doet een bid manager?
Een bid manager coördineert het complete inschrijvingsproces. Hij of zij analyseert aanbestedingsdocumenten, stelt winnende strategieën op, beheert bidteams, zorgt voor kwaliteitscontrole en waarborgt dat alle deadlines worden gehaald. De bidmanager is de spil tussen verschillende afdelingen en zorgt voor één coherente inschrijving.
Hoe lang duurt een gemiddeld bidmanagement proces?
Een bidmanagement proces duurt gemiddeld 6-12 weken, afhankelijk van de complexiteit van de aanbesteding. Eenvoudige tenders kunnen binnen 2-3 weken worden afgehandeld, terwijl complexe meerjarige contracten 3-6 maanden voorbereiding kunnen vereisen.
Welke software helpt bij bidmanagement?
Moderne bidmanagement software zoals TenderRender automatiseert veel routine-taken. Van automatische tender detectie op TenderNed tot AI-ondersteund voorstel schrijven en realtime teamcoördinatie. Dit bespaart gemiddeld 40% tijd en verhoogt de winkans aanzienlijk.
Hoe verbeter je je win rate bij aanbestedingen?
Focus op kwaliteit boven kwantiteit. Implementeer een kritische bid/no-bid procedure, investeer in je bidteam, gebruik data-gedreven inzichten uit eerdere inschrijvingen, en zorg voor excellente bid coordination tussen alle betrokken afdelingen.
Wat kost het om een aanbesteding te verliezen?
Volgens APMP expert Wouter van Tienhoven kost een verliezende aanbesteding gemiddeld €30.000 aan directe kosten, bovenop de gemiste omzet. Daarom is effectief bidmanagement cruciaal voor organisaties die regelmatig inschrijven.
Dit artikel is geschreven door Thomas de Hertog, oprichter van TenderRender en expert in bid management optimization. Voor meer inzichten over bidmanagement best practices en AI-tools, boek een demo of bezoek onze kennisbank.
